こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
公認会計士事務所に勤めていて、「日程調整業務が負担」「スケジュールをもっと楽に管理したい」と感じている方もいるのではないでしょうか。
監査業務は複数の人と予定を合わせなければならず、日程調整が難しいですよね。他の事務作業とも合わせると、タスク管理がたいへんに感じている方も多いかと思います。
そこで今回は、日程調整を効率化するコツをご紹介します。もっともおすすめしたいのは、デジタルツールによる日程調整です。それ以外に、すぐに試せるコツもあるので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
日程調整の業務を効率化とメリット
仕事のストレスを軽減できる
日程調整の業務を効率化すると、メールのやりとりを減らすことができます。アメリカで行われた調査によると、仕事をしている人は業務時間の28%をメールにあてているそうです。
1年に換算すると、600時間以上にもなります。すべてが日程調整の時間とは限りませんが、ストレスに感じている方も多いのではないでしょうか。日程調整にデジタルツールを利用すれば、関連メールのやりとりを半分以下にすることも可能です。その空いた時間によって、余裕を持って現在の業務に取り組むことができます。その結果、作業効率も上がるかもしれません。
カリフォルニア大学の調査で、会社員の被験者に対して「メールを使わずに仕事をしてください」と指示したところ、仕事への集中度が高まり、ストレスも減ったそうです。このように、日程調整を効率化することで、仕事のストレス軽減にも繋がります。
予定忘れを防ぐ
日程調整ツールは、Googleカレンダーと同期できるものも多いです。ツール内で決まった日時は、リアルタイムでGoogleカレンダーに登録されます。その結果、日時の伝達忘れや、ダブルブッキングといったミスを防ぐことができるでしょう。
公認会計士事務所内がまだアナログで予定管理をしているところもあるかもしれません。コロナ禍やDX(デジタルトランスフォーメーション)によって、デジタルツール(Googleカレンダーやグループウェアなど)を導入する企業も増えてきています。そのため、日程調整ツールとともにデジタル化を図ることも検討してみてはいかがでしょうか。
効率化の方法
メールのテンプレートを作成する
日程調整に関して、メールの文章はある程度、型が決まっているものが多いです。
そうしたものは、フォルダ分けしたり、単語登録して、時短化を狙いましょう。
例えば、
「下記の日程のご都合はいかがでしょうか。
1時間ほどお打ち合わせの時間を頂戴したいと考えております。
月 日()
月 日()
月 日()
」
といった内容は、よく使う文章という方も多いかもしれません。そのまま単語登録したり、下書きとして保存しておくと、サッと予定を伺うメールを作ることができます。
公認会計士事務所全体で、テンプレートとして作っておくと便利かもしれませんね。
そのほか、
- 返信用メール
- リスケへの対応
といった内容も、下書きを作っておくと時短化に便利です。
返信締め切りを設定する
つい返信を忘れてしまった、という経験がある方も多いのではないでしょうか。日々の業務が多いと、どうしても後回しにして忘れてしまうこともありますよね。
クライアントでもそうした事態は起こり得ます。それを防ぐためにも、「大変恐縮ですが、○月○日()までに、ご回答をいただければ幸いです」と、返信の締め切りを伝えておくことをおすすめします。
当日中や翌日午前だと、相手も回答に焦ってしまう可能性があります。そのため、締め切りは2日後以降がいいでしょう。
前日にリマインドメールを送る
打ち合わせ当日までに期間がある場合、前日などにリマインドメールを送ることをおすすめします。「忘れていた」「時間を間違えていた」となって予定がキャンセルになると、業務に支障が出ることもあるでしょう。
それを防ぐためには、クライアントにリマインドメールを送ることが有効です。このとき、威圧感を与える文章はNGです。
「○月○日の打ち合わせのご確認」「何卒よろしくお願い申し上げます」など、やわらかい文体で送ることをおすすめします。
堅い印象の職業だからこそ、優しい文体だと相手に好印象を抱いてもらいやすくなるでしょう。
日程調整ツールを使う
日程調整の効率化でもっともおすすめしたいのが、日程調整ツールです。URLを送るだけで、複数人による日程の調整をしやすくなります。
発行されたURLには、
- 打ち合わせの内容
- 候補日
が記載されており、都合の良い日時を記入できるようになっています。相手が同じ日程調整ツールを持っている必要もないため、導入しやすいのもポイントです。
デジタルで日程管理するメリット
メールのやりとりが減る
日程調整ツールを使えば、発行したURL上で、複数人で調整を行うことができます。その結果、個別にメールを送る回数が減るのです。少数であれば、メールでの日程調整もできるかもしれませんが、数人以上となると、頻繁にメールのやりとりをしなければならなくなるでしょう。他の業務をしながら、メールの返信も気にかけるとなると、作業効率も下がってしまうかもしれません。
また、公認会計士事務所では、チームで動くことも多いかと思います。そのため、日程調整ツールを導入することを特におすすめします。
コストパフォーマンスが良い場合が多い
コストに関して、不安に思われる方もいるかもしれません。最近では無料のツールも出てきています。また、有料のものであっても月額1,000〜2,000円が相場です（利用者数によって金額がで異なる場合があります）。業務時間の短縮を考えると、コストパフォーマンスが良いことも多いでしょう。
スケジュール手帳に写す手間が省ける
最近の日程調整ツールでは、Googleカレンダーなどと同期できるものも多くなっています。打ち合わせ日が決定したら、そのままGoogleカレンダーに同期されるため、予定の伝達ミスを防ぎやすくなるでしょう。リスケがあった場合も、リアルタイムで反映されます。
日程変更のメール連絡があった後の、
- 手帳などを書き換える
- 関係者にメールする
といった業務時間を省くことができるため、効率的な日程調整が可能です。
まとめ｜公認会計士事務所の日程調整にはITツールがおすすめ
今回は公認会計士事務所で働く方に向けて、効率的に日程調整をする方法をご紹介しました。
ポイントは以下の4つです。
- テンプレートを作成する
- 返信締め切りを設定する
- 前日にリマインドメールを送る
- 日程調整ツールを使う
効率化の面で、もっともおすすめしたいのは「4. 日程調整ツールを使う」です。
- メールのやりとりが減る
- コスパが良い
- 手帳に写す手間が省ける
といったメリットがあり、時短化の効果が期待できます。時間に余裕ができると、他の業務の作業効率も上がるでしょう。
「日時調整が他の業務を圧迫している」「業務効率を上げたい」とお考えの場合は、ぜひ日程調整ツールを検討してみてください。
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