こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
今回の記事は、弁護士事務所向けに、業務効率化のためのITツール導入に関するご紹介です。今や業務でパソコンやスマートフォンを使うことは当たり前になりました。士業といえば、会計士や税理士も会計ソフトなどお客様とのデータ共有などでIT化、特にクラウドサービスの需要は増えています。
日常業務の効率化はもちろん、事務所内でしか仕事ができないという縛りもなくなり、家でも外出先でも仕事ができるような環境が整います。本記事では、グループウェアの導入によって弁護士事務所がどのような効果を得られたかをご紹介しています。
目次
弁護士業務の効率化とは
弁護士事務所はルーチンワークというよりも、案件ごとの個別の業務が多く発生します。その性質上、案件管理がとても重要です。担当している案件がどれくらいあって、進捗がどうか、次に何をやるべきなのかを把握しておく必要があります。
Excelでやっている方もいるかもしれませんが、効率性はあまり高くありません。検索性、操作性、複数のメンバーで情報を同期できるかといったところも含め、「グループウェア」を活用するのがおすすめです。
弁護士のタスク管理をサポートする機能
グループウェアは、一般企業で業務効率化のために導入されているソフトの総称です。スケジュール、施設予約、ToDo、連絡、出退勤、ワークフロー、ファイル共有などの機能が代表的なものです。
ここでは、弁護士のタスク管理を効率化させるグループウェアの便利な機能について、以下の4つをご紹介します。
- スケジュール・タスク管理機能
- ビジネスチャット機能
- ファイル管理機能
- ワークフロー機能
業務効率化が期待できる機能をピックアップしておりますので、ぜひ参考にしてみてください。
スケジュール・タスク管理機能
弁護士事務所において、訪問・来客は日常的に発生するでしょう。各自の手帳で管理するよりは、今日誰が何をしているのか、誰がいつ事務所に来るのかを可視化できたほうがメリットがあります。スケジュール機能にはアラート機能もあるので、予定の10分前になると通知を送るということができるのです。突発的な電話などでも、予定を忘れてしまうというようなミスを防ぐことができます。
ビジネスチャット機能
事務所内の同僚と柔軟にコミュニケーションを取れるような機能もあります。
SNSは、もはや個人にとどまらず企業内でも導入がかなり進んでいます。しかし、業務用ではないSNSでは、個人情報を扱う場合には適していないこともありますので、取り扱うデータによってはしっかりしたソフトを選択する方がよいといえます。
グループウェアのビジネスチャット機能は、プライベート用に比べてセキュリティが高いことに加えて、さまざまな使い方ができます。例えば、ブレスト、アイデア出しに使えるようなシーンもあるでしょうし、議事録として残すことでペーパーレス化・確実な情報共有ができるようになります。
外出先やテレワークでもすばやく情報共有できる点もメリットの一つです。
ファイル管理機能
グループウェアのファイル管理機能は、社内ファイルを一元管理できることに加えて、検索機能により過去のファイルが埋もれる心配もなくなります。さらに、事務所内でよく使うような書式は、ファイル管理機能として置いておくことも可能です。
頻繁に更新があるようなフォーマットの場合は、どれが最新版なのかなど確認する手間がなくなるため、ファイル管理が多い事務所では効率化が期待できます。
ワークフロー機能
上長に承認、決裁を取りたいときにはワークフロー機能がおすすめです。金額の稟議、提案方針の承認など、上長がいるときしか進まないようでは、競合他社に遅れをとってしまいます。
外出先でもスマホで押印ができるようなサービスもあります。スピードが上がるだけではなく、申請した内容が今どこにあるのか、どのような経緯で決済に至ったかという履歴も残しておけます。
弁護士事務所にグループウェアを導入するメリット
上述でご紹介した機能は、事務所内でしか処理できないという枠組みを打破できますので、時代にもマッチしているといえます。上述した4つの便利な機能により、以下の効果が期待できます。
バックオフィスの業務効率化
組織にはさまざまな役割のメンバーがいると思います。事務、上長、営業、会計部門、それぞれの工夫次第でさまざまなシーンで活用できるのがグループウェアです。弁護士事務所のバックオフィス業務は、一般の会社より複雑な資料や個人情報が多いため、情報・書類の一元管理により大きな業務効率化が期待できます。
社内情報共有や社内コミュニケーションの円滑化
グループウェアの機能を使用することで、プロジェクト管理など社外の顧問先と情報共有することも可能です。社内の連絡はグループウェア、社外はメールというように複数のツールを使い分けるのは煩雑ですが、社内や顧問先とのやりとりを一元管理できれば業務効率化につながります。
書類管理が簡単
弁護士であれば、契約書を常習的かつ大量に扱うことになります。しかし、紙を綴じた分厚いファイルを日々持ち歩くのは、体力的にもセキュリティの観点からもよくありません。グループウェアのファイル保管機能を使えば、セキュリティも保ったうえで安全な管理ができるようになります。最新のデータを関係者で共有できるのも強みです。
弁護士事務所がグループウェアを導入するデメリット
グループウェアのデメリットについても触れておきたいと思います。オンライン、IT化に頼りすぎてしまうことの弊害はあるでしょうか。本章ではグループウェアを導入することによるデメリットとその対策についてご紹介しています。
情報漏洩リスク
まず、インターネット上のサービスですので、ログイン情報が万が一漏れるようなことがあると、大事な情報が危険にさらされてしまいます。マンガ喫茶など不特定多数の人が使うパソコンで利用し、ログイン状態のままにしておくようなことは絶対に避けましょう。
IDやPW自体も、複数のサイト間で使いまわすのではなく、各人で設定する必要があります。最近は2要素認証（パスワード＋指紋など）の設定を求められるソフトも増えています。利用者の年齢層やITリテラシーの高さも考慮のうえ、取り組む必要があります。
事務所内の特定の人だけグループウェアを利用する部分導入という選択肢もあります。できる限り事前にアンケートや根回しをして、誰がグループウェアを利用するのかを決め、導入の反対意見を抑えておくと、スムーズな導入が実現するでしょう。導入の際は、製品の機能だけではなく、導入後のサポート体制が整っているかについてもチェックしておくことをおすすめします。
社内教育に一定時間を要する
一度導入してしまえば、手放せなくなるのがグループウェアです。一人で全ての業務を管理することは難しいため、内勤スタッフ、アシスタントなどとも役割分担して取り組んでいくような体制を構築できるのが成功モデルといえます。
グループウェアの使用は、マニュアルを作成したり勉強会を開催したりするなど、一定の期間をかけて使用できるように調整しましょう。
まとめ｜弁護士のタスク管理の効率化を実現
弁護士業務のタスク管理の効率化について理解は深められたでしょうか。
例えば、次のようなシーンがまだ見られる弁護士事務所も多いのではないでしょうか。
- 顧問先から電話があったことを電話で伝えるというような不便な運用をしている（かけ直すにもわざわざメモをとらなければならない）
- 伝言を付箋に書き机に置いておいたら、事務所に帰るのが数日後になった。クレームに発展し、機会損失をした
- 上長が事務所に帰ってくると、稟議の承認待ちの行列ができて仕事が進まない
このようなシーンがまだ見られる弁護士事務所は、本来の弁護士業務の質を高めるためにも、グループウェアを導入し業務効率化を目指してみてはいかがでしょうか。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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