こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」介護業ライターの若山です。
ケアプランの電子化とICT化は、介護業界にとって必要不可欠な取り組みです。しかし、どのように進めるべきか、どのようなメリットがあるのか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、ケアプランの電子化とICT化推進の背景や、クラウドストレージのメリットと優位性について解説します。また、介護現場におけるクラウドストレージでの書類の管理方法も紹介します。
ぜひ、この記事を読んでケアプランの電子化にチャレンジしてみましょう。
Contents
ケアプランの電子化とICT化推進の背景
ケアプランの電子化とICT化推進には、介護サービスの質の向上や効率化、介護者の負担軽減などの目的があります。この章では、令和3年度介護報酬改定でICT化が推進された理由や、令和5年度に導入されるケアプランデータ連携システムの概要、ケアプランの電子化が求められる理由について説明します。
令和3年度介護報酬改定でICT化が推進
令和3年度介護報酬改定では、重要な課題としてICT化の推進が取り上げられました。この改定の理由は、介護現場の負担軽減とサービスの質の向上を目指すためです。
具体的には、介護記録や申請書類の電子化、遠隔介護やテレヘルスの活用、介護ロボットやウェアラブルデバイスの導入などが推進されます。これらのICT化によって、介護職員の業務効率化やスキルアップ、利用者の安全や満足度の向上が期待されます。
令和3年度介護報酬改定でICT化が推進されることは、介護業界にとって大きなチャンスとなるでしょう。
参考：厚生労働省『令和3年度介護報酬改定の主な事項について』
ケアプランデータ連携システムとは
令和5年度に導入予定のケアプランデータ連携システムとは、ケアマネジャーが作成したケアプランを電子的に保存し、関係する事業者や医療機関と共有するシステムです。
このシステムにより、ケアプランの内容をリアルタイムで確認・編集できるようになります。また、ケアプランに基づいて提供されたサービスの記録や評価も電子的に行えるようになります。
このシステムの導入により、介護サービスの質や効果を高めるだけでなく、事務処理や情報管理の負担も軽減するでしょう。
参考：厚生労働省『ケアプランデータ連携システムについて』
ケアプランの電子化が求められる理由とは？
ケアプランの電子化が求められる理由は、介護サービスの多様化や個別化に対応するためといえるでしょう。利用者のニーズや状況は日々変化するため、ケアプランも柔軟に見直さなければなりません。
しかし、紙ベースのケアプランでは、変更や共有が困難で時間もかかります。電子化されたケアプランを活用すれば、利用者に適したサービスを迅速かつ効率的に提供できます。
ケアプランの電子化とICT化推進は、介護サービスの質の向上や効率化、介護者の負担軽減に寄与する重要な取り組みです。
クラウドストレージのメリットと優位性
クラウドストレージとは、インターネット上にあるサーバーにデータを保存する方法です。この方法には、多くのメリットと優位性があります。
以下では、それらを詳しく説明します。
クラウドストレージを導入するメリット
クラウドストレージの導入は、データ管理に大きな利点をもたらします。主に、以下のようなメリットがあります。
- BCP対策
- セキュリティ強化
- 容量の柔軟性
もし、自然災害や機器の故障など物理的な損失が発生しても、データがクラウド上にあるため安全です。また、セキュリティ面でも強固なセキュリティシステムで運用しているため、安心してデータを預けられます。
ほかにも、クラウドストレージなら必要に応じて容量を追加できるため、物理的なスペースを取らないというメリットもあります。
クラウドストレージの優位性：ほかのデータ管理方法との比較
クラウドストレージの利便性は、NASやUSB、ローカルファイルと比較しても明らかです。
例えば、NASは大量のデータを保存できますが、設定や管理が難しいという欠点があります。USBやローカルファイルは手軽ですが、容量に限りがあり、紛失や盗難のリスクもあります。
これらを考慮すると、クラウドストレージは安全・容易なアクセス、拡張性の面で優位といえるでしょう。
