こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
社内のスケジュールや各種業務連絡など、さまざまな情報を全社員に伝達することで効率的に業務を進めるためのお知らせコーナー、それが社内掲示板です。文字通りオフィスの壁などに掲示するボードであったり、PC上で一元管理するソフトウェアであったりします。どちらにしてもさまざまな情報を全社員に周知したいときの連絡手段と考えてください。
共有する内容は多岐にわたっていますが、業務連絡だけではなく、個人が持っている仕事の情報やノウハウなどを社内で共有することで、業務の効率化を図ることも目的としています。
かつてよく見られたのは壁のボードに紙のプリントを掲示するアナログ掲示板ですが、今では多くの企業が社内掲示板ツールを活用し、PC上でデジタル化された情報を共有するデジタル掲示板を導入しています。本記事では、そのメリット・デメリット、デジタルの社内掲示板ツールを導入する際の注意点について、見ていきたいと思います。
まず、アナログ掲示板と、デジタル掲示板を比較してみましょう。
目次
アナログの社内掲示板のメリットとデメリット
アナログ掲示板は先程述べたように、社員の目につきやすい社内の壁面などに掲示することで、社員への通知が行き渡ることを意図しています。そのメリットとしては、例えば工場の製造作業に従事している社員など、PCを使わない社員に対しても周知しやすいということです。
デメリットとしては、一人ひとりに通知するわけではないので見落とされがちなことや、営業など外勤が多い社員や他の会社に派遣されている社員に通知が遅れる可能性があることが挙げられます。また、掲示板の前で立ち止まってプリントに書かれた情報を読む必要があるため、情報量が多いと把握するのに時間がかかったり、読み飛ばしてしまうという課題もあります。
デジタルの社内掲示板のメリット
最近では、社内掲示板ツールを導入して、PC上で情報を共有するデジタルの掲示板が増えています。デジタルの掲示板は、業務効率化に役立つメリットがたくさんあるのです。
手軽に情報共有できる
まずは、手軽に情報共有できることです。アナログの掲示板の場合は、資料を印刷して掲示板に貼りに行き、古い資料があれば剥がして捨てるという作業が必要でした。
しかし、デジタル掲示板は、クラウド上に情報をアップロードするだけで情報共有が可能です。古い情報は、履歴としてそのまま残しておくことができます。
さらに、アナログ掲示板では誰が見たかわからないというデメリットがありましたが、デジタル掲示板には通知機能があります。アップロードしたタイミングで必要な人に通知を送れば、見落としを防げます。既読機能があるツールなら、誰が見たのかチェックするのも容易です。
時間や場所を選ばずに読める
PCやスマートフォンから参照することができるため、営業など外勤の多い社員や他の会社に派遣されている社員にも情報を漏らさず伝えることができます。
今まではオフィスに戻って掲示板を見たり、他の社員から連絡してもらったりする必要がありましたが、デジタルの掲示板ではこのような手間がかかりません。
先述した通知機能を使えば、社外にいても最新の情報を即座に受け取ることができるのも大きなメリットです。
情報検索が可能になる
社内掲示板ツールを用いて情報共有を行うことの最大のメリットは、情報検索が可能になるということです。
アナログ掲示板では、クリップされたプリントを一枚一枚めくって探すことになりますが、デジタルでは、知りたい情報をキーワードや日付から検索することができます。これは、情報が蓄積されればされるほど大きなメリットとなるでしょう。
さらに情報検索ができることで、過去の質問や回答も見ることができます。回答者は、何度も同じ質問に答えなくてよくなります。質問者も、過去の質問と回答を検索すればすぐに解決するので、質問をして回答を待つよりも時間がかからず効率的です。
社内ノウハウの蓄積
社内には、常に新しい知識やノウハウが生まれています。しかし、それは社員や部署ごとの知識やノウハウであることが多く、自動的に社内に共有されていくものではありません。
一人ひとりが意識をもって社内掲示板ツールで共有することで、社内の財産として蓄積され活かせるのです。社内の人間だけが知りうる情報ですので、ネット検索では得られない貴重な情報となります。人事異動や新人採用によって人が入れ替わっても情報を閲覧できるため、教育や研修の時間も削減できるでしょう。
