こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
税務のスペシャリストである税理士は、常に多くの企業から求められる職業です。税務書類作成や税務代理などクライアントからのさまざまな依頼を期限内に完了させるためには、タスク管理が欠かせません。タスク管理が正確にできないと、クライアントの信頼を大きく損なうことになります。
とはいえ、タスク管理を慎重に行うあまり多くの時間をかけすぎると、他の業務時間を圧迫してしまいます。よってタスク管理にはスピード感も求められますが、ミスも無駄もなくタスク管理を行うことは、容易ではありません。
税理士が正確かつ迅速にタスク管理を実現するためには、効率化するためのポイントやツールを押さえておくべきです。そこでこの記事では、税理士がタスク管理を効率化するためのポイントや、おすすめツールをご紹介します。日々のタスク管理に悩みを抱える税理士の方は、ぜひご一読ください。
目次
税理士のタスク管理を効率化する3つのポイント
まずは、税理士のタスク管理を効率化する3つのポイントを把握しましょう。
スケジュール管理と連携させる
税務代理や税務相談など、税理士が担当する仕事の多くはクライアントと対面でのやり取りが欠かせません。基本的に日程を決めてやり取りすることになるので、正確なスケジュール管理も必要不可欠です。書類作成のようなデスクワークのタスクに追われて、クライアントとのやり取りが予定通りに行えないのでは意味がありません。
よって、タスクはスケジュールと連携して管理できるようにしておくべきです。具体的には、自分が抱えるタスクやクライアントとの予定を、一つのスケジュール表で把握できる形にしておくと良いでしょう。
タスクの対応状況を可視化する
特に確定申告シーズンなどは依頼が集中し、大量の税務書類を作成・提出することになるでしょう。税務手続きは当然ながら期日厳守なので、タスク管理のミスが許されません。すべてのタスクを期日までに完了させるためには、それぞれの対応状況が容易にわかるようにしておく必要があります。
具体的には、各タスクの進捗率をバーなどで視覚的に表示すると良いでしょう。そうすれば遅れているタスクをひと目で把握でき、確実に対応できるようになります。また、タスクの種類や完了期限でソートできるようになっているとより効果的です。
スタッフ間で十分なタスク共有を行う
税理士がさまざまなクライアントからの依頼に対応するうえで、税理士補助や他の税理士との連携も重要です。一人のスタッフに作業が集中しないよう、複数のスタッフと分担して対応していくことになるでしょう。
とはいえトラブルが発生して対応が遅れたり、作業量にばらつきが生じたりすることはどうしても発生してしまいます。遅れているタスクがあれば迅速にフォローし合えるよう、タスクの状況をスタッフ間でしっかり共有しましょう。
税理士のタスク管理を効率化するなら「グループウェア」がおすすめ
税理士のタスク管理は、ポイントを押さえることで格段に効率化できます。とはいえ手帳などのアナログなタスク管理方法では、タスクの共有や可視化は難しいでしょう。税理士のタスク管理を効率化するベストな方法は、「グループウェア」の導入です。
グループウェアは一種のオンラインツールで、組織の情報共有やコミュニケーションを促進します。グループウェアには豊富な機能が存在しますが、中でも「タスク管理機能」が税理士のタスク管理にはピッタリです。ここでは、グループウェアのタスク管理機能を用いる3つのメリットをご紹介します。
スケジュール管理と連携できる
グループウェアには、オンラインでスケジュール管理が行える「カレンダー機能」も存在します。タスク管理機能はカレンダー機能と連携でき、カレンダー内にタスクを表示させることが可能です。そのため、どのタスクをいつまでに完了させれば良いのか、カレンダーからすぐに把握できます。
クライアントとの予定も同じカレンダーで把握できるので、タスク管理に気を取られて予定の時間を間違える心配もありません。タスクとスケジュールを一つのカレンダーでまとめて確認できるため、別々の手段で管理するよりもはるかに効率的です。
進捗状況をひと目で把握できる
タスク管理機能は、各タスクの進捗率をバーで視覚的にわかりやすく表示してくれます。タスクの進捗状況をひと目で把握できるため、遅れているタスクを見逃すことなくしっかり対応できるのです。各タスクにはカテゴリや完了期限、優先度などさまざまな情報を設定でき、対応順序が判断しやすくなります。
しかも、各タスクに設定した情報をもとにソートしたり、キーワードで検索したりすることも可能です。気になるタスクをスピーディーに探せるので、タスク管理に余計な時間がかかりません。
タスクを手軽に共有できる
タスク管理機能を使うと、スタッフ間でタスクの状況を手軽に共有できます。Webブラウザからアクセスして、任意のスタッフのタスク状況を把握することができます。パソコンはもちろんスマートフォンからでも利用できるため、リモートワークへの対応も容易になります。
各タスクには担当者の設定があり、状況に応じて変更できるのでお互いにフォローしやすくなるでしょう。また、プライベートなタスクは非公開に設定すれば、担当者以外にタスクの詳細は公開されません。
まとめ｜グループウェアで、税理士のタスク管理を効率化しましょう！
今回は税理士がタスク管理を効率化するポイントや、おすすめツールとしてグループウェアのタスク管理機能をご紹介しました。
税理士にとってタスク管理は、ミスの許されない重要な業務なのです。タスク管理を効率化することで余計な手間がなくなり、他の業務に専念しやすくなるでしょう。また、ミスなく正確にタスク管理できるようになることで、クライアントからの信頼を高めることにもつながります。
今回ご紹介したポイントを押さえてタスク管理を効率化するためには、やはりグループウェアを導入するのがおすすめです。日々のタスク管理に課題を感じている税理士の方は、ぜひグループウェアのタスク管理機能を導入してみてはいかがでしょうか。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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