こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」マーケティングの畝です。
企業にとって情報の管理は重要な要素です。そこで情報を管理する方法として、情報の「一元管理」を行う企業が増えてきています。
参考：総務省_デジタルデータ活用の現状と課題
その背景の要因として、情報の一元管理が情報の有効活用や業務効率化につながるという点が挙げられます。この記事では、一元管理の意味やメリット・デメリット、効率化のポイントについて解説します。
Contents
データ一元管理システムとは？
データ一元管理システムの一元管理とは、複数の種類の情報を一ヶ所にまとめ、アクセスしやすいように管理することを意味します。
例を挙げると、社内の各部署の顧客情報や商談履歴などのデータを、一元管理により一つに集約することで、部署に関係なくそのデータを必要なタイミングで入手が可能です。
企業での一元管理には、個人の仕事を管理する個別業務の一元管理と、複数人で行う仕事のデータを管理する包括的な業務の一元管理があります。
企業では、このような一元管理を行うことで、情報を横断的に活用可能になり、業務効率化につなげることができます。
一元管理と一括管理の違い
一元管理に似た言葉に、一括管理がありますがこれらは別の意味を持っています。
一括管理は、複数の情報を一ヶ所に集約して管理するという意味です。
一方で、一元管理は、情報を一ヶ所にまとめるだけでなく、管理方法も統一することを意味します。一元管理では、管理方法を統一することで、情報をより効率よく活用できるようになります。
データ一元管理システムのメリット
続いて、データを一元管理するシステムのメリットについて解説します。
業務効率化
情報を一元管理できれば、必要な情報をすぐに利用可能であるため、情報を探すといった単純作業が不要になり、業務効率化につながります。
例えば、情報を各部署が個別に管理している場合、必要な情報を見つけるには、各部署を跨いで探す必要があり、手間がかかります。
一方、一元管理されていれば、すべての情報は一ヶ所に統一した形で管理されているため、必要な情報へすぐにアクセスすることが可能です。
このように、情報が一元管理されていれば、業務を効率化することができます。
円滑なコミュニケーションの実現
情報を一元管理することで、社内のコミュニケーションを円滑化できます。
一元管理で社員全員が社内のデータにすぐにアクセスできる環境であれば、経営陣と現場、部門間など、縦割りや横割りの部署の壁を取り払うことが可能です。
これにより、社内のコミュニケーションが円滑化し、業務進行がスムーズになるだけでなく、素早い意思決定も可能になります。その結果として、業務効率化にもつながります。
例えば、一元管理の方法としてクラウドストレージを導入することで、社内外のメンバーでファイルやフォルダを簡単に共有することが可能です。
情報の活用が活発化
情報を一元管理することで、情報の活用が活発化することもメリットです。
もし情報が一元管理されていないと、重要な情報が社内で分散していたり、情報の管理方法が統一されず、情報の有効活用は難しくなります。
一方で、情報が一元管理されていれば、社員全員が必要な情報にアクセス可能になり、社員間の情報格差は軽減されるため、属人化の防止にもなります。結果として、業務効率化につながり、さらに情報が蓄積され活用される、という好循環になります。
データ一元管理システムのデメリット
ここまで、データ一元管理システムのメリットについて紹介しましたが、デメリットも存在します。ここでは、そのデメリットについて解説します。
業務フローの変更が必要
データを一元管理することには多くのメリットがありますが、データの管理やアクセスの方法が従来と変更されるため、業務フローの変更が必要になります。
業務フローを変更すれば、新しい業務フローを周知してもらうために社員への説明が必要です。また、従来のフローに慣れている社員は、業務フローの変更を嫌うかもしれません。そのため、情報を有効活用できるようになるには、ある程度期間が必要になります。
コストが高額になる
情報の一元管理にはITツールの導入が必要ですが、高性能で多機能なツールは、運用コストが高額になる傾向があります。情報の一元管理は必要ですが、業務効率化のための手段の一つです。
そのため、コストはできるだけ抑えるべきでしょう。自社にとって必要な機能が何かを調査した上で、ITツールを導入しましょう。また、不要な機能で高額になるツールの導入は避けましょう。
システム導入に手間がかかる
情報の一元管理には、管理システムの導入が必要です。ただ、システムの導入には多くの手間がかかります。
導入のために時間や人的コストがかかるという手間の他に、業務フローが変更されることで、社員に操作を習得してもらう手間もかかります。
さらにデータ管理のためにサーバーなどの追加が必要な場合は、サーバーの設置場所も必要です。このように、システム導入には様々な手間がかかります。
これらのデメリットは、クラウドストレージを導入することで、部分的に解消できます。クラウドストレージの場合は、規模に関係なく設置場所が不要です。
また、社員のITリテラシーの差に関わらず直感的に操作可能なシステムもあるため、業務フローの変更後も柔軟に対応できます。
意識改革が必要
データ一元管理システムを導入する場合、新しいデータの管理方法に抵抗がある社員がいる可能性があります。特に、従来のシステムに慣れている担当者にとっては、新しいシステムに慣れるために時間がかかるかもしれません。
そのため、新たにシステムを導入するには、意識改革が必要です。システムの導入にあわせて、慣れるのに時間がかかる社員をサポートするための取り組みも検討しておきましょう。
データ一元管理システムを効率化するポイント
データ一元管理システムを導入するには、様々な手間がかかります。
ここでは、一元管理システムを効率化するポイントを紹介します。
目的を社内で共有する
情報を一元管理するシステムを導入する前に、社員に対してシステムを導入する目的を共有する必要があります。社員への理解なしにシステムを導入すると、情報活用が活性化する環境にはなりません。
また、目的を共有できていれば、実際の運用で問題が発生した場合でも的確に改善することができます。
情報が流れないツールを選ぶ
一元管理システムを導入する場合、情報が流れないツールを選ぶようにしましょう。一元管理システムの目的は、情報を集約し管理することで、必要な情報を入手しやすくすることです。
ただ、情報が埋もれてしまう環境では一元管理の意味がありません。
例を挙げると、ビジネスチャットツールで情報を管理している場合、必要なファイルを共有したメッセージが他のメッセージにより流れてしまい、必要なときに探すのに時間がかかります。
そのため、システムを導入する際は、情報が流れずに蓄積できるかどうかを確認しましょう。
情報へ高いアクセス性のあるツールを選ぶ
一元管理システムでは、情報へ高いアクセス性があるツールを選ぶことが重要です。企業で扱う情報は量が膨大になり、業務を進行していると増え続けます。
そのため、膨大な情報の中から、必要な情報をすぐに探し出せないと、一元管理できているとは言えません。情報を活用するためには、ITリテラシーが低い社員でも簡単に必要な情報にアクセスできる必要があります。
まとめ
今回はデータの一元管理システムについて、その概要やメリット・デメリット、効率化のポイントについて解説しました。
一元管理とは、情報を一ヶ所に集約して保存し、統一した方法で管理することです。データを一元管理することで、必要な情報に部門に関わらずアクセスできるため、情報の有効活用が可能です。
ただ、業務フローの変更が必要になるため、社員への理解が必要です。社員に一元管理の必要性と目的を共有した上で、システムを導入することで、業務効率化を目指してください。
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