こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」介護業ライターの千葉です。
介護施設の運営において、新入職員の早期退職を防止する取り組みは重要です。早期退職の防止は、人材定着化や安定した施設運営につながります。しかし、介護施設の新入職員の中には、現場になじむ前に退職してしまう方が少なくありません。その原因として、新入職員へのフォローが不足している可能性があります。
そこで今回は、自社の介護施設に人材が定着しないと感じている方に向けて、早期退職の防止と人材定着化に役立つ「オンボーディング」を解説します。
Contents
厚生労働省は、新規学卒就職者の就職後3年以内の離職状況をまとめた「新規学卒就職者の離職状況」を公表しています。同調査によると、平成30年3月に卒業した人の就職後3年以内の離職率は、新規高卒者で36.9％、新規大卒者で31.2％でした。
産業別の離職率を確認すると、離職率が高い産業は「宿泊業・飲食サービス業」「生活関連サービス業・娯楽業」「教育・学習支援業」「小売業」そして「医療、福祉」となっています。
各産業の離職率を示したグラフがこちらです。
参考：厚生労働省｜～令和２年度における新規学卒就職者の離職率は例年に比べ低下～
「医療、福祉」に就職した新規高卒者のうち、3年以内に離職する割合は全体の46.2％と高い数値です。新規大卒者も38.6％と全体平均を上回る数値となっています。医療・福祉の現場では、患者や利用者をみる人手が必要不可欠です。そのため新入職員の適切なフォローが、介護施設にも求められているのです。
人材定着化に効果を発揮するオンボーディング
近年、職員の早期離職を防止して人材定着化を進める施策として、オンボーディングが注目されています。オンボーディングの目的や手法、OJTとの違いをみていきましょう。
目的
オンボーディング（On-Boating）とは、「目的地まで船に乗る」という意味の英語表現です。人材教育の場面では、組織になじんでもらうために、対象職員に対して企業が取り組む活動全般を指します。
オンボーディングの対象は、新卒入職者だけではなく、中途入職者、異動者なども対象となります。新しい環境になじむまでの時間を短くすることで、入職者の早期退職を防止するのです。
手法
オンボーディングは、人材教育の質を保つために、人事部が中心となって運用します。例えば、特別養護老人ホームとデイサービスでは、働く現場も職員も異なりますので、人材教育の格差が生じやすくなります。そこで全体を統括する人事部が主導することで、人材教育の質を一定に保つわけです。
オンボーディングの手法の一例がこちらです。
- 各種研修制度（新入職員研修など）
- メンター制度
- 1on1コーチング
- ランチ会
- 歓迎会
- 交流会
オンボーディングでは、新入社員にトレーナーを配置して、業務上の質問に答えたり仕事の相談に乗ったりして、手厚くサポートしていきます。一方で、歓迎会や交流会を開催して、職場全体でサポートする方法も効果的です。
OJTとの違い
OJTとは、「On-The-Job-Training」の略称で、現場での実践を通じて業務知識・経験を身につけていく活動を指します。OJTは、業務を中心とした活動といえるでしょう。
オンボーディングが、企業の人事部を中心として、会社全体で取り組む活動であるのに対して、OJTはOJTの指導者あるいはOJTのチームが主体となって取り組む手法です。業務上の悩みや不安の解消、同僚との信頼関係の構築を促したい場合は、オンボーディングをおすすめします。
オンボーディングが介護施設の人材定着化に役立つ理由
介護施設にオンボーディングを導入すると、スタッフの早期退職を防止して、人材の定着化に役立ちます。その理由をみていきましょう。
企業理念を共有できる
企業理念には、会社の信念や活動方針を、働く従業員に伝えるという役割があります。オンボーディングによって企業理念を共有すると、従業員に対して、何を指針に行動すればよいのかを示せるのです。
また、トレーナー役の従業員が、企業の存在価値や自分が働くことの意義を再発見するケースもあります。教育者は新入職員を教育する際に、企業理念や社風を再確認するからです。
新入職員の不安解消に役立つ
介護職は重労働です。まだ社会人経験が乏しい新卒者や、別の業界から転職してきた方は、入職前に大きな不安を抱えているかもしれません。
オンボーディングでは、そうした新入職員に対して、業務につく前からサポートを開始できるのです。例えば、内定者に対して人事部から連絡を取り、入職前の不安をヒアリングしたり解決策を提示したりできます。入職前に信頼関係を築いておくと、モチベーションを高めるなどのプラス効果を期待できるでしょう。結果的に、早期退職の防止につながります。
人材教育の質が向上する
人材教育の質が向上することも、オンボーディングが人材定着化に役立つ理由です。教育の質の向上は、新入職員が現場になじむまでの時間を早めるからです。
