こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「日常の業務が負担」「もっと効率的に仕事をしたい」そう考えている士業事務所にお勤めの方も多いのではないでしょうか。
業務効率化のカギは、デジタルツールを使うことです。
そこで今回は、士業事務所がデジタルで業務を効率化する方法を9つご紹介します。
目次
士業事務所の業務をデジタルで効率化する方法
チャットツールでコミュニケーションを円滑に
チャットツールを使え、ば社内のコミニケーションを円滑に進めることができます。
- 複数人のグループで意見を出し合う
- ファイルの共有をする
といったことも簡単に行えるでしょう。
また、絵文字だけでリアクションすることも可能なので、返信にかかる時間を減らせます。
リマインドをしておきたいメッセージは、固定したトップに表示させるなど、便利な機能も付いています。
「この内容のメッセージはどこだったっけ」と検索する手間も省けるため、探すストレスも減ります。
会議はビデオ通話アプリで
会議はビデオ通話アプリを使うことで、効率的に進めることができます。
最近はテレワークも浸透しており、ビデオ通話を導入している企業も増えてきています。
この流れを受けて、士業事務所でも導入してみてはいかがでしょうか。
クライアントとのやりとりも、ビデオ通話アプリを使えば、現地に行く時間を短縮することができます。
またビデオ通話を用いることで、テレワークができる職員も出てくるでしょう。
多様な働き方を選べることで、職員の満足度も上がるはずです。
その結果離職率の低下も見込めるでしょう。
契約等の進捗はワークフローシステムを
「この契約の進捗はどこまで行っているのだろう」
そのように考えて、職員に確認のメールを送ったことがある方も多いでしょう。
ワークフローシステムを使えば、そのような手間を省けます。
ワークフローシステムは、簡単に言うと「契約や稟議をデジタルで行うツール」のことです。
書類の印刷なども必要なく、パソコンやスマートフォンで内容を確認することができます。
進捗を確認できるのも特徴の一つ。
- 稟議がどこまで通っているか
- 誰が今判断を保留しているか
などをチェックすることができます。
保留している担当者にだけ連絡をすればいいので、手間が格段に省けるでしょう。
予定はカレンダーアプリで管理
カレンダーアプリで管理するのがおすすめです。
アナログの手帳も良いですが、リスケなど情報の更新があると、煩雑になってしまうこともあります。
「この日にちには何が書かれていたのだろう」
と、文字が見えにくくなって、認識しにくいこともあるかもしれません。
一方でカレンダーアプリで管理していると、そうしたことが起こりません。
リスケジュールもしやすく、パソコンやスマートフォンタブレットなどからアクセスできる利便性もあります。
また予定に応じて1日前、1時間前などリマインドを画面に出してくれる機能も。
そのため予定忘れや、タスク漏れを予防する効果も期待できるでしょう。
ペーパーレス化で時短&コスト削減
環境問題の観点からも、ペーパーレス化は推奨されています。
紙からデジタルで管理することになると、最初は戸惑うこともあるかもしれません。
しかし以下のようなメリットがあるのです。
- 情報の検索が簡単になる
- 資料を管理するコストが省ける
デジタルの優位性には、検索が簡単なことが挙げられます。
検索ボックスにキーワードを入れるだけで、それに関連したデータがすぐに表示されるでしょう。
今までなら資料室に行って、関連するファイルの中から探していたものをピックアップするやり方だったかもしれません。
ペーパーレス化によって、その作業をより速く行えるようになるのです。
また資料を保管するためだけに、専用のスペースをとっている事務所も多いでしょう。
ペーパーレスにすれば、そうしたスペースを省くこともできます。
その分賃料の低い事務所に移動することも可能でしょう。
その結果事務所の運営コストを抑えることもできるのです。
打ち合わせは日程調整ツールがおすすめ
打ち合わせは、日程調整ツールがおすすめです。
日程調整ツールを使えば、
- URLを発行するだけで、専用の日程調整ページが発行される
- 関係者とのメールのやり取り回数が減る
といったメリットがあります。
ある調査では、会社員は業務時間の28%をメールに費やしているそうです。
加えて、調査でメール時間を減らすよう指示したところ、社員のストレスが軽減したと言われています。
日程調整ツールを使えば、打ち合わせに関するメールのやり取り回数が格段に減ります。
その結果、仕事のストレスも減り、他の業務に集中して取り組めるようになるでしょう。
また日程調整ツールは他のカレンダーアプリと同期できるものも多いです。
打ち合わせの日が決まったら自動的に記入されるため
- ダブルブッキング
- 手帳への記載漏れ
といったミスを防ぐことができます。
カレンダーで社内のスケジュールを共有
社内のスケジュール管理も、同一のカレンダーアプリに集約してみてはいかがでしょうか。
- 誰が今どのような業務をしているか
- 誰がスケジュールに空きがあるのか
を把握しやすくなります。
その結果、業務の割り振り等を効果的に行えるでしょう。
時間の無駄を予防することができ、作業効率をアップする効果が期待できます。
また、スマートフォンなどで外出先からも確認できる利便性も特徴の一つ。
打ち合わせなどで社外に出る機会が多い場合に特におすすめです。
データはクラウド保存でどこからでもアクセス可に
デジタルで書類を管理していても、そのパソコンからでしか参照できないのなら、利便性が低いでしょう。
そのため推奨したいのが、クラウド保存です。
クラウドに保存しておけば、スマートフォンやタブレットなど、別の端末からもアクセスできます。
「この契約の種類はどうだったっけ」
など参照をしたいときに、外出先から確認できるため、
- 職員に問い合わせる
- 事務所に戻る
といった時間を省くことができます。
名刺も電子化で情報を集約
「あの人の連絡先はどこだったっけ…」
そうして名刺を探す手間を省くためにも、電子化してみてはいかがでしょうか。
- 名前で検索
- 業種ごとにカテゴリ分け
などができるため、連絡先を探す時間を大幅に短縮できるでしょう。
名刺管理専用のアプリもありますが、ない場合はスマートフォンなどで名刺を撮影し、カテゴリ分けしてクラウド保存しておくのもおすすめです。
おすすめはグループウェア
今回は、士業事務所がデジタルで業務を効率化する方法を9つご紹介しました。
それぞれのツールをダウンロードするのも良いですが、グループウェアもおすすめです。
先ほど紹介した機能等を一つのパッケージとして契約できます。
1つずつ別ソフトを契約するよりもコストを安くでき、サポートや管理の面からもおすすめです。
業務効率化を図るなら、ぜひ今回の記事を参考にしてみてください。
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