こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」マーケティングの畝です。
製造業では設計から製造までの過程でさまざまな書類や帳票を用いてモノが作られていきます。設計図面や製造指図書や作業手順書等、これらは製造過程の中で、なくてはならないもので、作るモノが変われば連動してデータも増えていき、それらの膨大なデータを管理していく必要があります。
データ保管が出来ていないと、コンテナなどに格納された図面データなどを毎回、時間をかけて探す作業など、間接的な工数も膨大となっているのではないでしょうか。
Contents
図面データにまつわるストレスと課題
図面データの管理運用にはさまざまなストレスや課題が潜んでいます。
図面の保管と管理
図面を事務所や専用スペースで保管しているケースが多いかと思います。また製造現場や試験場所で図面を用いる場合は、また別の保管スペースで管理しているケースもあると思います。作業場の一部を保管スペースに割り当てている場合も多く、製造効率の低減に繋がっている場合もあり、出来るだけ現場に保管しないことが求められるのではないでしょうか。
必要な図面の取り出し工数
製造現場では作業の効率化が求められることが多いですが、必要な図面を探したり、コピーを印刷したりするコストや準備時間も課題のひとつです。
似たような品目の図面や、図面改訂等で複数図面が存在するケース等、紙の図面の場合は、1枚1枚確認して取り出す必要があり、非常に時間がかかる作業になります。
図面の共有方法
図面の共有も課題の一つではないでしょうか。必要となる図面を関係部署にコピーして配布する作業が発生します。配布作業も、関係部署まで持っていく工数も間接工数としては重要視されるポイントではないでしょうか。
図面の劣化や紛失による懸念
図面は古くから受け継がれているものも多く、紙の劣化が激しいケースもあるかと思います。そんな中で図面の出し入れをしていくとますます劣化が進んでしまいます。
また、紙の管理で懸念されるのが、紛失ではないでしょうか。劣化や紛失による図面の再作成も製造のロスや工数増に繋がってしまいます。
図面管理のセキュリティ対策
図面のアクセス管理もセキュリティの観点で非常に重要な要素であると思います。図面を閲覧する必要がある人、閲覧する場所なども様々で、また図面毎に変わるケース等もあり、セキュリティの観点での対策が非常に難しく管理工数がかかってしまうことが多いのではないでしょうか。
クラウドストレージの活用メリット
クラウドストレージを活用することで、以下の点についての改善が可能となるのではないでしょうか。
保管スペースの削減
紙の保管を現場で行う必要がなくなり、保管スペースや倉庫のコスト削減や、空いたスペースの有効活用等のメリットに繋がる可能性もあります。
図面の探しやすさの向上
図面保管のフォルダ構成の工夫や、クラウドストレージ内での検索機能による図面の検索により、欲しい情報にすぐアクセスすることが可能になり、図面の取り出しの工数削減に繋げることができます。また、図面によっては探す際の属人化を防ぐことも可能となり、ベテラン社員の方や、他部門の方の手を煩わせることもなくなるのではないでしょうか。
図面共有の容易性の向上
図面を関係部署にコピーして配布する作業等について、クラウドストレージを活用することで、図面の共有で完結させることができます。これにより、従来行っていた「図面のコピー作業」、「図面の配布作業」、「図面を関係部署まで持っていく作業」、これらの作業がすべて不要になり、間接工数の大幅な削減に繋げることができます。
図面の劣化や紛失の防止
クラウドストレージを活用することで、図面の取り出しが全て電子データで行う形となるため、図面の劣化の恐れや紛失のリスクの低減に繋げることができるのではないでしょうか。これにより、劣化や紛失による図面の再作成も製造のロスの削減にも繋げることができます。
図面管理のセキュリティ性の向上
紙の運用の場合だと鍵付きのキャビネットやまたは施錠された専用の保管スペースで管理しているケースが多いと思いますが、図面毎や製品群毎での管理等の細かい単位での管理は難しいケースが多いのではないでしょうか。クラウドストレージを活用することで、図面や製品群単位等の細かい単位でのアクセス権管理を行うことができ、セキュリティの向上にも繋げることができます。
図面データ管理におけるクラウドストレージの具体的な活用方法
図面データ管理の課題に対して、クラウドストレージを活用する具体的な内容を紹介します。
図面データの一元管理
図面データを一元管理することで、情報共有が行いやすくなり、また同じデータを共有することが可能となり業務効率の向上が期待できます。
クラウドストレージでの具体的な活用方法として、決められた相手だけがアクセスできるフォルダを共有する方法等があげられます。
個別のファイルのURLを関係者に展開する方法や、個別の図面ファイル毎にパスワードをかけて展開するなど、セキュリティ面でも考慮した形で展開することが容易に可能です。
類似図面の管理
製造業では類似部品等も多く存在し、図面もそれぞれで作成されているケースが多いと思います。
クラウドストレージでの具体的な活用方法として、フォルダ分けなどで工夫を凝らすことで類似部品の図面の管理をすることができ、無駄な設計図面作成の手間や古い部品の保守部品の管理などにも活用できます。
それらの図面も検索機能やフォルダ構成に工夫をいれることにより、探す時間の削減や、類似図面の作成流用に繋げることが出来るのではないでしょうか。また、探すのに大量の時間がかかってしまったり、探しきれずに新規の図面をおこすといったことも防ぐことが出来るでしょう。
図面の最新管理
図面は1度作成したら終わりではなく、部品の変更等による図面訂正（図面の見直し）は頻繁に行われます。その度に最新図面の配布などを行ったりするケースが多いですが、どれが最新版の図面なのかをしっかりと管理しておく必要があります。
クラウドストレージを活用することで、意識することなく、常に最新版の図面を参照することが可能です。また、旧バージョンの図面が見たい場合も履歴管理の機能等を活用し閲覧もすることも可能です。
アクセス制御で簡単セキュリティ対策
クラウドストレージを活用することで、アクセス制御やデータの暗号化などのセキュリティ機能を備えており、重要なデータや機密情報を適切に保護することができます。
情報の活用を円滑に行うためには柔軟なアクセス権の設定を迅速に進める必要がありますが、クラウドストレージサービスを活用することで柔軟かつスピーディーに実現することができます。
まとめ
図面データにかかわる課題や、クラウドストレージ活用によるメリットについてまとめてみましたがいかがでしたでしょうか？
製造業で扱われるさまざまなデータの中でもより管理が難しい図面データを、クラウドストレージを活用して電子化を進めてみてはいかがでしょうか。
参考文献１.：2022年版 ものづくり白書
参考文献 2.：製造業の企業変革力を強化するデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進
製造業でのファイル管理に「クロジカ大容量ファイル管理」
「クロジカ大容量ファイル管理」は、広範囲において膨大なデータや情報を扱う製造業において、データ管理の"はじめの一歩" となるサービスです。
「クロジカ大容量ファイル管理」は初期構築費用を無料でスタートすることができます。
さらにマルチデバイス対応なので、タブレットからスマートフォン、PCからスマートフォンなどデバイスをまたいでデータ交換が可能です。また、プロジェクト単位でフォルダ分けして、部署間を超えたファイル連携や取引先とのデータ共有など、利用者数に合わせたプラン選択ができます。
簡単に導入でき、安心安全で利便性の高い機能を備えています。
ファイル管理でお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。
大容量ファイル管理をクラウドでかんたんに
無料ではじめる大容量ファイル管理
クロジカガイドブック
- 大容量ファイル管理の課題を解決
- 大容量のクラウド移行
- 大容量のデータ共有
- データ保護
- クロジカ大容量ファイル管理の主な機能
