こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
企業を発展させるためには、必要経費は避けて通れません。ツールの導入などに経費をかけたとしても業務効率化を実現できれば、最終的には企業の利益拡大につながるでしょう。
どのように会社のお金を使うのかは、与えられた予算の中で決めることになります。チームごとに予算の適切な使い方を検討し、費用対効果の高い選択を取ることが大切です。
とはいえ、各チームが思い思いに会社のお金を使ってはいけませんよね。予算を使うためには予算申請を行い、上長の承認を得るのが一般的です。
しかし、予算申請の手続きをスムーズに進めることは難しく、苦労している企業も多いようです。今回は、紙の申請書で予算申請の手続きを行っている企業にインタビューしました。そこから見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。
予算申請の手続きがスムーズに進まない
今回インタビューした企業はWeb制作会社で、Webの企画や設計、構築に加えてアプリ制作まで幅広く行っています。
業務内容ごとに数人のチームに分かれています。生産性を向上させるには、チームごとにツール導入などの必要経費が欠かせません。各チームには毎年予算が与えられ、予算をどのように使うかはそれぞれのチームが決めています。
ただし、予算を使うためには予算申請を行い、上長の承認を得なければなりません。現状は、紙の予算申請書を使って申請しています。
しかし紙を使った予算申請は、手続きがスムーズに進まないことも多いそうです。上長がチェックを忘れていたり、差し戻し時のやり取りに時間がかかったりすることも少なくありません。
紙の予算申請書は埋もれやすい上に、直接的なやり取りが必要
こちらの企業では、紙の申請書を使って予算申請手続きしている、とのことでした。
まず各チーム内で予算の使い方を検討し、その結果をもとにリーダーが予算申請書を作成します。予算申請書の提出先は上長です。上長は予算申請書をチェックし、問題なければ承認し、問題があれば当該チームリーダーに予算申請書を差し戻します。
紙の予算申請書は嵩張りやすく、引き出しに入れたまま忘れられてしまうことも少なくありませんよね。それに、申請者が手続きの進行状況を把握できないことも大きな課題です。
上長が予算申請を忘れていた場合、申請者が直接確認しなければ手続きが進まないかもしれません。 また、紙を使った予算申請は、申請者と承認者が必ず対面でやり取りしなければなりません。
そのため申請書の提出や差し戻し時に直接やり取りする手間が発生します。外出や在宅ワークの多い職場では、とても不便ですよね。
グループウェアのワークフロー機能で、予算申請をオンライン化
紙の予算申請がスムーズに進まない課題を解決するには、グループウェアのワークフロー機能を使うのがオススメです。
グループウェアを使うと、予算申請で発生する申請や承認、差し戻しといった手続きをすべてWeb上で行えます。申請を行うと承認者のデスクトップ上に通知されるため、忘れられてしまう心配もありません。それに、Web上で手続きの進行状況を把握できるので、手続きが進まない場合でもすぐに対応しやすくなります。
また、予算申請手続きはパソコンだけでなくスマートフォンからでも行えます。そのため申請書を手渡しする必要がなく、在宅ワークなどでも問題ありません。
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