こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
チーム内で予定を共有することはとても大切です。特に出張などで社内に不在になることが多い仕事では、しっかり予定が共有できないと思わぬ入れ違いが発生することもあります。
とはいえ、予定の内容によっては他のチームに知られたくない情報もありますよね。このような予定を扱う場合は、セキュリティを意識した予定の共有手段が求められます。
しかし外部に情報を漏らさず、必要な範囲だけに予定を共有するのは意外に難しいものです。
今回は、予定の共有手段に不安を抱えている企業にインタビューしました。そこで明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。
他部署に知られたくない情報が漏れてしまうリスクがある
今回インタビューした企業は大手機械メーカーで、主にオフィス用品や建築工具の開発・販売を行っています。
本社営業部は都心にありますが、地方各地に開発拠点が存在します。また、1つの開発拠点内には複数の部署があります。出先に向かう社員も多いため、メンバーの動きを把握するには部署内で予定の共有が必要です。
現状は、部署ごとにホワイトボードで予定を共有しています。しかし、中には他部署に内容を知られたくない予定もあります。ホワイトボードでは、部署独自の情報が他部署に漏れてしまうことが懸念事項となっているそうです。
ホワイトボードでの予定共有は、誰でも閲覧・変更できてしまう
こちらの企業では、ホワイトボードで部署内での予定を共有している、とのことでした。
ホワイトボードの縦軸が社員名、横軸が時間となっており、出先に向かう場合などは行き先や目的を記入します。出先にいるメンバーが部署内の予定を確認する場合は、電話で部署のメンバーに確認を取ります。
ホワイトボードに書かれた予定は他部署のメンバーでも見ることができます。そのため、部署内だけに留めたい情報を管理するのに適していないのです。また、簡単に消したり書き加えたりできるため、第3者が変更したとしても気づけません。
しかも、予定を確認するためにはホワイトボードを直接見なければならないため、出先にいる場合は電話でのやり取りの手間が発生してしまいます。
グループウェアのカレンダー機能で必要な範囲だけに予定を共有
グループウェアのカレンダー機能を使うことが、予定共有のセキュリティ向上に効果的です。
グループウェアを使うと、予定をクラウド上で管理・共有できます。IPアドレスによりアクセス制限ができるため、第3者に予定が漏れたり、変更されたりする心配がありません。しかも、各予定には公開設定(日時のみ公開／完全非公開など)のオプションを付けられるので、内容に応じて柔軟に共有範囲を変えられます。
さらに、予定はパソコンやスマートフォンから手軽にチェックできるため、ホワイトボードで直接確認する手間も省けるのです。そしてファイル添付機能もあるため、より細かい情報を共有することもできます。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
