こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
大抵のビジネスパーソンは、チームの一員として仕事しているものです。チームメンバーとさまざまなタスクを手分けして進めていくことで、一つの大きなプロジェクトの目標を達成できます。
ときには、メンバー間でフォローが必要なこともありますよね。チームの中でフォローし合うためには、自分の予定だけではなくメンバーの予定もしっかり把握しておくことが欠かせません。
しかし、全チームメンバーの予定をまとめて管理しようとすると煩雑になりやすいのです。そのため、ひと目でチームメンバーの予定を把握するための管理方法には、工夫が求められます。
今回はチーム規模が拡大し、予定の共有に苦労している企業にインタビューしました。そこから見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。
予定管理が煩雑で、チームメンバーの予定が把握しづらい
今回インタビューした企業は写真・ビデオ代行販売事業で、保育園や幼稚園へ写真・ビデオ関連の各種サービスを提供しています。
事業が軌道に乗るにしたがって、当初は10名程度だった社員数はどんどん増え、今では70名近くにまでなりました。当然、企画や販売といったチームごとのメンバー数も増えたため、メンバー間での連携がとても大切です。チーム内でフォローし合える環境を作るためには、チームメンバーの予定を正確に把握しなければなりません。
現状は、チームごとにホワイトボードで予定を管理・共有しています。しかし、一つの予定表に全メンバーの予定を入れ込もうとすると煩雑になってしまい、ひと目でチームメンバーの予定が把握できません。それに、ホワイトボードでは記入スペースに余裕がなく、全メンバーの詳細な予定を網羅することは難しいそうです。
ホワイトボードの予定管理はまとまりがなく、詳細も記入できない
こちらの企業では、ホワイトボードでチームの予定を管理・共有している、とのことでした。
ホワイトボードは、日にちごとに分割されているタイプのものです。打ち合わせや外出などの予定が確定次第、各自手書きでホワイトボードに予定を記入します。全メンバーが各日にちに予定を記入する必要があるため、メンバーごとに記入位置を決めて使っています。
ホワイトボードの予定管理では人数が増えると記入スペースが少なくなり、記入できる内容に制限が発生します。そのため、細かい予定を共有することは難しいでしょう。
また、手書きすることになるため、メンバーによって読みやすさが大きく変わってきます。結果として、まとまりがなく煩雑になってしまい、ひと目でメンバーの予定を把握することはできません。
グループウェアのカレンダー機能で、チームの予定の視認性を向上
チームメンバーの予定が煩雑で把握しづらい課題を解決するには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがオススメです。
グループウェアだと、チームメンバーの予定をWeb上で管理・共有できます。全メンバーの予定が1つのカレンダー上にまとめて表示されるため、チームの動きが正確に把握可能です。しかも、メンバーごとに予定を色分けして表示できるので、視認性が良くひと目でチームメンバーの予定が分かります。
さらに、予定にはファイルを添付したり、詳細な内容を入力したりできます。そのため、ホワイトボードのように記入内容が制限されることもなく、予定を細かく共有可能です。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
