こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
税理士は多くの案件を並行してこなさなければなりません。抱える案件数は、一般的に10〜20とされています。これらの案件をすべて把握し、適切に管理するのは並大抵のことではありません。特に、繁忙期など業務に追われる時期などは管理が難しく、疲労などでヒューマンエラーのリスクなどもあります。
加えて、税理士事務所など、チームワークを求められる職場では、管理者は難易度の高い管理を求められます。社内の全ての案件を、各メンバーに適切に割り振り、進捗次第に応じて調整・修正を行うなど、全体を見ながらの判断が求められます。適切なマネジメントのためには、全ての進捗を把握し、情報を活用できるように整理しなければなりません。しかし、社員それぞれの報告を整理するだけでも、膨大な時間がかかってしまい、日々の業務を圧迫してしまいます。
社員の業務管理に悩んでいるなら、業務サポートツールを活用してみましょう。中でもおすすめなのはプロジェクトスケジュールです。これはオンライン上でプロジェクトやタスク管理をサポートするサービスで、チーム全体の業務状況を管理・整理することができます。このサービスを活用することで、作業負荷を大幅に軽減させることができます。
この記事では税理士の業務を例に、プロジェクト管理ツールの特徴を紹介していきます。
目次
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、オンライン上で複数の人間のタスク管理を一括管理できるツールです。業務管理に必要な作業量を大幅に削減するだけでなく、社内全体での情報共有が一瞬で行えるようになります。プロジェクト管理ツールの優れた特徴について、ご紹介します。
全体の状況を把握し、案件割り振りを適切にする
事務所の人数が増えてくると、社内の誰がどの案件を抱えているのか、すべて把握するのはとても難しくなります。データとして業務記録が残っていても、何十・何百という案件を整理し把握するのは至難の業です。
整理できていない情報群は、雑多でデータでしかなく、作業割り振りの参考にはなりません。判断材料がなければ、社員に可否を問うことでしか決められないという事態が発生してしまいます。これは判断を社員に委ねてしまっているので、適切な労働の割り振りという管理者の職務を十全に行ってると言えません。
プロジェクト管理ツールを導入すれば、すべての社員の業務状況がひと目で分かるようになります。社員はツール上で作業スケジュールを作成し、オンライン上で社内に公開できます。管理者はその社員が抱えるタスクと日程が一目でわかるようになり、社員それぞれの現在の作業負荷を見極めることができます。この情報は案件割り振りの貴重な判断材料になります。管理者と立場と担当者の立場、両方の意見を交わすことで適切な割り振りが実現します。
また、余裕のあるメンバーを見つけて、負荷の高い人のヘルプ指示も行うなど、協力体制を整えるなどのメリットもあります。たとえば、確定申告書類の作成業務などは、一人の人間に複数割り振られることが多い業務です。社員の業務状況をしっかり把握していれば、タスクの移動が容易なので、他のメンバーへの振り直しをする、などの臨機応変な対応がしやすくなります。
タスク管理を正確・簡易化し、作業効率を向上させる
税理士一人に割り振られる案件は数十以上になることも珍しくありません。案件が膨大になると、管理に漏れが出る危険性がでてきます。特に、案件の状態や課題など、細かいところは忘れられがちです。不足した情報を元に作業計画を立てると、あとでやり直しや大きなミスの原因になってしまいます。効率的なタスク管理のためには、正確な状況把握が不可欠です。
プロジェクト管理ツールは、正確で簡単なタスク管理を実現できます。タスクをウェブページ上に記録し、ガントチャートにまとめてくれるので、いつでも整理された情報を確認できます。たとえば、確定申告、青色申告、相続税申告、記帳代行など、頭では整理しきれない膨大なタスクも、一つの図で確認することで、作業の全体像を理解しやすくなります。情報が整理された状態を維持し、自分の業務全体を俯瞰できるので、正確で適切なタスク管理を実現できます。
メンバーの進捗状況を共有
案件の進捗状況をすべて把握するのは困難です。メンバーの進捗状況を正確に把握できていない場合、進捗の遅れなどに気づけないなどのリスクが出てしまいます。とはいえ、進捗の把握は簡単なようで難しいものです。代表的な情報共有方法は、定例ミーティングを行うというものです。しかし、ミーティングは参加者を指定の時間と場所に集めなければならない、という問題があります。テレワークや働き方改革などで、決まった時間に集まるのが難しくなり、ミーティングの開催は以前よりも難しくなっています。
加えて、ミーティングを開いても情報共有が適切に行われるわけではない、という問題もあります。たとえば、自分の報告だけに留まり、他者の状況を把握しないということが考えられます。他にも、ミーティングの時間が少ないため、個人の意見や提案を吟味する時間がなく、報告のみで終わるという事態は珍しくありません。このような問題を抱えたままだと、チームとしての意識が小さくなり、協力関係が生まれにくい環境となってしまいます。
プロジェクト管理ツールを利用すれば、オンライン上で各社員の進捗具合が確認できるようになります。オンライン上でいつでも各メンバーの状況を確認できるので、ミーティングのように時間・場所を指定して集まる必要がありません。これにより、ミーティングでの定期的な報告よりも、社員が能動的に動きやすくなります。
また、社員の自主的な行動を促す、というメリットもあります。メンバー同士が互いのタスクを把握していれば、連携がスムーズに行えるからです。互いの状況がブラックボックス化していると、ヘルプ依頼は突飛なものに感じてしまいます。そうなると、相手の依頼が妥当なのか、本当に自分がすべきなのか、判断できないことがあります。しかし、相手の状況がわかっていれば、なぜヘルプが必要なのか、依頼者はどのような状態なのか、自分にできることはなにか、などがわかった上で適切な判断ができるようになります。
税理士の能力の把握
社員の能力把握は、社内教育の大きな課題です。具体的にどのような指標で評価を行えばいいのか判断が難しく、正確とはいえない結論を出してしまう職場も少なくありません。通常は、今まで受けてきた案件とそのフィードバックで判断されます。しかし、正確な実績を確認するためのまとまった資料は、ないことがほとんどです。そのため、対象社員の上司の意見、なんとなくの印象など、主観的な評価が強い影響力を持ってしまいます。
主観的な評価だけでは、正確な判断はできません。もしも評価を誤ると、難しすぎる案件や、ポテンシャルを発揮できない簡単な案件を割り振ってしまうなどの危険があります。そのような事態を避けるため、客観的な実績を記録した資料は不可欠です。
プロジェクトスケジュールは、実績の記録としても活用できます。実際に行った業務を記録しているので、正確な実績データを整理された状態で残すことができます。過去に取り扱った案件や、誰と業務を行ったか、どのような作業に携わったかなど、記録できる情報は多岐に渡ります。書類作成はこなしてきたが、顧客との相談は少ない。コンサルティングが行えるようになってもらいたいが、会計業務の知識がまだ十分でない等、その社員の今までの経験を知ることで、今後の教育課題も把握することができます。
プロジェクト管理ツールを活用し、業務全体を効率化しよう
チームでの協力関係を意識しないと、税理士の業務は個人戦になりがちです。しかし、それではチームとしての力を発揮することができません。業務全体を把握し、全体で共有することで、管理者のマネジメント力と、社内の風通しをよくすることができるようになるのです。
プロジェクト管理ツールを活用すれば、個人では抱えきれないような問題を、スムーズに皆で解決できるようになります。円滑な業務を推進し、安定的で効率的な環境を実現しましょう。
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