こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
飲食業界において、社内業務の効率化が要求されています。それは個人運営でもフランチャイズ運営でも同じことです。効率化が要求されている業務としては社員への業務連絡や新商品に関する会議、外出の予定などです。これらを実践するために多くの飲食店はグループウェアを導入しています。
グループウェアでは本社だけではなく店舗でも活かすことが可能です。特にグループウェアの社内SNS機能は、店舗のセキュリティを強化するとともに社員の負担を減らすことに繋がります。この記事では、グループウェアについての説明や飲食業界における導入の課題についても見ていきましょう。
目次
グループウェアとは
グループウェアは仕事上の業務改善を目的としたインターネット上のツールです。スケジュール管理や掲示板機能など業務上必要な機能を安全なセキュリティ上で利用することができます。
自社ネットワークを使用するオンプレミス型と他社上のネットワークを利用するクラウド型がありますが、近年はその利便さからクラウド型が人気を博しています。
次に、飲食業界におけるグループウェア導入のメリットについて見ていきましょう。
グループウェア導入の目的・メリット
管理が簡単に
グループウェア導入の目的として、まずあげられるのが管理業務の効率化です。従来書類管理やスケジュール管理を紙媒体でおこなっており、紛失や情報伝達のミスが目立っていました。それをインターネット上で電子化（ペーパーレス化）することで、ミスを防ぐとともに業務時間の短縮など効率化が可能となるのです。
本社と店舗のコミュニケーション向上
業務上の連絡手段として、チャット機能をはじめ通知機能を備えた掲示板など、コミュニケーションにおける機能が充実しています。セキュリティ上安心なうえ、LINEのように気軽にメッセージのやり取りができることもポイントです。
とはいえ飲食業界ではグループウェアの導入が難しいとの指摘があります。次に飲食業界におけるグループウェア導入の課題について見ていきましょう。
オフィスワークの少ない飲食業でそもそも導入・定着が難しい
グループウェアは便利な機能を兼ね備えていますが、基本的にはオフィスワーク向けなものが多いです。そのため接客やキッチンがメインの飲食業界においては導入の敷居が高いのです。アルバイトや実務をこなす社員はもちろんのこと、店舗責任者も常にオフィスワークをしているわけではありません。
常に他のことに従事しているため、グループウェアを導入しても確認のしようがなく対応が遅れることもあります。売り上げや在庫管理のために導入するのはいくらか現実的かと思えますが、それであればすでに多くの飲食店が導入しています。
注文の受付も他社媒体のものであったり電話での対応が多いため、わざわざグループウェアを導入しなくてよいという結果になってしまうのですが、負担にならない使い方はあります。
クラウド型のグループウェアであれば機能を選んで購入することが可能です。飲食業界において、まずは「社内SNS」機能の導入から始めてみてはいかがでしょうか。
社内SNSとは
社内SNSとは言葉の通り社内で使うためのSNSのことです。LINEなど通常のSNSを仕事用として使うことに抵抗のある社員やセキュリティ面で不安を感じる経営陣にとって、仕事用のSNSがあることは大きな意味を持ちます。
なぜ社内SNSなのか
社内用のSNSが必要とされている背景には、やはりセキュリティ上の問題があります。セキュリティ面を重視する企業では、海外にシステム管理されているLINEやFacebookなどを仕事用として使うことに懸念を示すこともあります。日本の会社がセキュリティ管理をしていることで国内の企業にとっては安心です。
また、プライベート用のSNSを仕事と両用して使うことに違和感を感じる従業員もいるようです。プライベートと仕事ではSNSを分けたほうがよいでしょう。
社内SNSについて一通り踏まえたら、次に社内SNSのメリットについて見ていきましょう。
社内SNS導入のメリット
人材の定着
プライベートのSNSを使用していると、仮名で登録していたり写真が本人でないことがよくあり、誰とコミュニケーションをとっているか分からなくなってしまうことがあります。その点仕事用と割り切っていれば、本名や本人写真に抵抗もないでしょう。
また社内SNSが定着してコミュニケーションが活発になれば、優秀な人材の流出防止にも繋がります。優秀な人材であればあるほどコミュニケーションを重視するといいますから、その点でも有効といえるでしょう。
また近年問題となっている「ブラック企業」化を防ぐことにも繋がります。公私が明確に線引きされることで、会社として必要以上に介入したり干渉したりすることが減るからです。
スケジュール管理も社内SNSで
多くの従業員を抱える飲食店では、スケジュール管理やシフト管理が重要になってきます。社内SNSにはスケジュール機能も同時に搭載されているものもあり、とても便利です。同時に搭載されていなくても別途で機能を購入できるため、２つの機能を同時に利用することをおすすめします。
迅速な情報共有
LINEのやり取りに近いメッセージ送信機能を持ち合わせていることで、情報共有も活発化するでしょう。２人でもそれ以上でも問題なく情報共有が可能です。また、新しく入ったスタッフもフレンドリーな環境があることで、職場に早く溶け込むことが期待できます。
このようにたくさんのメリットがある社内SNSですが、注意すべきことはどんなことでしょうか。
注意するべきこと
使用の時間帯を決める
SNSとはいえあくまで仕事用なので、四六時中メッセージが止まない状況だと従業員のモチベーション低下に繋がりかねません。使用は出来るだけ仕事中のみを心がけ、従業員にも推奨するようにしましょう。従業員同士でプライベートの繋がりもあるでしょうが、そこは私用のものを使ってもらうなどして対策を練りましょう。
従業員全員を巻き込む
職場には正社員のほかにもアルバイトやパート・派遣社員といったスタッフが働いており年齢も様々です。しかし良い職場をつくるには全員が統一感を持っていることが大事です。社内SNSにおいても、全員がコミュニケーションを取れているかこまめに確認するようにしましょう。
グループウェア導入の際のポイント
飲食業界においては、あまりに多機能すぎるグループウェアを選ぶ必要はありません。機能の数よりもシンプルかつ使いやすさを重視しましょう。
いきなり全員に社内SNSの機能をすべて活用させるのは難しいので、まずは一部機能からでも徐々に浸透させていくことをオススメします。
飲食業でグループウェアの導入を
グループウェア導入に課題も多い飲食業界ですが、社内SNSなど比較的利用価値の高い機能から始めてみてはいかがでしょうか。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
