こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」マーケティングの畝です。
作業日報や試験成績書、定例の議事録と資料が日々増え続ける建設現場。
現場の作業員で共有するものもあれば、事業主や監理担当へ発信するものもあり、閲覧の必要となる人の数も、立場もさまざまです。
本記事では、さまざまな立場の人が関わって建物を建設していく建設業において、日々発生する報告書や資料を共有し業務を進める上での問題点と、クラウドクラウドストレージを導入することで得られる解決策についてお伝えしていきます。
Contents
情報共有する際に発生する問題点
社内でも社外でも多くのやりとりが発生するのが建設業。
情報をやり取りする際には、本来の業務から離れた問題点も発生しています。
資料を探す手間と時間
作業日報や試験成績書など、多くはExcelデータで作成されていることでしょう。建設現場には欠かせないCADで作成されたデータも、PDFなどに変換して、名前をつけて保存してメールで送信するということが一般的ではないでしょうか。
送られれてきた資料や報告書もPCに保存、ファイル名称は送信先の相手が付けたままで、いざ探そうにも、ルールが統一されていないため、何の資料で何の報告書か分からない。
多くの立場の人とのやり取りで成り立つ建設業において、情報のやりとりは欠かすことのできない業務です。情報を送る際のデータ変換や、受け取る際のファイル名の変更や保存先の指定など、建設業本来の業務以外で手間と時間がかかっているのが現状ではないでしょうか。
資料のセキュリティ
「社外秘の資料を宛先間違いで、社外にメール送信してしまった。」
どこにでも起こりうるヒューマンエラーですが、個人情報や社内の機密事項の漏洩は、会社全体としての信用問題へ発展しかねません。
多くの人とメールのやりとりで起こるのが、誤送信と不正アクセスです。不審なメールの添付ファイルを開封しない、メールのやり取りを行わない情報ツールの導入など、対策を講じることは可能です。
自席のPCに資料は保存してあるけれど、外出の多い設計者や監理担当、営業担当は図面や資料を持ち歩く機会も多いことでしょう。紙でなくてもUSBなどの保存媒体で持ち歩くことでも、紛失などのリスクが考えられます。
NAS保存で発生する問題点
建設現場ごとに導入することの多いNAS。
NASでは現場内の作業員は、保存された情報を閲覧することは可能ですが、同時にデータ上の作業はできないことがほとんどです。
NASを導入しても、事業主や設計、監理担当など、多くの立場の人とのやり取りがなくなるわけではありません。
機器の破損など物理的要因
建設現場に設置するNASは、機器の設置場所として良好な環境下であるとは言えません。水難や盗難、機器の破損などの物理的要因が発生すると、保存されている資料そのものが、破損または紛失の恐れがあります。
属人化
NAS導入下においては、自身のPCにダウンロードして作業を行います。
作業更新したデータをアップロードし忘れたり、自身のPCの中だけで作業し続けたりすると、情報の共有ができなくなり、業務が滞る恐れがあります。
属人化とは、情報が自分しか知り得ない状態のことを指します。属人化すると特定の担当者の負担が増えるほか、知識やスキルが蓄積されず会社としての財産を失うことにも繋がりかねません。
クラウドストレージの導入で解決すること
クラウドストレージを活用することで、データのスムーズな共有が可能です。情報の閲覧だけでなく、データ上の作業もクラウドストレージ上で行えます。
属人化からの解消だけでなく、個々のPC上にある大量のデータを1つにまとめることができるので、会社としての知識やスキルを社内の情報として扱うことも可能です。
事業主や下請け業者といった多くの立場の人とのやり取りが必要な建設業においても、クラウドストレージ内に閲覧制限を設定することで、さまざまな立場の人との共有が容易に行えます。
大容量となりがちな建設業の図面データも、制限なく開くことが可能。ファイルを同時に開くこともできるので、現場と現場事務所といった別々の場所に居ながら1つの情報を確認することもできます。
国土交通省からも監督や検査のリモート化を推進しています。
国土交通省におけるDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進について
建設業におけるクラウドストレージの導入の効果
多くの立場の多くの人とのやりとりで成り立っている建設業。クラウドストレージを導入することで、業務効率の改善やリスクを解消していくことが可能となるでしょう。
時間短縮
メールで行っていた大容量のデータのやりとりがなくなります。
PDF化して、解像度を落として、分割して、圧縮して、データを送る準備にかかっていた時間や手間。容量の重たいデータを送る時にかかる時間を短縮することが可能です。
クラウドストレージを導入することで、容量の重たいデータも資料もストレージ内に保存し、情報の格納先を伝えるだけで閲覧も作業も可能になります。
メールの送受信にかかっていた時間が短縮され、業務効率の向上に繫がります。外出先や現場に出ているときに、かかってきた電話で「事務所に戻ってから確認します」と言った経験をお持ちの方もいらっしゃるでしょう。クラウドストレージを導入すれば、情報端末を持っているだけで、どこでも情報を確認することができます。
品質向上
クラウドストレージ上には常に最新のデータが格納されています。日々更新される最新の情報を基に工事を進めることができるので、「この情報知らなかった」などから発生する手戻り工事を最小限に抑えることができます。
資料を送受信することに費やしていた時間を、納まりの検討や資材の手配などの本来の業務に使うことができ、品質向上にも繋がることでしょう。
情報損失・漏洩の防止
NAS保存に代わるクラウドストレージは、機器を建設現場に置く必要がありません。機器の破損などの物理的要因は皆無といっていいでしょう。
タブレットなどの端末機器を持ち歩くことはあっても、情報そのものは端末機器に保存されているわけではないので、情報紛失のリスクは低下します。保存媒体を持ち歩く必要性もなくなり、保存媒体の紛失による情報損失も減少することでしょう。
クラウドストレージで情報を共有することで、属人化を防ぐことにもなります。知識や顧客情報なども共有していくことで会社の財産となり、蓄積していくことで新人教育や新規担当者の育成などへ情報を紛失することなく活用できます。
メールで行っていた情報のやりとりがほとんどなくなる、クラウドストレージ。メール送受信でのリスクがなくなり、不正アクセスや誤送信から発生する情報漏洩の防止に繫がります。
まとめ
建設業で扱う情報は、報告書から図面データまで多岐にわたります。事業主から下請け業者まで、多くの会社の多くの人がかかわって建物は建設されていきます。
大量の情報のやりとりを、建設業務に関わる多くの人と共有ができるのがクラウドストレージです。クラウドストレージを導入することで、担当者の業務効率を向上するだけでなく、建物そのものの品質を向上させることにも繫がることでしょう。
会社としても情報漏洩のリスクを低減でき、個人の業務で培った知識やスキルを会社の財産として蓄積し活用していくことも可能です。
慢性的な人員不足な建設業の業務改善の一因を、クラウドストレージが担っていくことでしょう。
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