こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
情報社会とも言われる現代。ビジネスにとって情報は、身体にとっての血液のように欠かせない存在です。情報をいかにして有効活用できるかが、ビジネスの成功を大きく左右します。しかし、新しい情報が次々と生まれる現実のビジネスでは、情報が煩雑化してしまうことも多いでしょう。
ビジネスの情報が煩雑化すると、様々な問題が生じます。こうした問題を防ぐためには、情報の煩雑化について理解を深めることが大切です。そこで今回は、ビジネスにおける情報の煩雑化に関する基礎知識から、改善方法までご紹介します。ビジネスの情報管理に課題を感じている方は、ぜひご覧ください。
目次
ビジネスで情報が煩雑化する2つのケース
そもそも、ビジネスにおける「情報の煩雑化」とは、どのようなことでしょうか。情報の煩雑化には、大まかに次の2ケースが存在します。
- 同じ情報が複数箇所に散在する
- 同じ箇所に様々な情報が混在する
各ケースの具体例や、生じる問題について解説します。
同じ情報が複数箇所に散在する
1つは、同じ情報が複数箇所に散在するケースです。たとえば、同じ社内システムに関するマニュアルがExcel版・Word版の2種類あるようなケースが考えられます。こうしたケースでは、「情報の多重管理」という問題が生じます。つまり、同じ情報を複数箇所で並行して管理しなければならない状態です。
ある情報に変化があれば、全ての箇所に記載された内容を同様に更新しなければなりません。これは非常に冗長な作業であり、多くの時間が奪われます。また更新漏れがあった場合、情報に不整合が生じることになります。管理場所によって記載内容が違うのでは、どの情報を信じたらよいか分かりませんよね。
同じ箇所に様々な情報が混在する
もう1つは、同じ箇所に様々な情報が混在するケースです。たとえば、異なるチームの案件を1つのExcelファイルで管理しているようなケースが考えられます。ほかにも、1つのフォルダに報告書と申請書をまとめて格納しているなど、フォルダ単位で混在するケースもあるでしょう。
こうしたケースでは、情報へのアクセス効率が著しく低下します。無関係な情報が多く存在する中から、必要な情報を見つけ出す手間が発生するためです。業務で頻繁に参照する情報だと、アクセスのたびに多くの時間を奪われるでしょう。また情報を取り違えやすいため、思わぬ誤解につながるリスクもあります。
ビジネスの情報が煩雑化する2つの原因
なぜ、ビジネスの情報が煩雑化してしまうのでしょうか。ここでは、主な2つの原因について解説します。
情報管理のルールが不明確
情報管理のルールが不明確だと、それぞれの社員が自由に情報を格納してしまいがちです。その結果、多重管理や混在などの問題が発生し、情報の煩雑化を引き起こします。どの情報をどこに格納するのか、誰が更新するのかといったルールが明確になっていれば、無秩序な情報の格納は防げるでしょう。
情報共有が不十分
情報共有が不十分なことも、情報が煩雑化する原因の1つです。たとえば、他の社員が記載済みの重複した情報を、自分が記載してしまうようなケースは考えられます。情報の多重管理につながるこうした問題は、十分な情報共有により社員が足並みをそろえていれば、防げることが多いのです。
ビジネスにおける情報の煩雑化を改善するための3ステップ
具体的にどうすれば、情報の煩雑化による問題の発生を防止できるのでしょうか。ここでは、ビジネスにおける情報の煩雑化を改善するための3ステップをご紹介します。
情報管理の現状を把握する
まずは、現状の情報管理がどのようになっているのか把握する必要があります。どんな情報がどこで管理されているのかはもちろん、誰が参照・更新するのか、どこからどこへ流れるのか、といった点も明確にしましょう。現状を可視化することで、情報の多重管理などの問題が浮き彫りになります。
情報管理の見直しを検討する
可視化した情報管理の現状をもとに、見直すべきところがないか検討します。まとめるべき情報・分けるべき情報がないか、情報管理の担当者は適切か、などのチェックが必要です。問題があれば見直して、情報管理を最適化しましょう。情報管理の改善にITツールが必要であれば、導入する製品や導入後の業務フローも決めておく必要があります。
最適化した情報管理を実践する
ITツールの導入や新しい業務フローの適用などを行い、最適化した情報管理を実践しましょう。影響範囲の少ない情報であれば、一部のチームで試験的に取り入れる手もあります。ただし、実践しただけで終わりではありません。従来の問題が解決したか、新たな問題が発生していないか評価し、情報管理を継続的に改善していくことも大切です。
情報の煩雑化を改善するなら「グループウェア」もおすすめ
情報の煩雑化を改善する上で、社内で十分な情報共有を行うことも大切です。しかし、テレワークが増えている現代のビジネスでは、口頭での情報共有が行えないケースも多いでしょう。
社内の情報共有を活性化するなら、「グループウェア」が役に立ちます。グループウェアには、オンラインで効率的に情報共有するための機能が豊富に搭載されています。幅広い情報管理をグループウェアに移行することで、紙などのアナログ方式と混在する問題も防止することが可能です。
グループウェアについて詳しくは、次の記事をお読みください。
グループウェアとは？人気ツールや基礎知識・できることを紹介！
グループウェアをビジネスに取り入れて、情報の煩雑化を防止！
今回は、ビジネスにおける情報の煩雑化に関する基礎知識から、改善方法までご紹介しました。
ビジネスの情報が煩雑化すると、業務効率の低下や誤解の発生など、様々な問題が生じます。今回ご紹介した、情報の煩雑化を改善するためのステップを実践してみてはいかがでしょうか。また、情報共有を活性化するためにグループウェアを活用することも大切です。
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