こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
建設業界では、現場で作業を進める作業員だけではなく、現場で発生する多くの事務作業を処理するための事務員がいます。現場と事務はそれぞれが、自分達の業務を進めることはもちろん、取引先への連絡や備品の受発注、スケジュール管理といった業務の中でそれぞれが頻繁に情報共有する必要があります。
しかし、現在の建設業界の現場と事務の情報共有には紙媒体や電話を用いたアナログなシステムが用いられることが多く、連絡不足が原因でトラブルが起こることも少なくないです。また、情報共有が十分にできないことが原因で、現場の作業スケジュールの遅れや資料の作成の遅延といった作業効率の低下を招くこともあります。
ここでは建設業界における現場と事務が情報共有するメリットと、情報共有のIT化について解説していきます。
目次
現場と事務が情報共有するメリット
建設業界での情報共有の課題を解決するためには、現場と事務がスムーズに情報共有するメリットを理解しましょう。現場と事務の情報共有不足によるトラブルの減少や作業効率の向上だけでなく、取引先や外注先といった外部との信頼関係を構築するためにも、情報共有は大切です。
特に管理職や現場監督はスムーズな情報共有ができることで、現場の管理に割ける時間を増やすことにもつながります。
トラブルの減少
現場と事務がスムーズに情報共有することは、トラブルの減少に繋がります。建設業はスケジュールや作業の変更が頻繁に起こる業界であるため、現場の状況を迅速かつ正確に事務に共有できると、書面作りや発注作業におけるミスや誤発注といったトラブルを減らすことができます。
建設業界では現場と事務の情報共有の手段として電話連絡が頻繁に使用されていますが、情報の食い違いが起きやすいことから、やや信頼性に欠けると言われており、トラブルの原因になってしまうこともあります。
作業効率の向上
現場と事務の作業効率を高めるためにも、情報共有は大切です。建設業界は納期やスケジュール管理と隣り合わせの現場であるため、事務と現場との情報共有をスムーズに行うことで、現場を管理する管理者の負担を減らし、作業の大幅な効率化に繋がることも多いです。
また、建設業界の事務は膨大な資料や図面を同時に管理することになるため、正確かつ迅速に情報共有ができることは日常的な事務作業の簡素化にもつながります。
取引先との信頼関係の構築
取引先との信頼関係を構築するためにも情報共有は大切です。建設業界では現場の図面や進捗状況を、事務を介して取引先や外注先に伝えることもあるため、現場と事務が正確に情報共有することによって、外部からも大きな信頼を得ることができます。
また、取引先だけでなく、スムーズな情報共有によって現場と事務がそれぞれ強い信頼関係で繋がることで、現場で大きなトラブルが発生した際も、迅速に解決に導けるでしょう。
建設業界での情報共有にITを活用するとどうなる？
建設業界での現場と事務の情報共有にはITを活用する動きが進んでいます。建設業界でITを活用することは、現場と事務がよりスムーズに情報共有できるだけでなく、膨大な現場情報の簡素化や頻繁に変わるスケジュール管理といった建設業界ならではの問題解決にもつながります。
近年は建設業に特化した専門性の高いソフトウェアや、スケジュール管理に優れたグループウェアも普及しているため、作業員の高齢化によってITの導入に足踏みしている現場でもITを取り入れやすいです。
現場情報をデータで共有
ITを活用すると現場でのデータを正確に共有・管理できます。建設業界では、現場で使用する図面や作業の進捗を記載するレポートに紙媒体を用いることが多いです。紙媒体は、作成に時間がかかるだけでなく、現場と事務での情報共有が遅くなるデメリットもあります。
紙媒体での情報共有にITを活用し、データとしてネットワーク上で管理すると、図面やレポートを、情報端末を用いてリアルタイムで共有できるため、現場の情報を正確かつ迅速に共有できます。また、事務作業を進める上でも膨大な数になる書類や資料を効率よく管理することで、作業効率を大幅に高めることができます。
連絡の正確性の向上
連絡の正確性を高めるためにもIT化が力を発揮します。建設業界では頻繁に起こる作業の進捗や工程の変更といった報告を、グループウェアを用いてネットワーク上で共有することで、電話連絡で発生する情報の食い違いを防ぎ、正確な情報を素早く共有できます。
また、情報共有の精度が高まることで、事務からの発注書の作成や取引先への報告もスムーズに行うことができます。現場では現場監督が連絡に取られる手間を減らせるため、作業全体の進捗を進める効果も期待できます。
スケジュールの管理
建設業界で手軽に導入でき効果を発揮するIT化が、スケジュール管理です。スケジュールや工程が天候や進捗などによって頻繁に変化する建設業界では、グループウェアを導入してスケジュールを共有することで、事務と現場だけでなく、上層部、現場監督、営業といった業務に関わるすべての部署が現場のスケジュールを正確に把握できます。
スケジュール管理のグループウェアは導入コストが安く、専門性の高いソフトウェアに比べると操作性も良いため、高齢者が多くIT化が進んでいない建設業界でも扱いやすいです。現場と事務の情報共有に課題を抱えている企業はIT化の第一歩として最優先に導入してみてはいかがでしょうか。
現場と事務の情報共有におすすめのクロジカスケジュール管理
クロジカスケジュール管理はスケジュール管理に特化したグループウェアで、日本国内の1700社の企業で採用されています。建設業界でも現場と事務のスケジュール共有で用いられることが多く、株式会社福田組や株式会社アレグレホームといった多くの社員を抱える会社で活用されています。
クロジカスケジュール管理は現場のスケジュールや勤怠の管理を組織全体でパソコンやタブレットといった情報端末で簡単に共有できるため、現場と事務のスケジュール管理を簡素化できるメリットがあります。また、導入コストが専門のソフトウェアに比べて安いため、情報共有の課題解決やIT化の第一歩として建設業界でも試験的に導入しやすいです。
実際に現場で採用している建設業界の企業では、直感的に操作できる操作性の高さから、紙媒体やエクセルなどを用いたスケジュール管理に比べて、情報共有がしやすいという声も多いです。
建設業界の課題である現場と事務との情報共有をIT化で解決する！
建設業界では、実際に作業をする現場と社内で事務作業をする事務との間での情報共有の難しさが課題になることが多いです。現場と事務がスムーズに情報共有をすることは、トラブルの減少や作業効率の向上はもちろん、取引先や外注先といった外部との信頼関係を構築するためにも大切です。
現場と事務の情報共有にITを活用すると、現場で使用する図面や資料をデータとして事務と共有でき、食い違いが発生しやすい電話連絡をネットワーク通して行うことで、お互いの作業効率を高める効果もあります。
また、天候や作業の遅れが原因で頻繁に起こるスケジュールの変更はグループウェアを用いることで、業務に関わるすべての部署で簡単に情報を共有できます。グループウェアは建設業界でのIT化の中では導入コストが安いメリットもあるため、現場と事務の情報共有を促進するための第一歩として積極的に活用しましょう。
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