こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
社内掲示板はあらゆる企業や団体で、何らかの形で利用されています。
本記事では、一般的な社内掲示板の活用方法を紹介します。さらに、近年導入が増えているグループウェアの社内掲示板を取り上げます。グループウェアの社内掲示板によって既存の業務を発展させる活用方法や活用する際の注意点を解説します。
まず初めに、社内掲示板というと、どのようなものをイメージされるでしょうか。例えば、オフィスの壁にかけられた掲示板や、最近では電子掲示板（デジタルサイネージ）も見かけます。
また、グループウェアには社内掲示板の機能を持つものが多くあります。グループウェアを導入している企業では、そちらの社内掲示板を利用することが多いです。
このように、社内掲示板といっても形状は様々です。しかし、その利用目的は形状にかかわらず同じで、利用者へ情報を周知することにあります。そのことを踏まえたうえで、次項では社内掲示板の活用方法について紹介します。
目次
社内掲示板のさまざまな活用方法
続いて、社内掲示板の具体的な活用方法を紹介します。
社内掲示板を利用する目的は、情報の周知・徹底です。利用者に情報を一斉に周知するため、オフィスの目立つところに掲示します。
職種によって内容は異なりますが、社内掲示板は情報の周知・徹底のために使います。
- ソフトウェアのアップデートやメンテナンス日程をお知らせする。
- 医療機関など24時間体制の職場で、社員のシフト表として利用する。
- 社員食堂がある企業で、食堂へ大型モニターでお知らせを表示させている。
朝の時間帯ならミーティングの内容、お昼は気軽に見られる内容など、テレビ感覚で情報を共有している。 - 社報に掲載していた情報をデジタル掲示板へ移行し、社員が気軽に楽しみながら読めるようにする。
- 売上成績や社会貢献をお知らせするなどブランディングに役立てる。
このように、社内掲示板はアナログからデジタルへアップデートされているだけではなく、さまざまな工夫が取り入れられています。
グループウェアの社内掲示板を利用するメリット
社内掲示板を、アナログからグループウェアなどを活用したデジタルへアップデートする企業が増えています。その理由は「メリットの多さ」です。
PCやスマホでも表示できる
グループウェアの社内掲示板では、社員が持つPCやスマホへ表示できるものがあります。
派遣先で仕事をしている社員、打ち合わせや営業で社外にいる社員も情報を確認できるため、情報伝達がよりスムーズになり精度も上がっているのです。
通知漏れを大幅に抑え、ノウハウ共有や作業効率化情報が行き届きやすくなるのは企業にとってメリットでしかありません。
掲示板作成の手間を省く
紙面に情報を載せて壁や掲示板に直接貼るアナログタイプだと、印刷して貼る、古いものを貼り替えるなどの作業が必要でした。
さらに資料を手書きで作成する場合は、見やすい・読みやすい工夫のためにカラーペンを使い分けたりイラストを描いたりと、限られた人しか用意できないというデメリットがあったのです。
一方グループウェアの掲示板は、PCで情報を整えて表示させるだけです。カラーやイラストもシステム上で編集できますし、テンプレートを使って情報を入力するだけというケースもあります。
印刷する手間もなく、貼り替え作業もシステム上で完結できます。グループウェアの掲示板だと、ペーパーレス化と工数削減が実現するのです。
過去の情報を検索できる
グループウェアの社内掲示板では、過去の情報を検索できる機能があります。過去のお知らせを閲覧したり、よくある質問を確認したりする場面で、情報整理や保管、確認業務がよりスムーズになります。
グループウェアの社内掲示板を利用するデメリット
続いて、情報発信に社内掲示板を利用する際のデメリットを2つ挙げます。
- 必ず全員が見るわけではない
- 情報の陳腐化
1つめは、PCやスマホを利用する機会が少ない部署や社員へ情報伝達が遅れる可能性があることです。全ての社員がPCやスマホを持っていない会社なら、むしろアナログ版の方が情報伝達しやすかもしれません。
自社にとってどのタイプの社内掲示板が便利で有効なのか、部署や部門ごとの使用ケースをイメージしながら選ぶことも大切なのです。
2つめは、社内掲示板の連絡事項が定期的に整理整頓されない場合に発生する事象です。古い情報が残っていると、利用者の混乱や情報の誤認を招きます。
また、不要な情報ばかり掲載されていると、掲示板の必要性を感じなくなる社員が出てくる可能性もあります。必要で最適な情報のみ掲載できるよう、チェック体制を整えてある程度のルールやテンプレートを用意しておくことをおすすめします。
