こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「ダブルブッキングをしてしまった」「スケジュールのミスをなくしたい」そう考えている公認会計士事務所の方も多いのではないでしょうか。堅い印象の職業だからこそ、スケジュール管理一つで、クライアントからの信用を損なってしまうこともあるかもしれません。
ですが、専門業務と並行してスケジュール管理をするのはたいへんですよね。そこで今回は、ダブルブッキングを防ぐためのポイントを6つご紹介します。すぐに試せる方法もあるため、ぜひ参考にしてみてください。
目次
ダブルブッキング時の対処
ダブルブッキングとは
ダブルブッキングとは、同じ日時に複数の予定を入れてしまうことを指します。オーバーブッキングと呼ばれることもあります。
ダブルブッキングをすると、相手に謝罪と日程再調整の連絡をしなければなりません。業務の負担が増えるだけではなく、信用を失う可能性もあり、心理的に辛いことが多いです。そのため、仕事では必ず避けたいミスの一つとなっているでしょう。
迅速に謝罪を
ダブルブッキングがわかった時点で、迅速に謝罪をすることをおすすめします。謝罪までの時間が長くなるほど、相手への印象が悪くなってしまいます。また、メールよりも電話のほうが誠意が伝わりやすいといわれています。
直接相手に謝罪し、できるだけ早く日程を調整できるよう心がけましょう。誠意を示すには、上司や責任者からの連絡も有効です。場合によっては、ミスの原因や改善策も伝えることで、信頼を損ないにくくなることもあります。
ダブルブッキングを防ぐには
余裕を持って予定を立てる
ダブルブッキングの予防法として有効なのが、余裕を持って予定を立てることです。打ち合わせの日時をなるべく早く決めることで、ダブルブッキングだったとしても、再調整をしやすくなります。
デジタルツールを利用する
日程調整は、参加者全員の日程の確認や出席者への返信など、煩雑な業務が多いでしょう。スムーズに行うためにも、デジタルツールの利用がおすすめです。
近年では日程調整に特化した専用ツールも登場しています。低コストで利用できるものもあるため、業務の効率化を目指すのであれば使ってみてはいかがでしょうか。
リマインドメールを送る
相手が予定を忘れていないか確認するためにも、リマインドメールを送ることを推奨します。「明日はよろしくお願いします」などのメッセージを添えることで、丁寧な印象を与えるのにも効果的です。
当日までの日数が長い場合は、1週間前に送るのも良いでしょう。
自分にもリマインドを
予定を忘れないためにも、自分自身にもリマインドを送りましょう。アナログの手帳だと自身にリマインドをするのは難しいです。
しかし、デジタルでスケジュール管理をしていれば可能です。打ち合わせ当日や前日などに、パソコンやスマートフォンの画面にリマインドを表示することができます。アナログの手帳の利便性もありますが、これを機にデジタルに変えてみるのもいいかもしれませんね。
スケジュール管理を一元化
公認会計士の方の中には、
- 個人のカレンダーアプリ
- アナログの手帳
- 事務所のスケジュールアプリ
など、スケジュール管理に関して様々なツールを使っている方もいるかもしれません。しかし、それが混乱の原因とはなっていないでしょうか。
例えば、アナログの手帳に予定を書いたものの事務所内のスケジュールに記載を忘れてしまい、その結果ダブルブッキングなどのミスが起こる恐れもあります。
予防するためにも、スケジュールアプリを一つに絞ってみてはいかがでしょうか。スケジュールアプリの中には、情報共有に特化したものもあります。
タブレットやスマートフォンなど別の端末からアクセスできたり、事務所内のカレンダーに同期したりする機能もあります。記載漏れを防ぐほか、記入の時間も短縮でき、業務効率化が期待できます。
専門の職員を雇う
ダブルブッキングを防ぐためにも、スケジュール管理に特化した職員や秘書を雇うこともおすすめです。人件費がかかってしまいますが、スケジュール管理に関するあなたの負担はかなり減るでしょう。
あなたと秘書がスケジュールを確認することで、ダブルチェックの機能もあります。複数人で予定を管理しているからこそ、ダブルブッキングや予定忘れといったミスは起こりにくくなるでしょう。
電話の内容はすぐに記録を
クライアントと電話で予定のやり取りをすることもあるでしょう。そのときは、電話の内容はすぐに記録するようにしましょう。
「あとで手帳に書いておこう」と思っていて、忘れてしまうこともあるはずです。その結果、ダブルブッキングを招くこともあります。
そうしたミスを防ぐためにも、電話の内容はすぐに記録しましょう。打ち合わせの日時等は、電話後に「○月○日でよろしいでしょうか」など、念のためメールしておくこともおすすめです。
日程調整ツールとは？
日程調整ツールのメリット
ダブルブッキングを防ぐうえでおすすめしたいのが、日程調整ツールです。その名の通り日程調整やアポイントに特化したツールとなっており、以下の特徴があります。
- 複数人との予定調整の利便性が高い
- 他のスケジュールアプリと同期可
- 導入コストが低い
専用のURLを発行し、そのページ内で日程調整ができます。
- 出席者とのメールを見返す
- 返信する
- 再調整の連絡をする
といった手間を短縮できるため、日程調整をスムーズに進められるでしょう。
また、デジタルツールなので、他のスケジュールアプリとも同期がしやすく、ミスが起こりにくいのも特徴です。グループウェアと違い、導入しやすいコストなのもポイントの一つです。
導入のコスト
調整ツールは、近年では無料のものも登場しています。ただし公認会計士事務所等、守秘義務がが発生する予定を組むことが多いのであれば、セキュリティがしっかりとした有料版をお勧めします。
有料版といっても月額1000円から2000円等で利用できるものが多く、導入コストは低いといえるでしょう。利用者数が低ければよりコストを抑えることもできます。まずは無料体験や見積もり等を依頼し、コストと見合うかどうかをチェックしてみるといいでしょう。
選び方のポイント
日程調整ツールは、「簡単に操作できるかどうか」に着目して選んでみてください。いくつか候補があれば、より操作がしやすい方がおすすめです。
なぜなら、日程調整ツールはクライアントも使うことになるからです。一回の日程調整のためだけにクライアントがマニュアルなどを読まなければならないとなると、負担に感じることもあるでしょう。そのため、できるだけ使い方が簡単な日程調整ツールを選ぶようにしましょう。
まとめ｜ダブルブッキングを防ぐのにおすすめなのは日程調整ツール
今回は、ダブルブッキングを防ぐためのポイントをご紹介しました。ミスを防ぎ、効率的に管理したいのであれば、日程調整ツールがおすすめです。
他のスケジュールアプリと同期も可能なので、この機会に予定をデジタルで管理してみるのも良いかもしれませんね。ぜひ参考にしてみてください。
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