こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」介護業ライターの千葉です。
介護現場の情報共有は、利用者の満足度向上および介護職員の定着化に欠かせない項目です。利用者の満足度を高めて介護職員の定着化を実現できれば、施設運営は安定するでしょう。
それでは、介護現場の情報共有はどのように効率化したらよいのでしょうか。今回は、介護現場における情報共有の重要性を解説したうえで、情報共有の効率化に役立つDXとクラウドストレージについて解説します。
Contents
介護現場における情報共有の重要性
介護現場における情報共有の重要性について、5つの項目に分けて解説します。
介護職員の人材不足をカバーするため
まずは介護職員の人材不足に関する問題です。2023年6月1日現在、日本の総人口は、およそ1億2,451万人。そのうち、65歳以上の高齢者が占める割合は、およそ3,621万人と全体の約29％にのぼっています。この割合は、WHOが定める超高齢化社会の割合※を大きく超える数値です。
参考：総務省統計局 人口推推計 2023年（令和5年）11 月報
※超高齢化社会とは、65歳以上の人口が総人口の21％以上を占める社会のこと。「医療や介護における人材不足」「労働力の減少による経済規模の縮小」といった問題が存在する。
少子高齢化が進む現在の日本では、介護人材を定期的に確保できるとは限りません。限られた介護職員で利用者を安全に介護していくためには、個々のスタッフの経験や知識だけに頼らない仕組み作りが重要です。
そこで、利用者の基本情報やアセスメント記録などを情報共有できる仕組みを構築できれば、介護職員は個々の利用者の状態に応じた適切な介護サービスを提供できるようになります。結果として安全な介護現場を実現できるのです。
利用者の安全を守るため
転倒や誤薬といった介護事故を防ぐためにも、利用者の変化を職員間で共有することが大切です。例えば、利用者のADLの低下を職員間で共有すると、「Aさんの歩行に最近ふらつきがみられます。長距離を移動する際は職員が側につきましょう」という予防策の立案が可能になります。また、内服薬に変更があれば、「Bさんの朝の内服薬に変更がありましたので、服薬介助の前に変更点を確認してください」と介護職員に注意を促せるでしょう。
苦情に対して適切に対応するため
介護現場では、利用者や家族から苦情が寄せられることがあります。人と人が接する介護現場では、ちょっとしたすれ違いが誤解や不満につながりやすいためです。
苦情を放置すると、相手の不満がたまりクレームに発展してしまうおそれがあります。苦情を発見したら、迅速に適切な対応を選択しなければいけません。そこで、苦情が発生した経緯、苦情に対する対応方法を職員全員で共有することで、適切な対応を実現します。
適切な対応ができると、「しっかり私の意見を聞いてくれた」と相手から好評価を得られるでしょう。サービス満足度の向上は、地域の方や医療・介護従事者からの評価にもつながります。現場レベルでいえば、利用者の笑顔や家族からの感謝の言葉などになって返ってくるはずです。
介護施設への信頼を保つため
利用者や家族との約束を守ったり、サービス提供時の注意点を職員同士で共有することは、介護施設の信頼獲得につながります。
例えば、通所介護施設では、利用曜日や送迎時間の変更について連絡をもらうケースがあります。臨時の利用や急な休み、送迎時間を早めてほしい（遅らせてほしい）といった要望に対応するには、職員同士の情報共有が大切です。万が一利用者や家族からの連絡事項に対応できないと、「私の連絡を聞いていない」と悪い方に取られかねません。
介護施設の報連相をスムーズにするため
適切な介護サービスを提供するために、介護現場では「報告」「連絡」「相談」が毎日行われています。上長が部下に必要な指示を出したり、部下が上長に業務内容について相談したりするためには、まずは介護現場でのスムーズな情報共有が欠かせません。
参考：【介護施設向け】報連相の重要性と伝わる仕組み作りとは？｜〇〇活用で情報共有を効率化
介護現場への導入が進むDX
介護現場の情報共有を促進させるためにはDX（デジタル・トランスフォーメーション）の導入が効果的です。DXとは、デジタル技術やデータの活用によって、既存の製品やサービスを「変革」することを指します。つまり、介護現場にDXを導入することで、利用者の満足度向上や介護職員の負担軽減を実現できるように、介護サービスを変革するのです。
“DXの定義は次のとおりとする。「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」 “
引用：経済産業省 デジタルガバナンス・コード2.0 ページ1
今後の活躍が期待されるDXツールとは
本記事では、介護現場のDXを実現させるためのツールをDXツールと呼びます。今後の活躍が期待されるDXツールがこちらです。それぞれ解説してまいります。
- クラウドストレージ
- 介護ロボット
- 介護ソフト
- チャットツール
介護ロボットとは、「利用者の自立支援や介護者の負担軽減に役立つ介護機器」を指します。具体例がこちらです。
