こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「情報の伝達・共有ができていない」「社内コミュニケーションを促進したい」という課題がある場合には、社内掲示板の活用がおすすめです。
社内掲示板は情報の伝達・共有をスムーズにし、社内コミュニケーションを支援するための方法の一つです。
今回は社内掲示板の概要、掲示物の例、使用することで得られるメリット、導入事例、使用時の注意点をお伝えします。社内掲示板を導入しようか検討しているという担当者の方はもちろん、既に社内掲示板があるけど活用方法がわからない、という場合にも参考にしていただきたい内容です。
目次
社内掲示板とは
社内掲示板とは連絡事項や社内スケジュールなど、業務上必要な事柄を社員に伝えるための手段のことです。
業務に関わることを発信するだけではなく社内SNSのように使用して、社員間のコミュニケーションを促進させる効果も期待できます。アップされた情報に対して、「いいね」などのリアクションを送ったりコメントを記載することができます。
デジタルタイプの社内掲示板は、「オフィスサイネージ」と「ITツール」の2種類あります。オフィスサイネージは大画面ディスプレイを設置し、絵・文字・動画などのコンテンツを配信して社員に周知させることを目的としています。
一方のITツールは、グループウェアなどの専用ツールを使用して、パソコン・スマートフォン・タブレットなどから情報の閲覧を可能にするものです。いずれも情報の提供・共有にかかるコストを削減し、コミュニケーションを円滑に進める効果があります。
社内掲示板の掲示物の例
ここからは社内掲示板の掲示物の一例をご紹介します。以下を参考に、オリジナリティに富んだ掲示板を作ってみましょう。
社員へのお知らせ
業務連絡や目標達成までの数字、社長や経営陣からのメッセージなどを掲示して組織としての一体感を強めたり、帰属意識を高めたりすることを目的とします。
社員により知ってもらうためには、気軽に閲覧できるという社内掲示板の特徴を生かして、堅苦しくなりすぎない内容を意識しましょう。
Q&A
ツールの使い方やマニュアル、業務フローなどよく聞かれる質問に対する回答をまとめておくことで、すぐに疑問点を解決できます。
知識の管理・共有にはファイル共有機能を活用しましょう。また仕事のノウハウやナレッジを集約した「社内wiki」としても使用可能です。
アイディアの共有
仕事に使えるアイディアや各部署の活動、成果を上げた社員や部署の表彰、などの情報を掲示することで、社員間や部署をまたいでのコミュニケーションを活性化させます。
他の社員の活動状況を知ることで、やる気を高めたりモチベーションを持続させたりする効果が期待できます。
社内掲示板を利用するメリット
ここからは、社内掲示板を利用することで得られるメリットを3つ紹介します。いずれもデジタル化ならではのメリットなので、アナログな社内掲示板から移行したいと考えている担当者の方は特に参考にしてください。
情報検索が容易に
社内掲示板には情報の検索を容易にする仕組みが備わっているので、検索作業に時間がかかりません。
アナログな手法では必要な情報が書かれたプリントをいちいち確認しなければならないなど、情報検索にとても手間がかかります。
デジタル化された社内掲示板であれば紙による煩雑な管理をしなくてよいので、必要な情報にすぐアクセス可能です。
またペーパーレス化による紙コストを削減できるという副次的なメリットもあります。
情報伝達にかかるコストを削減
社内掲示板には、スケジュールや連絡事項を一元管理して共有できる機能が備わっています。
例えば社外での話し合いの結果を報告しなければならないとき、その都度会社へ戻っていては効率が悪いですよね。スマホやタブレットなどのデバイスを使用すれば、外出先からでも社内掲示板にアクセスできます。
そのため、スケジュールやタスク機能に連絡事項を入力して、社外からでも迅速に報告することが可能になります。その場で簡単に報告しておき、帰社後にまとめて詳細な報告をすることもできるので、重要な情報をすばやく届けることができます。
ノウハウやナレッジの蓄積
社内掲示板にマニュアルや業務フローなどを投稿することで、社員のノウハウやナレッジを蓄積できます。
また、よく聞かれる質問やマニュアルを共有ファイルなどで管理できます。何度も同じ質問に答える時間や質問相手を探したり回答を待つ時間を削減できます。
まずは社内掲示板をチェックするよう指示することで、新人教育の手間も省けます。
優秀な人材のノウハウを共有できていないと、仮にその社員が退職したときに情報も失われます。組織全体での知識レベルの低下は避けられないでしょう。
情報共有の環境が整っていないと、いつまでたっても組織の知的財産を築けません。社内掲示板を活用すれば、組織にとって有益な情報を蓄積できて誰でも閲覧可能なので、社員全体のスキルを底上げできます。
社内掲示板の導入事例
実際に社内掲示板がどのように活用されているのか、気になる方も多いでしょう。
