こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
プロジェクト管理をスムーズに行うためには、何日までにタスクを行うのかを可視化して進捗状況を把握する必要性があります。その機能を如何なく発揮できるのが、ガントチャートです。ガントチャートを導入することによって、チーム全員が効率良く情報共有できたり、プロジェクトの全体像をひと目で把握できたりとさまざまなメリットがあるので、積極的に活用すればプロジェクト管理をスムーズに行うことができるでしょう。
もっと効率良く業務効率化を図るためにも、是非ともガントチャートを導入してみてはいかがでしょうか。それでは、プロジェクト管理をガントチャートで行うポイントについてご説明しましょう。
目次
ガントチャートとは？
ガントチャートとは、縦軸をタスク、横軸をカレンダー、そしてタスクごとの開始日から終了日までの横線を加えたチャートです。
ガントチャートを導入することにより、プロジェクトの完遂に必要な一つ一つのタスクの開始日から終了日を把握できるようになります。基本的にさまざまなアプリやソフトで利用することができますが、頑張ればエクセルでも利用できるでしょう。
ただ、エクセルで作成できるものは簡単なものなので、利便性を求めるならガントチャートが使えるソフトやアプリを利用するのがおすすめです。ガントチャートが導入されることによってチーム全員で必要な情報を共有することができます。
常にメンバーによる最新情報が共有できるため、業務効率を大幅に上げることができることから、多くの企業がガントチャートを活用しています、
ガントチャートを導入するメリット
ガントチャートは大変利便性が高いものであり、プロジェクト管理をスムーズに行うのに非常に便利です。ガントチャートを導入することによってさまざまなメリットがあるので、スムーズに管理するためにも導入するのがおすすめです。
それでは、ガントチャートを導入するメリットについてご説明しましょう。
ひと目見ただけでプロジェクトの全体像がわかる
ガントチャートを導入するメリットは、何と言ってもひと目見ただけでプロジェクトの全体像がわかることです。
ガントチャートを確認するだけで誰が何をいつまでに完了させればいいのかがひと目でわかるため、明確化されたタスクを終了日までにこなせばいいという簡単な結論にたどり着きやすいです。複雑なチャートほど混乱しやすいものはないため、ここまでハッキリとわかりやすく明確化されているのは他にないかもしれません。
素早く業務効率化を図るためにも、プロジェクトの進行状況がどうなっているかが確認できるガントチャートを導入するのがおすすめです。
チーム全体のスケジュール管理も簡単にできる
ガントチャートを導入することで、チーム全体のスケジュール管理が簡単にできるようになります。ガントチャートは誰が何をいつまでに完了させればいいのかが明確化されているため、チーム全員が全体を把握することによって誰がどの程度まで作業が進んでいるのか進捗状況が把握しやすくなるのもポイントです。
これによって業務効率化が図れるのはもちろん、生産性の向上や誰かのミスや遅れを瞬時にカバーして取り戻すことができます。プロジェクトを遂行するにあたって絶対にミスや遅れが起こらないとは限らないので、そういった意味でもチーム全体でお互いをサポートしやすい環境が整えられるでしょう。
チーム全体で足並みを揃えて質が高いプロジェクトを完遂させるためにも、ガントチャートの導入がおすすめです。
情報の共有がスムーズにできるようになる
ガントチャートは情報を共有する速さにも優れています。
プロジェクトを遂行する上で、いついかなる時でも何らかのトラブルが発生する可能性があります。チームのメンバーが体調不良で業務を進めることができなくなったり、どうしてもタスクを間に合わせることができなかったり、納期が延長されたりとさまざまな問題が発生するでしょう。
もしも上記のようなトラブルが発生してスケジュール内容を変更しなければならなくなった場合、タスクの開始日や終了日、延長された納期、誰が何をいつまでに完了させればいいのかなど、全ての情報を変更・共有しなければなりません。
その情報をチーム全員でスムーズに共有できるかどうかが業務効率の要となりますが、ガントチャートは業務効率を落とすことなく業務を遂行させることができます。上述した問題が起こってもガントチャートであればすぐに最新の情報に更新できるため、どんな内容のプロジェクトであっても問題なく対応できるのもポイントです。
いつまでに納品すればいいかが把握できる
ガントチャートはタスクの開始日から終了日までがひと目でわかるようになっているので、全体の納期が非常にわかりやすいメリットがあります。チーム全員でそれぞれの納期がひと目でわかることから、もしも納期に間に合わない様子であればサポートに回ることも可能です。
クライアントにとっても任せたプロジェクトはいつ頃完了するのか気になって、部下の誰かに進捗状況を聞いたとしてもすぐに進捗状況が返せるのも大きなポイントです。
進行状況がわかりやすい
プロジェクトの進捗状況に応じて計画の変更が入るのは珍しくありません。ここでガントチャートを導入することにより、チーム全員がどのくらいタスクを完了させているのか進捗状況が把握しやすいのがポイントです。
自分のタスクの進捗状況がひと目でわかるだけでも大きなメリットなのに、他のメンバーの納期も同時にひと目でわかるので現在の進捗状況がひと目でわかるというのは利便性が高いと言えるでしょう。進行状況の度合いによっては、足並みを揃えるため、納期に間に合わせるためにガントチャートをチェックすることが大切です。
他の機能も活用できる
ガントチャートを導入して利用できるのはスケジュール機能だけではありません。スケジュール機能以外にもファイルを共有する機能やメッセージ機能などをはじめとするさまざまな機能を活用することができますが、もちろんガントチャートやその他の機能に対応しているツールでなければならないので、もっと利便性を高くしたいならガントチャートに加えてファイル共有などさまざまな機能が利用できるツールを導入するのがおすすめです。
利便性が高いツールほど高額な料金が発生する可能性が高いですが、それでもプロジェクトをスムーズに効率良く進めるなら多機能が利用できるガントチャートを導入するのがおすすめです。
まとめ｜ガントチャートでプロジェクト管理をスムーズにしよう！
ガントチャートはプロジェクト管理をチーム全員で行うのに最適なツールです。プロジェクトの全体を把握したり、チーム全員でスケジュール管理ができたり、不測の事態が起きてもスムーズに情報共有ができたりとさまざまなメリットがあります。
全てはプロジェクトをスムーズに進め、納期までに質の高いプロジェクトを完成させることなので、ガントチャートのような利便性が高いツールを導入して積極的に情報共有を行うのがベストです。興味がある人は、ぜひともガントチャートを導入して業務効率化を図りましょう。
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