- 装着型パワーアシスト
- 歩行アシストカート
- 自動排せつ処理装置
- 見守りセンサー
介護ソフトとは、介護業務や請求業務を支援するソフトウェアのことです。利用者情報やアセスメント記録といったサービス提供に欠かせない情報を、1つのソフトで管理できます。クラウド型の介護ソフトを導入すれば、初期費用や保守管理費用を節約することも可能です。
また、チャットツールの導入は、職員間の情報共有に役立ちます。パソコンやスマートフォンなどのICT端末※を利用すれば、介護業務に必要な情報をリアルタイムでやり取りできるでしょう。介護施設にオンボーディングを導入する際にも、欠かせないツールの1つです。
※ICT端末とは、パソコン、スマートフォン、デジタルカメラなどの情報機器のこと
参考：【介護事業者向け】オンボーディングで早期退職の防止と長期定着を図る
介護現場の情報共有を効率化させるクラウドストレージ
介護現場の情報共有を効率化させるための方法として、クラウドストレージの導入をおすすめします。クラウドストレージは、製造業、建設業、印刷業などのさまざまな分野で導入されているDXツールです。ここでは、クラウドストレージの特徴と機能について紹介します。
クラウドストレージの概要
クラウドストレージとは、インターネットを通じて、デジタルデータを管理したりファイル共有を実現したりするサービスのことです。介護現場にクラウドストレージを導入すると、ADL情報、介護計画書、これまでのサービス提供記録、アセスメント記録などを一元管理できます。
これらの情報は、URLの共有機能を利用することで、職員間で共有することも可能です。インターネットにつながる端末があれば、勤務先はもちろん、自宅や外勤先からでもデータを閲覧したり編集したりできます。クラウドストレージはインターネット上にストレージ（記憶装置）を設けます。そのため、社内にNASなどの設備を導入する必要がなく、システムの構築費用や保守管理にかかるコストは発生しません。
セキュアな情報共有と大容量ファイルの共有が可能
クラウドストレージの大きなメリットとして、万全のセキュリティ対策と大容量ファイルの共有が挙げられます。
クラウドストレージでは、特定のファイルに個別パスワードをかけられます。時間制限を付与してから公開することも可能です。暗号化された通信によってデータがやり取りされるため、外部からの情報漏洩も防ぎます。また、クラウドストレージでは、介護現場における大容量ファイルの共有が可能です。介護現場における大容量ファイルの一例がこちらです。
- 外出行事の写真や動画
- レクリエーション用の資料
- 研修や講義の動画
- その他の高画質な写真や動画
大容量ファイルの問題点は、職員間の受け渡しに時間がかかる点です。メールに添付する際はデータを圧縮しなければいけませんし、直接渡すにしてもUSBメモリーなどの記憶媒体を用意する必要があります。しかし、クラウドストレージを利用すれば、アップロードしたファイルにアクセスするだけで画像や動画を閲覧したり保存したりできます。職員間での情報のやり取りを短縮化して、介護現場の生産性を高められるのです。
クラウドストレージを活用した具体例
職員間での情報共有の効率化にも、クラウドストレージが役立ちます。例えば、クラウドストレージに職員の勤務表をアップロードすれば、シフト作成者は必ずしもシフトを印刷したり配ったりする必要がありません。個々の職員がクラウドストレージにアクセスして勤務表を確認できるからです。
また、生活相談員や管理者クラスの方にもクラウドストレージは役立ちます。サービス担当者会議に出席する場面では、ご自身のスマホやタブレット端末などから必要な資料にアクセスできます。外部の研修や会議などに出席する際にも、必要な資料をクラウドストレージにアップロードしておけば、USBメモリーなどを持ち歩く必要はありません。
まとめ
多くの介護現場では、ミーティングや申し送りノートなどを使って情報共有を行っているでしょう。これらの方法は、口頭でやり取りする際に大きな効果を発揮しますが、その場にいない職員への情報共有については不十分な面があります。聞いたはずの情報を忘れたりメモを取り忘れてしまったりするケースもあるでしょう。人間である以上、ケアレスミスは避けられません。
しかし、クラウドストレージを使って情報共有の仕組みを構築すれば、そうした属人化に頼らない仕組み作りが可能となります。ぜひこの機会に、自社の介護現場における情報共有にクラウドストレージの導入を検討してみてください。
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ライター：千葉 拓未
高齢者デイサービスや特別養護老人ホームなどの介護・福祉施設に約13年間従事。
相談員として5年間の勤務実績もあり。介護業界における労務環境・情報管理・
はたらきやすい職場づくりなど、様々な分野で専門性の高い記事を作成している。
国家資格「介護福祉士」「社会福祉士」所持。
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