教育の鍵を握るトレーナー役に、介護現場で働いてきた中堅以上の職員や役職者を登用すると、質の高い教育を期待できるでしょう。また、トレーナー役の職員が、人材を育てるための知識・スキルを身につけることで、さらに介護現場の質を高めることも期待できます。
介護施設のオンボーディングに効果的な3つの施策
オンボーディングを導入する際は、トレーナー役の職員や実施する時間を確保しなくてはいけません。ここでは、限りある自社の資源を無駄にしないための効果的な施策を紹介します。
クラウドストレージを活用した情報共有
クラウドストレージを活用すると、新入職員とトレーナーまたは人事部とのスムーズな情報共有を実現できます。情報共有がうまくいけば、オンボーディングの成果を高めて定着率向上を実現できるでしょう。
例えば、利用者の基本情報や介護計画書といったファイルをデータ化することで、新入職員とトレーナーとの間で業務に必要な情報を共有できます。クラウドストレージには万全のセキュリティ対策があるため、会社にいる新入職員と外出先のトレーナーで同じファイルを確認することも可能です。
多くの介護施設では、介護業務に関係する書類を紙ベースで保管していると思います。しかしクラウドストレージを導入すれば、書類を持ち運ぶ必要がなくなり、離れた場所からでも同じデータを共有できるようになるため、オンボーディングを効率的に実行できます。
クラウドストレージに興味がわいた方は、ぜひこちらの記事もご覧ください。
【クロジカ大容量ファイル管理】便利な8つの機能を紹介
ICT導入による業務の効率化
ICT導入による業務の効率化も、オンボーディングにおすすめの施策です。なぜなら、トレーナー役の職員は、介護リーダーや主任といった役職者が務めることが多いからです。役職者は、人材教育以外にも、現場管理やシフト作成など、複数の業務を抱えており多忙なはずです。
そこで、シフト作成ツールや介護ソフトなどのICTを導入することで、業務の効率化を実現できます。教育側の負担を軽減できれば、より質の高いオンボーディングを実行できるでしょう。
IT機器を活用したエンゲージメントの向上
介護施設に効果的なIT機器（ツール）として、チャットツールやインカムの導入が挙げられます。
チャットツールは、写真やファイルといった会話以外の情報を伝達できるほか、業務記録なども残せます。インカムは、新入職員が困難に直面したときにリアルタイムのフォローが可能なツールです。IT機器を活用して、新入職員へきめ細かいフォローアップを実現すれば、新入職員は職場への「思い入れ」や「愛着」を持ってくれるでしょう。早期退職を防止する有望な施策となります。
まとめ
オンボーディングは、新入職員の早期離職を防ぎ、人材定着に役立つ効果的な手法です。企業理念の共有、新入職員の不安解消、人材教育の質向上に役立つため、離職率の低下が課題となっている介護施設では、特にその効果を発揮するでしょう。
ただし、オンボーディングを導入したばかりに、既存職員の負担増加を招いては意味がありません。今回、ご紹介したクラウドストレージやICTを参考にしていただき、自社の施設で働く職員全員が働きやすい環境を実現してください。
介護業でのファイル管理に「クロジカ大容量ファイル管理」
「クロジカ大容量ファイル管理」は、サービス計画書・ケア記録やケアプラン、事故報告書など様々な文書やデータを扱う介護業において、データ管理の"はじめの一歩" となるサービスです。
文書によっては、2年～5年の保存義務があることで物理的に書類管理をするのは年々困難になると予測されます。クラウドストレージはインターネット上に重要な書類を安全に保管して、簡単に必要な情報にアクセスすることのできるサービスです。
「クロジカ大容量ファイル管理」は初期構築費用を無料でスタートすることができます。
さらにマルチデバイス対応なので、タブレットからスマートフォン、PCからスマートフォンなどデバイスをまたいでデータ交換が可能です。また、施設長や責任者のみならず、職員の方々や利用者のご家族とのデータ共有をする場合は、利用者数に合わせたプラン選択ができます。
簡単に導入でき、安心安全で利便性の高い機能を備えています。
ファイル管理でお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。
ライター：千葉 拓未
高齢者デイサービスや特別養護老人ホームなどの介護・福祉施設に約13年間従事。
相談員として5年間の勤務実績もあり。介護業界における労務環境・情報管理・
はたらきやすい職場づくりなど、様々な分野で専門性の高い記事を作成している。
国家資格「介護福祉士」「社会福祉士」所持。
大容量ファイル管理をクラウドでかんたんに
無料ではじめる大容量ファイル管理
クロジカガイドブック
- 大容量ファイル管理の課題を解決
- 大容量のクラウド移行
- 大容量のデータ共有
- データ保護
- クロジカ大容量ファイル管理の主な機能
