こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
- 稟議をもっと効率化したい
- テレワークなどに適したサービスが知りたい
と頭を悩ませる管理職や経営者の方はとても多いですよね。
「働き方改革」や「テレワーク」が推進されているこの時代において、稟議の効率を上げることは社員の負担を減らすだけではなく、会社の無駄なコストをカットできます。
そこで本記事では「稟議のクラウド化」にフォーカスし、メリットやサービスを選ぶ際の注意点などを説明します。
あなたの会社の業務効率化の参考になる内容となっていますので、ぜひ目を通してみてください。
目次
「クラウド」とはどのようなシステムなのか
まずはクラウドサービスの概要から解説をします。
クラウドサービスとは、端的に「インターネットなどのネットワークを介して利用できるサービス」です。
クラウドサービスはユーザーがインターネット環境を用意するだけで、パソコンやスマートフォンなどの端末を問わず、どこでも利用ができます。
私たちに普段から馴染みのあるクラウドサービスといえば
・Gmail
・Dropbox
などが挙げられます。
上記のクラウドサービスはアカウントを作ってログインすることで、専用のソフトウェアなどを導入しなくても簡単に利用できますよね。
私たちの日常生活でも馴染みがあるクラウドサービスですが、近年は稟議申請を効率化するためのクラウドサービスも登場し、多くの会社に導入されつつあります。
そこで次の章で「稟議をクラウド化するメリット」についてご紹介します。
稟議をクラウド化するメリット
稟議をクラウド化するメリットは主に以下の5点が挙げられます。
- 管理が楽になる
- コスト削減につながる
- スムーズに導入ができる
- 意思決定のスピードが上がる
- 稟議書がどこで滞っているかを即座に把握できる
それでは順番に見ていきましょう。
管理が楽になる
1つ目のメリットは管理が楽になる点です。
稟議書をクラウド化することで、書類をデータとしてインターネット上に全て保存できたり、探したい書類を瞬時に見つけたりできます。
従来の紙での書類管理は以下のような課題が発生するのではないでしょうか。
- 書庫のキャパシティーが限界
- 紙が多くなりすぎて紛失してしまう
- 過去の書類を見つけ出すだけで大仕事になる
紙での管理は生産性も上がりにくく、本来集中すべき業務に支障をきたす場合が多いですよね。
一方で稟議書などをクラウド化することで、管理はすべてインターネット上で完結されるため、生産性が上がり、時間を割くべき業務に集中できるのです。
コスト削減につながる
2つ目のメリットはコスト削減につながる点です。
電子化した稟議書を通して仕事を行うため、ペーパーレス化が実現します。ペーパーレス化が実現すると、以下のような紙の仕事特有のコストが削減できます。
- 郵送費
- インク費用
- Faxの通信費
- コピー用紙のロス
もちろん上記のコストは1回単位であれば微々たる費用ですが、年間単位に換算すると、大きな額となるので軽視はできません。
また稟議のクラウド化はペーパーレス化による「目に見えるコスト削減」だけではなく、「目に見えない時間のコスト削減」も可能です。
具体的には1つ前の章でも解説したように、クラウド化することで書類の管理が楽になります。
書類の管理が楽になることで、見つけたい書類をスムーズに探せるため、時間を削減でき、結果残業の削減につながる場合もあるのです。
郵送費などの目に見える費用、時間という目に見えない費用の両方を削減できるのもクラウド化の魅力ですね。
スムーズに導入ができる
3つ目のメリットはスムーズに導入ができる点です。
なぜならクラウド型の稟議申請のシステムはログイン情報が付与された段階で即座に利用ができるからです。
自社でサーバーやネットワークを用意し、運用をするオンプレミス型のサービスでは、利用を始めるまで時間がかかり、かつ専門知識のある人でなければ運用が難しい特徴があります。
一方クラウド型であれば、サービスを提供している会社のシステムを利用するので、自社で運用・開発する必要がなく、専門知識のある人材の採用も特段必要ありません。
クラウド型のサービスを提供している会社と提携し、月額料金や初期費用を支払うだけで即座に利用ができるのです。
専門知識のある人材、機材の準備などが必要なく、スムーズに導入できるのも魅力的ですね。
意思決定のスピードが上がる
4つ目のメリットは意思決定のスピードが上がる点です。
従来の紙での稟議であれば、承認者が稟議書を作り、順番に承認をいただいていく形でしたよね。
紙での稟議申請を行っていたら以下のような課題に直面するのではないでしょうか。
- 決裁者が長期出張に行っていたら申請が滞る
- 大がかりな稟議の場合、順番に承認を行っていたら時間がかかる
つまり紙で行う稟議は時間がかかるものなのです。
一方で稟議をクラウド上で行う場合は、外出先でもスマートフォンやタブレット端末などで場所を問わずに承認が行えるので、大幅な時間削減につながります。
承認のスピードを早めることはスピーディーな経営にもつながりますので、ぜひ一度試しておきたいですね。
稟議書がどこで滞っているかを即座に把握できる
5つ目のメリットは稟議書がどこで滞っているかを即座に把握できる点です。
大規模な会社だと稟議のルートも複雑で、承認者の数も多く、稟議がどこまで進んでいるのかを把握しにくい場合がありますよね。
しかしクラウド上で稟議を行うことで、どこまで承認が進んでいるかを瞬時で把握できます。
承認が長い間、同じ人で滞っている場合は即座に連絡を送ることも可能です。
以上5点が稟議をクラウド化するメリットでした。
クラウドサービスの選び方のポイント
クラウドサービスの選び方のポイントは以下の3点です。
- 操作が簡単にできるか
- セキュリティ体制が万全か否か
- コストと機能が見合っているか
順番に見ていきましょう。
操作が簡単にできるか
ポイント1点目が「操作が簡単にできるかどうか」です。
クラウドシステムは頻繁、かつ長期的に利用するツールになるため
- 直感的に使えるか
- 動作が軽いか
などの使いやすさを重視しなければ、かえって仕事の効率が悪くなる場合もあります。
ですのでサービスの導入前は資料請求、トライアル利用などで製品のユーザビリティを確認しておくことをおすすめしますね。
セキュリティ体制が万全か否か
2点目が「セキュリティ体制が万全か否か」です。
稟議書など重要なデータをクラウド上に保管するため、セキュリティが強固でないと情報漏洩の可能性もあり、安心して利用ができません。
ですので導入する前は
- 暗号化が行われるか
- 監視体制が敷かれているか
などのセキュリティ体制を確認しておくようにしましょう。
コストと機能が見合っているか
3点目が「コストと機能が見合っているか」です。
クラウドサービスは利用人数に応じた料金、初期費用などが発生するため、会社の規模によって金額が変動する場合もあります。
しかし料金も安ければ良いわけではなく、機能性と見合っているかを検討し、自社に最適なサービスを選びましょう。
まとめ
本記事では業務効率化に最適であるクラウドについて、稟議をクラウド化するメリット・選び方について解説をしました。
稟議をクラウド化するのは多くのメリットがあり、業績にも大きな影響をもたらす可能性があることを知っていただけたのではないでしょうか。
ぜひ稟議をクラウド化し、効率的で多様な働き方を実現しましょう。
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