こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「働き方改革」が要求される近年、手作業でのタイムカード集計に対しては「時間がかかる」「ミスが多い」などが懸念されています。
業務効率化は働き方改革に含まれているので、タイムカードに関してもできるだけ手作業からデータ化に移行していく必要性があります。厚生労働省が発表する「労働時間の適切な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」でも、従来の手作業のタイムカードではなく勤怠管理システムなどを利用して正確かつ適切に記録することが要求されています。
無理に変える必要は無いかもしれませんが、社員のことや会社の将来を考えると働き方の変化についていくのは重要なことです。近年では手作業で行っていたタイムカードの業務をデータ化する企業がどんどん増えているようです。データ化していくにも様々な方法がありますが、今回はグループウェアを使った方法を紹介していきます。
目次
タイムカード手作業のデメリット
タイムカードの手作業による集計は、現状ほとんどデメリットしかありません。集計までに時間がかかったりミスが起こりやすいなど、タイムカードのデータ化は早急に必須といえるでしょう。まずはタイムカードを手作業で行うことによる問題点をみていきましょう。
時間がかかる
タイムカードを手動で社員に集計させていると、何より入力や集計の際に時間がかかります。
従業員一人ひとりが手作業でタイムカードを記入する場合、まずすべての従業員が記入するのに時間がかかります。さらにその後、集計担当者は全員が記入完了するまで待たなければならず、業務が終了し早く帰りたいのに帰れないというような状況になってしまいます。
紙に記入をさせている場合は、書類を紛失してしまう可能性もあり、そうなると再確認のためさらに時間を割くことになります。
業務効率化の妨げ
業務に時間がかかるということは、それだけ業務が効率的ではないことを意味します。これからさらに少子高齢化と人手不足が深刻化することが予測される日本では、無駄な業務は極力省いて生産性を高めるやり方が要求されています。残業での生産維持は、もはや日本政府の許容範囲外と言っても過言ではありません。
そのためタイムカード一つをとっても、手作業で行っていると業務効率化の妨げとみなされることがあります。
リアルタイムで勤務状況がわからない
手作業によるタイムカード集計だと、リアルタイムで勤務状況を把握するのに時間がかかってしまいます。仕事の出勤時にタイムカードをいちいち集めて確認し、出勤が確認できない従業員に対しては別途電話かメールで対応しなければいけません。
タイムカード集計をシステム上ではなく手作業で行うことで、従業員の勤務状況の把握の遅れが発生してしまいます。例えば遅刻や早退、有給休暇の取得数や時間外労働の把握などが遅れてしまうと、企業の潜在的な問題になりかねません。
ミスが多い
タイムカードを手作業で行っている場合、従業員の記入ミスや計算ミスなどが起こる可能性が高くなります。その点でも手作業で行うことへの警鐘が鳴らされています。
タイムカードのデータ化で改善
以上の問題点からも、タイムカードをこれ以上手作業で維持したいという考え方は限界に達してきています。これらの課題を解決するためにも、タイムカードの自動化やIC化なども挙げられていますが、それでも紙やICカードを使用するので紛失の恐れが高いです。
これに対して、タイムカードをインターネット上でデータ化し自動計算してくれる「勤怠管理システム」があります。勤怠管理システムをはじめとして、スケジュール管理やタスク管理などさまざまな機能を兼ね備えた「グループウェア」という便利なツールがあります。
この勤怠管理システムは、インターネット環境さえあれば誰でも自分のスマホから簡単に勤怠の打刻ができるので便利です。それでは詳しくみていきましょう。
グループウェアによるタイムカードのデータ化で業務時間を短縮
グループウェアは、仕事上必要な業務をインターネット上で行えるようにしたツールです。チャット機能やスケジュール管理機能などの他に、勤怠管理システムが搭載されているものもあります。
この勤怠管理システムは手作業によるタイムカードの勤怠管理に取って代わるもので、経営者・管理職から派遣社員まで全てに適応できるので大幅な業務時間の短縮になります。従業員の勤怠管理集計をAIが自動計算してくれるため、経営者や管理職の方は計算の手間が省けます。
業務時間の短縮は業務効率化の成果ともいえる
従業員も打刻がスマホ一つでできるようになれば、記入の手間が省け、仕事へのモチベーション上昇などにつながり、このような業務の効率化が会社全体に良い影響をもたらすといえます。
また勤怠管理システムは従業員が打刻すると自動的にデータを収集するため月次の締め作業などがほとんど必要なくなります。
データ上の集計によりリアルタイムで勤務状況を把握できる
勤怠管理システムを活用すれば従業員がスマホで打刻をするとすぐに反映されるため、よりリアルタイムで従業員の勤務状況を把握できます。またデータ上に保管されているため、必要なときにいつでも勤務状況を確認することができます。
AI集計によりミスが大幅に減る
人間の手作業だと疲労などが影響しミスが多くなってしまったり、ミスをなくすために何度も確認作業をすると業務時間が増えてしまうことがあります。その点グループウェアのAIによる勤怠管理の自動計算は信頼性が高いです。
またAIが自動で打刻を集計する勤怠管理システムは、Excelなどの計算ソフトよりも打刻漏れやヒューマンエラーといったミスが少ないといえます。その点からもグループウェアの勤怠管理システムを活用することは有効といえるでしょう。
勤怠管理システムの場合すでに集計のためのテンプレートができ上がっているため、より簡単に導入できることもポイントです。
導入コストの面でも安心
グループウェアによる勤怠管理システムの導入ですが、小規模な会社であれば従業員一人あたりの月額費用で済む場合があります。
大規模な企業であっても、コスト面では小規模のものより高額にはなりますが、カスタマイズができることもあり、どのような規模の会社や企業であっても導入可能であることが特徴的です。
すべての社員の負担を減らす
勤怠管理システムを導入して困る人間はほとんどいません。人手不足や少子高齢化が深刻といわれている日本では、タイムカードを手作業からデータ化に移行することは企業に携わる全ての人間の負担を減らすことにつながります。
まとめ｜タイムカードをデータ化する「勤怠管理システム」
日本政府が「働き方改革」の政策を打ち出してから、企業は業務の効率化による生産性の維持または向上が求められています。その中でも、従業員の勤務状況を把握するタイムカードを勤怠管理システムとしてオンライン上で自動集計することで、会社や企業の業務効率化につながることが期待できます。
業務効率化や働き方改革の一環として、コスト面や技術面でも比較的簡単に導入することができます。ぜひタイムカードのデータ化を検討してみてはいかがでしょうか。
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