こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
自分だけが知らない情報があったり、相手に情報が伝わっていなかったり…仕事でこのような経験がある方も多いのではないでしょうか？こういったことが起きるのは、社内で情報共有がしっかりできていないのが原因です。
会社を発展させるためには、社内で情報共有することがとても大切です。まずはこの記事で、情報共有の目的やメリットを把握しておきましょう。
そこで今回は、社内で情報共有することの目的やメリットをご紹介します。
目次
社内で情報共有する目的とは？
社内で情報共有することの目的は、「社内の情報を有効活用して、会社の利益を拡大させること」です。情報は目には見えないものですが、会社にとってはとても大きな意味を持っています。
情報を有効活用できないと無駄なコストや手間がかかり、会社の負担が大きくなるのです。すべての社員が必要な情報にすぐにアクセスできる体制をつくることが、会社の発展には大切といえます。
とはいえ、全社員に情報を確実に共有するのは容易ではありません。社内での情報共有の手段についてはしっかりと考える必要があります。この記事の最後では、理想の情報共有方法をご紹介していますので、最後までチェックしてくださいね。
社内の情報共有で得られる4つのメリット
社内の情報共有によって得られるメリット4つを、それぞれ順に解説します。
迅速に情報を取得できる
情報がしっかり共有されている職場だと、社員が必要な情報をすぐに取得できます。その結果、情報を得るためにかかる時間や労力が少なく済むのがメリットです。
たとえば離れた拠点の社員と打ち合わせをしたい場合、時間を決めるために相手のスケジュールを確認する必要がありますよね。この場合スケジュールが共有されていないと、電話やメールで確認することになります。
電話では相手がすぐに出られないこともありますし、聞き返しが発生して時間がかかることも多いでしょう。またメールでは、相手がいつ返信してくれるかも分かりませんし、メールの作成や確認に時間がかかります。
このように情報を得るために余計な時間をかけないためにも、日々の情報共有は工夫する必要があります。
コミュニケーションがスムーズに
相手と会話しているときに、話が食い違ってしまうこともありますよね。これは、両者の間で情報量に差があるために発生していることが多いのです。
情報が社内に十分行き渡っていると、社員間での情報量に差が発生しにくくなります。その結果、社員同士で会話する際に認識のずれが発生しにくく、コミュニケーションがスムーズに取りやすいのです。
会社は多くの社員がいるからこそ成り立っているので、チームワークが欠かせません。チームワークを向上させるのに大切なのは、スムーズなコミュニケーションを取ることです。そのためにも、情報共有を十分に行うことが必要といえます。
ノウハウを活用して社員の生産性アップ
正しいやり方やコツを知っているか知らないかで、作業効率が大きく変わってくることがありますよね。このように業務していくうえで有用なノウハウは、全社的に共有すべきです。そうすることで他の社員が同じ作業をする時に、つまずくことなくスムーズにこなせるようになります。
また、新しい社員が入ってきたときに、作業のやり方を教えることもあるでしょう。このとき社内にノウハウがしっかり共有されていないと、社員によって教え方がバラバラになってしまうこともあります。その結果、社員によって作業効率にばらつきが生じ、全社的にみたときに生産性が高められないのです。
一方、社内にノウハウがしっかり共有されていると、全社員の業務効率をムラなく高められます。そのため、会社全体の生産性を向上できるのです。
仕事の「属人化」を防止
属人化とは「特定の人しかその作業ができない状態になる」ということです。たとえば、経理業務をいつも1人の社員だけに任せていたとします。この場合、その社員が長期不在になってしまうと、経理業務を出来る人がいなくなってしまいますよね。
しかし、経理業務のノウハウが共有されていれば、別の社員が代理で業務することも可能です。このように、仕事のやり方などを情報資産として残し共有しておくことで、不測の事態にも対応できます。
また、属人化が起きてしまうと、業務を割り振るうえで社員ごとの作業量にばらつきが生じやすいのです。その結果、特定社員だけに大きな負担がかかってしまいます。このような事態を防ぐためにも、業務のノウハウなどを情報共有しておくことはとても大切です。
社内の情報共有には「グループウェア」がオススメ
社内での情報共有には多くのメリットがあることを解説しました。ここでは、具体的に社内で情報共有するための理想的な手段をご紹介します。
社内で情報共有するためには、「グループウェア」を使うことをオススメします。グループウェアとは、社内における情報共有の促進を目的としたソフトウェアやサービスのことです。
グループウェアを使うと、業務で発生するさまざまなデータをすべてWeb上で管理・共有できます。その結果、情報共有するために電話やメールといった面倒な手段を使う必要がなくなるのです。
グループウェアは、すべての社員がWeb上から利用可能です。そのため、全社員が必要な情報をすぐに取得できるようになります。また、パソコンはもちろんスマートフォンからでも利用できるため、社外にいても問題なく使えます。
まとめ
今回は、社内で情報共有することの目的やメリットをご紹介しました。ご紹介した内容を振り返りましょう。
・社内で情報共有することの目的
⇒社内の情報を有効活用して、会社の利益を拡大させること
・社内で情報共有することのメリット
①迅速に情報を取得できる
②コミュニケーションがスムーズに
③ノウハウを活用して社員の生産性アップ
④仕事の「属人化」を防止
・社内で情報共有するためには「グループウェア」がオススメ
⇒業務で発生するさまざまなデータをすべてWeb上で管理・共有できる
⇒必要な情報をすぐに取得できる
⇒社外にいても問題なく使える
どの会社でも、「利益拡大」は大きなテーマとなっているでしょう。それを達成するためには、社内の情報共有がとても大切ということです。
スケジュールや社内ノウハウといった情報をスムーズに共有することは、容易ではありません。これらの情報共有にはグループウェアを使うのが便利です。社内の情報共有を促進して会社の利益を拡大させたい方は、グループウェアを使ってみてはいかがでしょうか？
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