こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
業務効率化と生産性向上は、似ているようで異なるものです。業務効率化は与えられた仕事を効率化することで、生産性向上は業務効率化ができた結果、コスト削減や仕事の生産性が上がることをいいます。
つまり両者は連動しているため、業務効率化ができないと生産性も上がらないことになります。この記事では業務効率化ができないと発生する3つの問題とその対策について紹介してきます。業務効率化を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
業務効率化とは？
業務効率化は、仕事の生産性を高めるために与えられた仕事をいかに効率よく行うかを目的としています。つまり一つの業務にかかる時間や工程を短縮・簡素化して仕事を行いやすくするのです。
そのため近年では人が行える作業はIT化する方向にシフトし、ツールやアウトソーシングを活用しながら作業の手間を減らしてきました。しかし、日本の労働人口減少の影響が大きく、現状は一人あたりの業務量は増え続けています。
総務省の発表によると、2040年までに生産年齢人口は5,978万人まで減少（今までの53.9％の割合）すると予測されています。
日本は超高齢化社会に突入し、いかに少ない労働人口で日本を支えていくかという点が課題であるため、業務を効率化せざるを得ないのが現状なのです。
＊参照 総務省｜人口減少の現状
生産性向上とは？
生産性は、企業にとってどれだけ成果を生み出す工程を高められたかということです。企業は成果物を生み出すために人やお金などの資源を投入しており、最小の資源で生み出される成果が大きければ大きいほど生産性が高いと判断されます。
つまり、生産性向上はツールや人材、仕組み化などによって、最小の資源でいかに成果を大きく上げるかという取り組みなのです。
業務効率化と生産性向上の違いとは
業務効率化と生産性向上の違いは、「手段と結果」の関係ということです。
業務効率化は生産性を高める手段の一つであり、仕事の無駄な作業や時間を省いて業務の効率を上げることです。生産性向上は、業務効率化という手段で生み出された時間や人材を活用し、いかに少ない経営資源で利益拡大を目指すかという取り組みのことです。
つまり生産性を高めるためには、手段という業務効率化が必要になるのです。
業務効率化ができないと発生する3つの問題
業務効率化は簡単に行うことはできません。なぜなら人に依存するからです。仕事には全社的一律に効率化を図れるものと、個人で効率化を図らなければならないものがあります。その両軸で効率化を図らなければ、大きな生産性向上にはつながりません。
ここでは、業務効率化ができないと発生する3つの問題について紹介していきます。
個人の生産性が上がらない
少ない人数で利益を生み出すには、個人の生産性向上は必須です。しかし業務効率化ができなければ、個人の生産性も上がりません。そして、個人の生産性を上げるにはさまざまな取り組みが必要です。
まずは、作業工程やそれにかかる時間を洗い出します。無駄な作業や時間はないか考え、効率よく仕事をこなすためのタスク管理やスケジュール調整など、日常の小さなルーティンワークから見直していく必要があります。
組織の生産性が上がらない
日本では、働き方改革が進んでいます。しかし、個人の業務効率が上がらないまま、やみくもに残業を減らしてワークライフバランスを充実をさせようとするあまり、組織としての生産性が上がらず利益を減少させている企業は多くあります。
なぜなら形だけの業務効率化は根本的な解決に至らないからです。組織として生産性を上げるには、まず個人の生産性を上げることから始める必要があるのです。
国の生産性が上がらない
国内の労働人口が減少している以上、どうしても少ない人数で生産性を高める必要がありますが、組織の生産性が上がらなければ国の生産性も当然上がりません。限られた人口資源でいかに多くの利益を生み出すのかが、国を支える課題となります。
ただ働き方改革など国の方針に形だけ参加し、実態はサービス残業や休日出勤、名ばかりのワークライフバランスをとっている企業も少なくありません。これは組織として業務効率化を図れていないことが原因ですので、まずは個人の業務効率化が急務です。個人の業務効率化なくして組織や国の生産性を上げることはできません。初めに個人の生産性を高めることが大事なのです。
業務効率化を加速させる方法
業務効率化を加速させるには、まず個人の効率化がポイントであることをお伝えしてきました。最後に個人の業務効率を高める方法について、4つ紹介します。
適材適所に社員を配置する
適材適所に社員を配置できなければ、業務も効率よく回りません。適材ではない社員を配置した場合でも業務を回すことはできますが、ミスや納期に遅れが出るなど効率が悪くなるでしょう。
そのため、適材適所の人員配置が大事なのです。なお適材適所とあわせて、いかに社員の能力を最大限に引き出すことができる環境を整えるかも、非常に重要な取り組みであるといえるでしょう。
システムやツールを導入する
社員の業務内容は具体的に把握できていますか。業務が属人化していると、その社員一人あたりのタスクがどの程度あるのか不明確になることが多々あります。まずはタスクの洗い出しを行いましょう。そのうえで、タスクを効率よく行うための機能に特化したサービスやツールを決定します。
例えば、スケジュール管理がうまく行えていない社員が多い場合は簡単に管理できるツール、社員同士のコミュニケーションが少ないことで業務が滞っていたら、ビデオ通話機能が充実しているツールなど、状況にあわせたシステムやツールを導入することで個人の業務効率化が図れます。
テクニックやグッズを導入する
仕事の効率が良い社員とそうではない社員がいます。なぜ違いが生まれるのでしょうか。
それは、効率よく仕事をこなせるテクニックがあるかないかの違いが考えられます。これは仕事を多くこなすことで慣れてきたり、先輩や指導者から伝えられることで習得できたりするものなので、もしテクニックを生み出す力や環境がなければいつまで経っても効率は上がりません。
そのため効率化のテクニックやグッズを共有できる環境を整えましょう。できれば小さいグループを作り、それを管理する組織へと波及させていくような仕組みを整えると良いでしょう。
外注化（アウトソーシング）を導入する
自社内で行っている作業を外注化（アウトソーシング）できないか検討してみましょう。なぜなら外部に作業を外注化すると、作業の手間が省けた社員は本来の業務に集中することができるからです。
結果、コスト削減だけではなく、専門性の高いアウトソーシング先の高度な技術を取り入れられる効果も期待でき、仕事の質が高まるでしょう。これにより、自ずと企業自体の生産性向上が期待できます。
まとめ｜業務効率化をすれば生産性向上につながる
この記事では、業務効率化と生産性向上の違いについて紹介してきました。人手不足に陥っている日本で、業務効率化はかかせません。しかし、人に依存する効率化には限界があります。
まずはタスクを洗い出し、業務効率化のためのツールの導入を検討をしてみてはいかがでしょうか。
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