デジタルの社内掲示板のデメリット
デジタルの掲示板には多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。
新しいシステムに慣れない人もいる
普段PCを使わない社員や慣れていない社員への通知漏れが生じるケースがあります。PCに慣れていない社員の中には、通知を送っても気がつかなかったり見ていなかったりする人もいるでしょう。このような社員に対しては、補足的に紙媒体での通知を行うなどの作業が必要となる場合があります。
また、掲示板の使い方や必要性を丁寧に説明し、理解してもらうようにしましょう。ツールを導入するときに操作方法がわかりやすいものを選んだり、操作説明会を実施したりすることもおすすめです。
初期費用がかかる
その他のデメリットとして、デジタル化に伴う初期費用やサーバーのメンテナンスなどのランニングコストがかかります。
しかし、アナログの掲示板の場合は、資料を印刷する用紙代、インク代、などがその都度かかります。メリットとデメリットをそれぞれ考慮して、自社に合った運用方法を選ぶようにしましょう。
社内掲示板ツールの導入・活用時の注意点
最後に、社内掲示板ツールを導入、活用する際の注意点について見ていきましょう。社員がどのように利用するか、具体的にイメージしながら内容や運用ルールを検討していくことが重要です。
社員の利用状況に合わせたコンテンツ、運用方法の検討
社内掲示板ツールの導入にあたっては、対象者である社員をイメージしながら、配信する内容や運用方法を検討することが必要です。
既に導入済みの場合は、これまでの利用率やよくアクセスされているコンテンツなどの運用実績をチェックしながら、コンテンツの見直しや適切な運用方法の検討を進めていくようにしましょう。
運用に当たって、特に考慮すべき点を以下に紹介していきますので、参考としてください。
社員のITリテラシーの把握
そもそもPCやスマホを利用している社員が少ない場合、デジタル社内掲示板の効果はあまり期待できません。まずは日常的にPCやスマホを利用している社員を把握するようにしてください。
そのうえで、例えば工場や建設現場など、朝礼などでの伝達が主な手段となっているような職場の場合は、職長や現場監督にデジタル社内掲示板を見ることができるスマホやモバイルPCを持たせるようにし、現場に周知徹底するようにしましょう。
社内マニュアルの作成
全ての情報が全員に行きわたりさえすれば効率的というわけではありません。それぞれの情報には、全社員向けに必要な情報もあれば、一部の社員だけが必要とする情報があります。
自分にとって不要な情報が多くなってくると、社内掲示板の必要性が感じられず急ぎの情報があってもすぐに閲覧しないようになります。これでは大きな失敗につながりかねません。
それぞれの情報について、全社通知、部内通知等に分けるルールを決めるなど、情報発信のルールを策定して必要な社員に確実に届くよう運用していきましょう。
情報管理・セキュリティ対策
社内掲示板では、非常に多くの情報が発信されるため、一定のルールに従って情報を整理しておくことが必要です。
例えば、社内掲示板を利用しているある大手企業では「社員のみ、社員及び派遣、部門のみ」というように参照可能な者を指定するという整理が行われています。顧客情報であれば、さらに特定の部署、特定の者のみが参照できるといった厳しい情報管理も必要となるでしょう。
セキュリティレベルの設定、さらにはアクセス権の付与も考慮した情報漏洩対策を行うことも大切です。
＊参考URL TUNAG(ツナグ)｜現場の業務DXからエンゲージメント向上まで。
まとめ｜社内の情報発信や伝達に役立つ社内掲示板の導入
社内掲示板のメリットや活用する際の注意点について見てきましたが、最も大切なことは実際に多くの社員に使われることといっていいでしょう。
情報の整理や管理、運用ルールづくりはもちろん大切です。しかし、まず現実的に運用できるところから始め、試行錯誤をしながら会社にとって役に立つ掲示板づくりをしていくようにしましょう。
社内掲示板ツールを選ぶときは、社内の情報共有の課題や、社内掲示板を通じて実現したいことを明確にしましょう。ぜひこの記事を参考にして、自社の目的に適したツールを導入してみてください。
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