グループウェアを利用した社内掲示板で得られる効果
グループウェアで社内掲示板を利用すると、主に以下の4つの効果を得られます。
- 情報の伝達力を強化
- 情報管理を簡便化
- 情報セキュリティを強化
- 情報の到達率を向上
次から具体的に解説していきます。
情報の伝達力を強化
1つめは、オンラインで動くグループウェアだからこそ実現できる、最大の強みです。発信元が情報を入力して掲載した瞬間に、グループウェアを利用しているメンバー全員が閲覧できます。
物理的な社内掲示板であれば、連絡事項を印刷して貼らなければなりません。また、メンバーは社内掲示板まで出向いて見に行く必要があります。さらに外回りの営業職員は、帰社するまで見ることができません。
そんなとき、グループウェアを使える端末さえあれば、即時に確認することが可能です。また、連絡事項を掲示した旨をメールやチャット機能で一斉通知することで、閲覧を促せます。
情報管理を簡略化
2つめは、グループウェアに掲載している情報がデータベース管理であることによる恩恵です。つまり、並び替えや削除、更新がしやすいということです。
例えば、あらかじめ情報の掲示期限を設定し、自動的に非公開にもできます。そうすることで、古い情報が残らないように制御できます。
情報セキュリティを強化
3つめは、社外に情報が漏れにくいということです。物理的な社内掲示板は、来客など社外の人でも見ることができてしまいます。
一方、グループウェアを利用しているのは自社の利用者のみです。そのため、掲示している情報を社外の人間が見ることはできません。つまり、情報セキュリティの担保ができるといえます。
情報の到達率を向上
4つめは、LINEなどのメッセージアプリでいう既読チェック機能を活かした方法です。
グループウェアによっては、アクセスしたメンバーを管理者が閲覧する機能があります。この機能を利用して、全員が掲示した連絡事項を閲覧しているか確認できます。
以上のように、グループウェアの社内掲示板は、物理的なアナログの社内掲示板の弱点を補う要素があります。また、社内掲示板の役割・機能をぐっと強化することができるのです。
社内掲示板を運用する際の注意点
グループウェアの社内掲示板を活用するにあたり、注意すべき点をご紹介します。
情報の重要度・緊急度が伝わりにくい
1つめは、PC上で連絡事項の一覧を見たときに、重要度の程度がわからないことが原因です。利用者は、どの情報から確認すれば良いのか判断ができない事態に陥ります。
また、ルールを設定して社内掲示板の運営をしない場合、情報が氾濫するリスクが発生します。このリスクには、重要度別、部署別、期限が近い順などで、文書を並び替え視覚的に理解しやすくすることが有効です。
情報の誤認、見落としが起こりやすい
2つめは、電子文書を読む際の人の特性が原因です。
人はPCなどの画面だと、文章の細部まで目を通さずざっと読んでしまう特性があります。そのため、紙などの媒体と比べて情報への理解度が薄まってしまいます。つまり、情報を誤って理解して重要な情報を見落とすリスクがあるのです。
このリスクには、連絡事項を簡潔に整理すること、連絡文書のレイアウトを読みやすさ重視で整えることが有効です。さらに、連絡文書に曖昧な表記がないか留意しましょう。
まとめ｜グループウェアの社内掲示板を活用してステップアップ
本記事では、社内掲示板の活用方法を紹介しました。また、近年多くの企業が導入しているグループウェアの機能の一つである社内掲示板の活用方法を紹介しました。
企業活動では、関係者同士の円滑なコミュニケーションがなされていることがとても重要です。
企業は、1つの目標を達成するための個人の集合体です。そのため、どの業界においても円滑なコミュニケーションは不可欠といえるでしょう。
社内掲示板とは、利用者全員に同じレベルの情報を周知するという点で、とても有用なツールです。
しかし、本記事で述べたように、社内掲示板の利用には、メリットとデメリットが存在します。特に物理的な社内掲示板にはデメリットが多く、企業活動に大きく影響を及ぼす可能性があります。
一方グループウェアの社内掲示板では、物理的な掲示板で起こりうるリスクを低減することができます。また、迅速で効率的な情報共有が可能で、印刷コストや人的コストも削減できます。
社内掲示板の活用方法にお悩みの方は、ぜひグループウェアの社内掲示板を導入してみてください。自社に合った運用方法を見つけて効率的な情報共有をおこない、ステップアップしましょう。
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