こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
昨今のビジネス用語として「マイルストーン」という言葉を耳にする機会も多いと思います。この言葉は、プロジェクト進捗状況の中間地点・中間目標という意味で利用されるビジネス用語です。
業務の進捗状況を管理する責任者の立場になると中長期のプロジェクトを任せられることも多くなります。本記事では、そういった管理者の立場になる方に向けて、「マイルストーン」の正しい使い方を以下の流れで徹底解説します。
- マイルストーンとは？
- マイルストーンとスケジュールの違い
- マイルストーンの導入で得られる4つの効果
- マイルストーンの設定の仕方
業務改善や業務の効率化にも繋がる「マイルストーン」の正しい使い方を学んで自身のプロジェクトにぜひ役立ててみてください。
目次
マイルストーンとは？
先述したとおり、マイルストーンはプロジェクト進捗状況の中間地点・中間目標を意味するビジネス用語です。
マイルストーンの語源は、出発地点から1マイルごとに石を設置する標石から名づけられました。ビジネス用語として使用されるマイルストーンは、中間地点や中間目標といった節目ごとのポイントを指す言葉として使用されます。
例えば、製造物を納品して評価を得るというプロジェクトがあるとします。評価を得るまでには「計画」「設計」「製造」というゴールまでの節目をあらかじめ設定してあげることで、1プロジェクトの進捗状況がひと目でわかります。このような評価を得るまでの節目ポイントを、マイルストーンと呼びます。
マイルストーンを設定する箇所は、プロジェクトの工程の中でも中核を担う重要な工程に設定されます。
また、近年のマイルストーンの使用方法は多様化しています。クラウドソーシングサイト等では、設定したマイルストーンごとに作業賃金が支払われるマイルストーン払いが導入されています。
マイルストーンとスケジュールの違い
この章では、似ているようで異なるマイルストーン管理とスケジュール管理の違いについて解説していきます。マイルストーンは作業の節目や区切りを表すのに対して、スケジュール管理は作業予定や作業日程を表す管理方法です。
IT業界や建築業界では、プロジェクトの工程表を作成する際に、スケジュール表という大枠を決めた後に、作業の進捗状況を表すマイルストーンを設定していきます。こうした工程表の作成が、遅延リスクを抑える効果につながり、中長期的なプロジェクトの成功をサポートします。
マイルストーンの導入で得られる4つの効果
多くの責任者がマイルストーンを導入する理由は、さまざまな導入効果が期待できるからです。この章では、マイルストーンの導入で得られる4つの効果をご紹介します。
進歩状況が把握できる
プロジェクトにおいて納品期限を守ることは、最も重要なポイントといっても過言ではありません。納品期限が遅れてしまうと、取引先に迷惑がかかるだけではなく大きな機会損失が生じる恐れもあるのです。
その点、マイルストーンを活用しているプロジェクトは、進歩状況がひと目で把握できることに加えて、作業遅延のサポートにもいち早く対応することができます。
プロジェクトが長期になればなるほど進捗状況の把握は難しくなります。マイルストーンを設定していない中長期プロジェクトを進行している管理者は、ぜひ活用してみてください。
モチベーションの維持・向上
マイルストーンの設定は、現場スタッフのモチベーションの維持・向上に期待できます。マイルストーンの導入は、各工程の中間目標を設定することにもつながるため、達成感や充実感を感じながら仕事を進められます。
一つひとつの工程にゴールを設定してあげるなどの工夫で作業効率はガラッと変わります。スタッフのモチベーションを維持・向上させる際も、マイルストーンは有効です。
軌道修正ができる
マイルストーンを設定するメリットは、軌道修正や振り返りを可能にすることです。当初の予定どおり中間地点に到達できているかがひと目でわかるため、到達していなかった場合はすぐに軌道修正することができます。
作業の振り返りと修正を何度も繰り返しながら納品日を迎える中長期プロジェクトには、とても役に立つ管理方法です。
また、期間が定められているプロジェクトにおいて、最終目標だけを達成するのはナンセンスです。中長期のプロジェクトでは、製品完成までのプロセスも重要なのです。そのプロセスをマイルストーンにより設定することで、試行錯誤しながら定められた期間までに良質な製品を納品できるようになります。
タスク漏れの防止
プロジェクト進行中の作業ミスや作業漏れを全てなくすことはほぼ不可能です。とはいえ、業務の効率化を目指すうえでは、チェック作業に時間と労力をかけたくありません。
その点、マイルストーンを導入しているプロジェクトは、作業が完了しているか否かを確認しながら進捗状況を把握できます。タスク漏れがあった場合もすぐに対応できるため、手が付けられないような大きなミスに発展しづらいという予防策としても有効です。
マイルストーンに加えて、タスク管理で個々の管理をしているプロジェクトは、より詳細な進捗状況を把握でき、生産性向上を目的とした業務改善につながります。
マイルストーンの設定の仕方
マイルストーンの設定は、以下の手順により行います。
1. 開始日・完成日・納期日等を設定
どのようなプロジェクトにも、作業の「開始日」「完成日」「納品日」があります。その他にも節目となる期日（例：計画・設計・製造など）をマイルストーンとして設定します。
中間報告をマイルストーンとして設定することで、作業工程の半分がひと目でわかるため、プロジェクトの中間期日をマイルストーンとして設定する管理者も少なくありません。
2. 責任者や管理者を決める
マイルストーンの決定後は、誰が責任者・管理者を務めるかを選定します。責任者・管理者はスタッフ個々に指示や伝達をする役割を担うため、コミュニケーション能力があり、スタッフからの評価の高い人が選ばれやすいです。
責任者・管理者の力量で作業の進捗状況も大きく左右されるため、人員の選定には慎重になる必要があります。
マイルストーンと責任者・管理者の設定が完了したあとは、作業内容を管理するタスク管理に移ります。
3. タスクを振り分ける
マイルストーンの期日ごとに「タスク」を設定することで、より具体的な業務内容の管理が行えるようになります。
タスクとは、個々に割り振られた作業や課題などを指す言葉です。設定したマイルストーン期日までに日々のタスクを達成していくことが管理者の責任でもあります。
プロジェクトの進行で発生した課題をタスクとして振り分けることで、作業完了までを遅延なくやり遂げることができます。タスクごとに納期が設定できるため、従業員一人ひとりの作業管理にも使用されます。
まとめ｜業務効率化につながるマイルストーンの導入
ここまでマイルストーンについて解説してきましたが、理解を深められたでしょうか。
マイルストーンは、さまざまな用途で利用できることを見てきました。マイルストーンが設定できるようになると、プロジェクトスタッフのタスク管理やスケジュール管理が上手になります。
立場が変わり責任が増えるほど、大きなプロジェクトに携わる機会も多くなっていきます。本記事で得た情報を活かして、明日からマイルストーンを作成して業務効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
