こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
日報を日々作成している社会人の方も多いのではないでしょうか？日報は、業務改善するうえで効果的な手段といえます。目標に対しての成果を毎日振り返ることで作業状況を把握しやすくなり、課題の発見にもつながるでしょう。
また、日報は上司だけではなくチーム内で共有することで状況や課題の共有ができ、チームワークを高める効果もあります。そのため、日報を手軽に共有できる運用体制が求められます。
日報をExcelなどのファイルで作成、共有している企業も多いようです。しかし、日報をファイル管理するとファイル数が膨大となり、シンプルに運用するのは難しいでしょう。
今回は、日報を毎日運用している企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。
日報のファイル数が膨大で、チェックやフィードバックに時間がかかる
今回インタビューした企業は機能性食品メーカーで、漢方などの医薬品原料、機能性食品原料の調達・管理・販売を行っています。
こちらの企業では商品の宣伝やお客様先での提案など、営業にも力を入れています。営業部の業務改善に欠かせないのが、日報です。営業部では日々の業務成果や課題などを社員が日報にまとめて、部長がチェックしています。
日報を運用するうえで利用しているのが、Excelファイルです。しかし、1日の日報に対して1つのExcelファイルを作成しているため、ファイル数が膨大になってしまいます。その結果、日報のチェックやフィードバックにとても時間がかかっているそうです。
Excelファイルの日報はかさばりやすく、情報共有もスムーズにできない
こちらの企業では、日報をExcelファイルで作成している、とのことでした。
営業部社員はExcelファイルで日報を作成し、共有フォルダ内に格納します。日報ファイル名には、社員名と日付の設定が必要です。部長は翌営業日朝に各社員の日報をチェックし、フィードバックを追記します。
毎日社員数分だけExcelファイルが増えていくので、共有フォルダ内の日報がかさばってしまい、管理が大変です。ファイル数が多いとチェックに時間がかかるだけでなく、チェック漏れのリスクも高まります。また、Excelファイルでは細かいセル操作が発生し、日報の作成にも時間がかかりやすいでしょう。
さらに、Excelファイルでは部長がチェックやフィードバックを行ったとしても、作成者には通知されません。そのため、スムーズに日報のやり取りが行えないのもデメリットです。日報のチェック連絡をメールで行うのでは、余計な手間が増えてしまいます。
グループウェアの社内SNS機能で、日報をオンライン運用
日報の運用をシンプルにするには、グループウェアの社内SNS機能を使うのがオススメです。
グループウェアを使うと、日報の作成や共有をWeb上で行えます。作成した日報はすべてクラウド管理されるので、Excelファイルのようにかさばることもありません。それに、パソコンはもちろんスマートフォンからでも日報を作成できるため、在宅ワークといった新しい働き方にも対応可能です。
さらに、社内SNS機能では「いいね」を付けたり、コメントを投稿したりできます。確認者がフィードバックを行うと日報作成者のパソコンやスマートフォンに通知されます。そのため、見逃すことなくスムーズに日報のやり取りが可能です。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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