こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」マーケティングの畝です。
取引先と帳票やデータを共有したい場合、メールを使用するケースもあります。しかし、PPAPのセキュリティリスクが注目されるようになり、共有方法を見直す企業も多いのではないでしょうか。
今回は、代表的なセキュリティリスクや、クラウドストレージ「クロジカ大容量ファイル管理」の安全性に配慮した機能について紹介します。
Contents
ファイル共有における安全性の問題とは
企業では業務上、社内外の関係者とファイル共有をする機会があります。特にテレワークの普及やDXによる業務効率化が注目されるようになって、電子データでのやり取りが増えています。しかし、電子データでの情報のやり取りは便利な反面、情報漏えいや不正アクセスなどのセキュリティリスクがつきまとうものです。
共有するファイルの中には、見積書や受注書、請求書などの営業秘密にかかわる帳票、図面や仕様書などの知的財産とも言える書類が含まれています。それらの機密情報が何らかの方法で第三者に盗み見されたり、マルウェアに感染したことで改ざんされたりといったリスクがファイル共有には存在します。ファイル共有においては、クラウドストレージを導入するなどの利便性を追求するのと同時に、セキュリティ対策を考えることも重要です。
代表的なセキュリティリスク
ファイル共有における代表的なセキュリティリスクには以下の4点があります。
・パスワード付きZIPファイルで送信
・ファイルの誤送信
・共有先の指定ミス
・マルウェア付きメールの開封
パスワード付きZIPファイルで送信
ファイル共有をする場合に従来からある方法が、PPAPです。パスワード付きZIPファイルを送信して、後から解凍用のパスワードを送るという方法ですが、セキュリティリスクが高いことが問題視されたため、政府が廃止する方針を発表しました。
PPAPはZIPファイルとパスワードを別々に送信するため安全性が高いと思われていました。しかし、同じ通信経路で送信するのが一般的であることから、何らかの方法でこの通信経路が攻撃されればメールを盗み見されるリスクがあるのです。
また、通常のファイルはウイルスソフトでチェックされますが、パスワード付きZIPファイルの中にはウイルスチェックが実行されない恐れもあります。万が一、ウイルスが混入したファイルであればパソコンが感染し、情報漏えいのリスクとなります。
ファイルの誤送信による情報漏えい
メールにファイルを添付して共有する場合だと、誤送信する可能性があります。メールの宛先を間違えるケースもありますが、違うファイルを添付してしまうことも考えられます。メールでファイルを誤送信してしまうと、そこから機密情報が外部に漏れてしまう危険性があるのです。
共有先の指定ミス
ファイル共有を効率的に行う方法として、クラウドストレージを導入する企業も増えています。クラウドストレージとはインターネット上にファイルを保存できるサービスのことです。企業によってはオンプレミス型のファイルサーバーやNASを利用していますが、社外の人間ではアクセスできない場合がほとんどです。
しかし、クラウドストレージはインターネット環境さえあれば、どこからでも目的のファイルにアクセスできるため、業務の効率化が図れる便利なサービスです。ただ、クラウドストレージでファイル共有をする場合に、共有先の設定をミスする可能性もあります。それを防ぐためには、アクセスを制限できるようなサービスを利用するのが効果的です。
マルウェア付きメールの開封
セキュリティリスクはメールを受信する側にもあります。マルウェアに感染したファイルをうっかり開封してしまうと、社内の機密情報に外部の人間がアクセスできてしまうのです。
たとえばEmotet（エモテット）というマルウェアに感染した場合には、機密情報が窃取されるほか、社内のデータが暗号化される危険性があります。そのため「メールの文面を精査する」「知らないメールアドレスからのメールは開封しない」などの基本的な対策が必須です。
クロジカ大容量ファイル管理でできる安全に配慮した共有方法
ファイル共有にはさまざまなセキュリティリスクがあることを解説しましたが、クラウドストレージであれば安全にファイル共有をすることができます。ここでは「クロジカ大容量ファイル管理」の安全に配慮した機能を紹介します。
