こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
業務効率化は、全ての会社にとって必須と言っても過言ではありません。働き方改革やテレワークの普及、高齢化による人手不足などによって、業務効率化はどの会社でも重要です。
業務効率化をしようとしてもうまくいかないことや、あれこれ手をつけて中途半端になってしまうこともあるでしょう。業務効率化を図るには、さまざまな工夫が必要です。この記事では、業務効率化を図るために行うべきことについてご説明しましょう。
目次
業務効率化を図るための方法8つ
業務効率化を図るためには、解決しなければならない問題が多数あります。会社によってはその問題をクリアするのが難しいかもしれませんが、問題をクリアすれば必ずや業務効率化につながります。
それでは、業務効率化を図る会社に存在する問題についてご説明しましょう。
本当に必要な会議なのか見直す
会社で会議を行う前に、その会議は本当に必要なのか今一度見直す必要性があるでしょう。会議を開くというのは、その会議に参加する人の時間を使うことになります。もしもその時間を他に回すことができれば、もっと効率的な業務が遂行できるはずです。
必要最低限の会議だけを行うようにすることで、無駄な会議を行わずに済むでしょう。
社員が行わなくてもできるところを自動化する
さまざまな業務の中には、社員が行わなくても自動化できる部分があります。毎日のように同じ作業をするのは、単純作業でありながら仕事量が多いことがほとんどです。こうした同じ作業を繰り返し行う部分こそ自動化することによって、業務効率が大幅に向上します。
たとえば、マクロを利用して業務を簡単に終わらせるシステムを導入すれば、毎日行う単純作業は大幅に時間短縮できます。
業務の分業化または集約
時には業務を分業化したり集約したりすることで、効率良く業務を遂行できます。
たとえば、一つの仕事を社員一人で抱え込むよりも複数の社員で分業化することによって、役割分担がわかりやすくなり業務効率が上がることがあります。分業化した仕事に集中できる環境下であれば、一つの仕事を複数人に任せることで効率が良くなるでしょう。
また、逆に分業化していた仕事を一つにまとめることで効率が良くなることもあります。実は業務を分業化することによって、情報共有が遅れてしまうというような問題が起きる欠点があるのです。分業化の必要性があると思ったのにかえって効率が悪いと感じたら、業務を一つにまとめることも大切です。
研修
研修は業務効率化の基本ともいえるもので、社員一人ひとりの業務能力を上げるのに役立ちます。社員一人ひとりが効率良く業務を遂行できるようになれば、それだけで業務効率は上がります。研修は積極的に行った方が良いでしょう。
ただし、やみくもに研修を行うのはNGです。社員に合った研修を行っていかないと、大して能力が身に付かないなど、ただいたずらに時間を消費してしまうだけのものになってしまう恐れがあります。研修を行う場合は、今の社員に足りないと思うものを補う内容でなければなりません。
人材の適材適所を見極める
業務効率化を図るためには、人材一人ひとりを適材適所に配置することが大切です。社員の希望にもよりますが、適していない部署に人材を配置しても本来の実力が発揮されません。これでは効率が悪いので、社員一人ひとりの潜在能力や得意なことを知り、適材適所に配置することで本来の実力が発揮されます。
業務委託
会社の仕事を社内だけで絶対に片付けようとするスタンスではなく、時には業務委託、いわゆるアウトソーシングを行うことで業務効率化を図ることもできます。アウトソーシングを依頼する際に料金が発生するとはいえ、そのまま自社内だけで抱え込んでも立ち行かなくなって効率が非常に悪くなるでしょう。
むしろ自社ではできない高い専門知識が求められる業務をアウトソーシングすることにより、他の社員は別の業務に集中できるため、費用対効果が高くなるのが大きなポイントです。アウトソーシングによる料金以上に成果が出せれば、ある程度コストをかける意味があります。
自社内で抱え込んで何日も何週間も時間をかけるのは無駄でしかないので、早々にアウトソーシングを行う方向性に転換しましょう。
行うべき業務の優先順位を決める
業務効率化を図るなら、さまざまな業務の優先順位を決めてから業務を進めるのがおすすめです。優先順位を決めるには今現在のワークフローを見直し、これから真っ先に行うべき業務から順番に優先順位を決めていきます。
明確化された優先順位が判明することで上位の業務にリソースを集中させることができますし、逆に優先順位が低い業務は他の業務にまとめるか、省略することもできます。
読み手が理解しやすい業務マニュアル・業務フローチャートを作成する
社内全体の業務効率化を図るためには、上層部だけが業務マニュアルやフローチャートを理解していればいいというものではありません。上層部の中には「いちいち説明しなければわからないのか」と思うかもしれませんが、何も説明されていない社員は手探りで作業を進めるしかないのです。
単にマニュアルやフローチャートを作成すればいいというわけではなく、社員一人ひとりがわかりやすく理解しやすい内容でなければなりません。知識だけで説明するより、読み手がわかりやすいマニュアルやフローチャートを作成しましょう。
業務効率化を成功させるポイント
業務効率化を成功させるポイントはいくつかあります。ここでは4つのポイントをご説明します。
何を効率化させるのか項目化する
業務を効率化させるといっても、社内業務全てを効率化させるのは多大な時間と手間がかかります。これを防ぐためにも、何を効率化させるのか項目化しましょう。そうすれば優先すべき項目や改善したい項目が炙り出されるので、それを優先して効率化させるのがポイントです。
無理・無駄・ムラを洗い出す
会社から任せられる業務の中には、ほぼ確実に無理・無駄・ムラがあります。業務の中で無理なことだったり無駄な仕事だったり、業務にムラがあったりすると業務効率を大きく下げてしまうでしょう。そうならないためにも、まずは社内業務の中で無理だと思われる仕事、無駄が多い仕事、ムラが出やすい業務が何かを洗い出しましょう。
ここで無理・無駄・ムラの3拍子に合わせて無駄な業務を省くのが得策です。
業務の目的達成を最優先に考える
何はともあれ、業務を行うときの目標は、何としてでも目的を達成することを最優先に考えることが大切です。業務を行う目的を達成することで、企業の利益につながります。優先順位をつければ、期限が短い業務やクライアントからの依頼など、早めに片付けておきたい業務を先に終わらせることが可能です。
グループウェアを導入する
業務効率化を図るためにおすすめなのが、グループウェアを導入することです。グループウェアは、情報共有に役立つさまざまな機能を備えており、業務効率かに役立ちます。社内やチームでの情報共有が迅速に行えれば、無駄なやり取りや確認を減らすことができます。
さらに、グループウェアは公開範囲を細かく設定できます。社内でも共有する情報を限定できるため、余計な情報が漏れるようなことがありません。グループウェアの導入によって全社的な情報共有を可能にすることで、無駄がない共有ができます。
まとめ｜会社の現状を把握し、業務効率化を図ろう
業務効率化を図るために何よりも重要なのは、自社が置かれている状況に合わせて問題を一つひとつクリアにすることです。業務効率化は会社の利益や社員のやる気などさまざまなところにつながります。
社内全体で情報共有できたり、マニュアルやフローチャートによって業務の属人化を防いだりすることも業務効率化のメリットです。
まずは業務効率化の目的や会社の現状を把握し、業務効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
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