介護現場におけるクラウドストレージでの書類の管理方法
介護現場では、様々な書類を作成・保管する必要があります。しかし、紙で管理すると場所を取ったり、紛失したり、破損したりするリスクがあります。
そこで、クラウドストレージを利用して、書類をオンラインで保存・共有する方法を紹介していきましょう。以下では、介護現場でよく使われる書類の種類と、それぞれの管理方法について説明します。
クラウドストレージにおけるケアプランの管理方法
ケアプランとは、利用者のニーズや目標に応じて、介護サービスの内容や期間を決める計画書です。ケアプランは、利用者や家族、ケアマネジャーなどが協力して作成します。
ケアプランは定期的に見直しや変更が必要なため、クラウドストレージで管理すると便利です。
クラウドストレージ上で書類を閲覧できる対象者は、利用者や家族・ケアマネジャー・介護スタッフなど、関係する人だけに限定しましょう。関係ないメンバーのアクセスを防ぐために、パスワードや権限設定を行います。
また、利用者や家族でもわかりやすいファイル名を付け、閲覧者と編集者の権限を明確に区別しておくことが大切です。
クラウドストレージにおける介護計画書の管理方法
介護計画書（個別サービス計画書）とは、介護スタッフが実際に行う介護サービスの詳細を記した書類です。介護計画書は、ケアプランに基づいて作成します。
介護計画書も定期的に見直しや変更が必要なため、クラウドストレージでの管理が最適です。書類の利用者は、介護スタッフや管理者など、介護サービスに関わる人だけに限定します。
モニタリングの際にデータを更新する際は、必ず最新版のファイルを編集し、古いバージョンのファイルを上書きしないように注意しましょう。
クラウドストレージにおける契約書の管理方法
契約書は、利用者の権利や義務、サービスの内容や費用などを明確にするために非常に重要な書類です。
しかし、契約書は変更が少ないため、共有が目的ではなくバックアップとしてクラウドストレージに保存しておくと安心です。大切な書類のため、ストレージ上で利用できる対象者を事業所の管理者のみに設定しておきましょう。
ここまで紹介した3つの書類すべてに共通しますが、ファイル名には日付や利用者名を入れておくと管理がしやすくなります。
まとめ
ケアプランの電子化とICT化は、介護報酬改定やデータ連携システムの導入により、必要不可欠なものとなっています。電子化することで、介護現場の業務効率や品質が向上するだけでなく、利用者や関係者とのコミュニケーションも円滑になります。
クラウドストレージは、ケアプランや介護計画書、契約書などの書類を安全かつ簡単に管理できる方法です。クラウドストレージを使うと、書類紛失のリスクを減らし、時間や場所の制限なくアクセスが可能になります。
ケアプランの電子化とクラウドストレージは、介護現場に大きなメリットがあります。ぜひ、導入を検討してみましょう。
介護業でのファイル管理に「クロジカ大容量ファイル管理」
「クロジカ大容量ファイル管理」は、サービス計画書・ケア記録やケアプラン、事故報告書など様々な文書やデータを扱う介護業において、データ管理の"はじめの一歩" となるサービスです。
文書によっては、2年～5年の保存義務があることで物理的に書類管理をするのは年々困難になると予測されます。クラウドストレージはインターネット上に重要な書類を安全に保管して、簡単に必要な情報にアクセスすることのできるサービスです。
「クロジカ大容量ファイル管理」は初期構築費用を無料でスタートすることができます。
さらにマルチデバイス対応なので、タブレットからスマートフォン、PCからスマートフォンなどデバイスをまたいでデータ交換が可能です。また、施設長や責任者のみならず、職員の方々や利用者のご家族とのデータ共有をする場合は、利用者数に合わせたプラン選択ができます。
簡単に導入でき、安心安全で利便性の高い機能を備えています。
ファイル管理でお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。
ライター：若山
介護福祉士として従事している傍ら、介護歴10年の経験を活かし、介護/福祉に特化した記事を執筆。介護現場のIT・デジタル化にまつわる課題や悩みに対して現場に即した、有益なアイデアを提供します。
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