アクセス制限機能
クラウドストレージでファイルを共有したい場合にURLを別の人に送ってしまうと、そこから機密情報の漏えいにつながります。しかし、「クロジカ大容量ファイル管理」では決められた相手だけがアクセスできるように設定できます。ファイルごとにパスワードもかけられるため情報漏えいのリスクを低減可能です。
・クロジカ大容量ファイル管理を導入した場合との違い
〇図面データを外注先に共有したい場合
1.メールに図面データを添付して送信
2.相手方が図面データをダウンロード
→デメリット：別の相手にファイルを見せる可能性がある
〇クロジカ大容量ファイル管理を導入すると
1.クラウドストレージに図面データをアップロード
2.決められた相手にだけアクセス権を設定
3.URL先を相手に共有
→メリット：情報漏えいのリスクを低減でき、安全性が高い
不正アクセスの防止
「クロジカ大容量ファイル管理」は悪意あるアクセス対策として通信を暗号化しています。二要素認証機能もあるため、万が一パスワードが流出しても不正アクセスを防ぐことができます。
・クロジカ大容量ファイル管理を導入した場合との違い
〇帳票を取引先と共有したい場合
1.帳票をパスワード付きZIPファイルに圧縮
2.メールに添付して、相手に送信
3.ZIPファイルのパスワードを相手に送信
→デメリット：通信経路が同じだとメールが盗聴される、事務工数がかかる
〇クロジカ大容量ファイル管理を導入すると
1.クラウドストレージに帳票をアップロード
2.URL先を相手に共有
3.相手側の端末とサーバ間のやり取りが暗号化
→メリット：悪意ある不正アクセスを防ぐことができる
サーバーの運用管理を丸投げできる
クラウドストレージは物理的な障害に強い一方で、仮想サーバーの故障リスクがあります。「クロジカ大容量ファイル管理」ではサーバーの状態を24時間、自動監視を行い、異常を検知します。 異常を検知すればエンジニアが状況を確認し、一時復旧などの対応を行います。
ロギング＆バージョン機能
ファイルを変更する際、間違った情報を入力して保存してしまう可能性があります。もし重要な情報だった場合には、企業にとって損失となるでしょう。
「クロジカ大容量ファイル管理」には、大切なファイルを保護するためにロギング＆バージョン機能があります。たとえばファイル更新履歴を管理できるため、誤ってファイルを上書きしても元の状態に戻すことができます。
まとめ
ビジネスにおいて、取引先とファイルを共有する機会は必須であるため、万が一のセキュリティリスクに備えるためにも安全性の高い方法を取ることが大切です。しかし、メールだと盗聴されたりマルウェアに感染したりといったリスクがあります。
「クロジカ大容量ファイル管理」なら通信の暗号化やアクセス制限などの機能があるため安全性の高いファイル共有ができます。大切なファイルを保護して情報漏えいのリスクに備えたい企業は導入を検討してはいかがでしょうか。本記事では触れていない便利な機能は下記記事からご覧いただけます。
【クロジカ大容量ファイル管理】便利な8つの機能を紹介
初めてのクラウドストレージに「クロジカ大容量ファイル管理」
「クロジカ大容量ファイル管理」は、社内外でファイル共有の機会が多い企業様、広範囲において膨大なデータや情報を扱う企業様にとって、データ管理の"はじめの一歩" となるサービスです。
「クロジカ大容量ファイル管理」は初期構築費用を無料でスタートすることができます。
さらにマルチデバイス対応なので、タブレットからスマートフォン、PCからスマートフォンなどデバイスをまたいでデータ交換が可能です。また、プロジェクト単位でフォルダ分けして、部署間を超えたファイル連携や取引先とのデータ共有など、利用者数に合わせたプラン選択ができます。
簡単に導入でき、安心安全で利便性の高い機能を備えています。
ファイル管理でお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。
参考：【総務省】ファイル共有ソフトの利用とその危険性
大容量ファイル管理をクラウドでかんたんに
無料ではじめる大容量ファイル管理
クロジカガイドブック
- 大容量ファイル管理の課題を解決
- 大容量のクラウド移行
- 大容量のデータ共有
- データ保護
- クロジカ大容量ファイル管理の主な機能