ここでは4つの企業における導入事例をご紹介します。業種はそれぞれ異なりますが、参考にできる部分があるかと思います。
製造業の導入事例
自動車部品を扱うA社では生産量、従業員数の増加に伴い、情報共有をより効率的に行いたいと考えていました。
そこでデジタルサイネージを導入したところ、社員に最新情報を確認してもらいやすくなりました。
訴求力のある大きな画面から情報を発信できるので見逃されることもなく、伝達漏れも防げています。
またバラエティに富んだコンテンツを見てもらえるということもあり、情報発信する側でもコンテンツの内容について意見を出し合っています。
デジタルサイネージを導入したおかげで、社内全体で情報伝達・共有への意識が高まりました。
不動産仲介業の導入事例
日本全国に拠点を構えるB社には、支店全体に情報が行き届かない、伝達に時間がかかるという問題がありました。
情報共有の方法としてデジタルサイネージを採用したところ、全社でスピーディーに情報共有できる体制が整いました。
例えばフランチャイズ契約1000店舗を達成するために「目標店舗数まであと何店舗」と表示させたり、新規契約した店舗の情報を全支店に配信したりしました。
社員全員の一体感が強化され、目標達成へのモチベーションを保てています。また必要な情報を一括で配信できるので、コストを削減できるという嬉しいメリットもありました。
鉄道業の導入事例
情報共有ツールを複数使用していたC社は、運用に煩雑さを感じていたため、新たに社内掲示板ツールを導入しました。ツールを使うことで情報の共有・発信が簡単にできています。
具体的には鉄道業ならではの地域情報を社員一人ひとりが発信することで、社内コミュニケーションが活性化されました。
また必要な情報はツール上で確認できるので、定例会議などで使用する紙の量が減るという効果もありました。情報共有が手軽になっただけではなく、ペーパーレス化も実現できました。
旅行業の導入事例
従来のアナログな手段では、全社での情報共有に課題を感じていたD社。
情報共有のデジタル化を図るため、社内掲示板ツールの導入に踏み切りました。実感できた効果は、情報のスピーディーな共有と知識の標準化です。
新しい情報を投稿すると即時的に社員全員で確認できるので、お客様からの問い合わせにもすぐ対応できます。
またナレッジを一か所に集めて蓄積できるので、検索にかかる時間も短縮できています。パソコンの画面上で必要な情報がすぐ手に入るようになり、デジタルならではのメリットを実感しています。
社内掲示板を使用するときの注意点
社内掲示板は円滑な社内コミュニケーションを促しますが、使い方によっては逆効果をもたらすこともあります。社内掲示板の効果を最大限に引き出すため、以下の点に気をつけましょう。
伝達漏れがないか確認する
社内掲示板は必要な情報を周知させるのに役立ちますが、一方的な情報発信になりがちです。必要な情報を確認してもらえず、伝達したつもりができていなかった、という事態に陥りかねません。
情報が受け取り手にきちんと届いているかを把握するためには、アンケートなどを実施して閲覧状況をチェックするなどの工夫が必要です。
また社内SNSを利用して情報を閲覧したら「いいね」などリアクションしてもらう、といった方法も有効です。
メリハリのある内容にする
社内掲示板のコンテンツはバラエティに富んだ内容が好ましいですが、メリハリをつけるようにしましょう。具体的には、仕事に関係のあることと関係のないことを分けるようにしてください。
例えば業務連絡や目標の提示、社長からのメッセージなどが掲示されていると、仕事のモチベーションが上がる社員もいればプレッシャーを感じる社員もいるでしょう。
また掲示物の内容がイベントや部活動など業務外のことだと、社員間のコミュニケーションが促進される一方、職場の雰囲気が緩みだらけてしまいがちです。
社員の性格や職場の雰囲気を考慮して、バランスのよいコンテンツ作りを心がけましょう。
更新頻度を上げる
社内掲示板の内容が頻繁に更新されないと、掲示板の訴求力が失われてしまうでしょう。
もし業務に関わる重要な情報を載せていても社員が掲示板に興味を失っていれば、必要な情報を見てもらえなくなります。
また古い情報を載せたままにしておくと、業務との現状にギャップが生まれて支障をきたしてしまうかもしれません。
掲示板の導入を決めたら、コンテンツの内容を加味しつつ、頻繁な更新を心がけましょう。
まとめ｜社内掲示板の活用で風通しのよいコミュニケーションを
今回は社内掲示板の概要、掲示物の例、使用することで得られるメリット、導入事例、使用時の注意点をお伝えしました。社内掲示板の導入、活用に生かしていただければ幸いです。
社内コミュニケーションが活発ではない閉塞的な企業では、生産性が落ちて大きな成果を上げられないでしょう。風通しのよいコミュニケーションのために、自社の課題やニーズに適した社内掲示板を探してみてください。
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