こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」介護業ライターの柴田です。
令和6年4月からすべての介護事業所において災害時BCPの作成が義務となります。BCPとは事業継続計画の略語で、災害時であっても限られた人員や資源を活用することで介護サービスを継続するために具体的な指針を定めておかなければなりません。
この記事では、自然災害に見舞われた時でも必要最低限の介護サービスを提供するために、クラウドストレージをうまく活用するポイントを紹介します。
※BCPとは：BCP（事業継続計画）とは、企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のことです。＜引用：中小企業庁「中小企業BCP策定運用指針」＞
介護施設が作成する災害時BCPの内容
介護施設を利用している人は、おもに日常生活で介護が必要な高齢者です。介護サービスは地域が被災した場合でも必要最低限の介護を提供できるように日頃から利用者を守る意識を持つことが大切です。
災害時BCPでは、主に以下の項目について具体的な方針を定めておくよう国がガイドラインで示しています。
基本指針や非常時の体制整備
BCPの冒頭では、基本方針を記載することになっています。記載する上でのポイントは、利用者を災害から守るということはもちろん、介護業務を継続するためにスタッフの安全を確保する点です。
また非常時の体制を検討しておくことはもちろん、平常時から災害に備えて組織の体制を整えておくことも必要なことといえます。スタッフの連絡網や避難訓練の計画など災害時に迅速に対応できるよう「できる準備は全て行っておく」と言っても過言ではありません。
ハザードマップを活用した災害リスクの把握
介護施設がある地域ではどのような災害のリスクがあるのかを調べる時、WEB地図で確認できる「ハザードマップポータルサイト」がおすすめです。これは、国土交通省が公開している日本全国のハザードマップをネット上で閲覧できるサイトで、地震、火山、大雨、台風など災害の種類別に地域を指定して把握できます。
自分の住んでいる地域や介護施設周辺などの危険な箇所や避難経路を事前に把握しておくことで、万が一災害が発生した場合に迅速に避難をすることが可能になります。
業務の優先順位
災害が起こったときに、家庭の事情やライフラインが途絶えて応援に駆け付けられないスタッフがいます。そのような場合、出勤しているスタッフだけで通常の勤務時間を超えて働くことを考えておかなければなりません。限られた人数や資源で、どの業務を優先しておこなうか、事前に決めておくことは大変重要です。
災害に備えてクラウドストレージをおすすめする4つの理由
地震や水害など自然災害が発生した際に電気の供給が断たれ、一定時間停電することがあります。ほかにも土砂崩れにより道路が通れず、介護施設までたどり着けないスタッフがいるかもしれません。あらゆる被災状況や人手不足を想定しながら、可能な限り介護事業を継続させるためには、クラウド上でいつでもだれでも情報が収集できるようにしておくことが重要です。クラウドストレージは、災害時の業務継続においてなくてはならないツールといえるでしょう。
BCPや介護記録、スタッフの連絡先をどこからでも確認できる
ほとんどの介護現場では、日頃から介護記録や業務マニュアル、報告書などをパソコンで作成、保管しています。施設のサーバーでデータや書類を管理すれば、物理的に書類やファイルで保管する必要がなくなるので、事務所のスペースが広くなったり、データ化により必要な書類が探しやすくなったりする多くのメリットを得られるでしょう。
とはいってもデメリットもあります。わざわざ事業所に行かないとデータにアクセスできなかったり、停電するとパソコンの電源が入らなかったりするため災害時には役に立たないといっても過言ではありません。
クラウドストレージを活用すれば、外部からのアクセスやデータのバックアップなど安全対策が整っているので、災害により「書類がなくなった」「機器が壊れてデータが消えた」ということは起こりえません。
安全を確保しながら事業継続の指示が出せる
大きな地震が発生しても、そのあと継続して余震が発生することがあります。また大雨による浸水がひいたあとでも、土砂災害などの二次災害がおこりえないとも限りません。スタッフにとって自然災害が発生した際、最も大事なことは自分の命を守るということです。たとえ介護施設が気になるからといって、安全なルートの確認や二次災害への対策を行わずに駆けつけると、自分自身が被災しかねません。
管理者は、施設や地域の被災状況などの情報をクラウドストレージで共有、管理することで、臨機応変に勤務変更や応援スタッフの確保が可能となります。それによりBCPに沿って優先順位の高い業務を稼働しながら、利用者やスタッフの安全を確保することにつながります。
備蓄の管理や物資の補充を業者とスムーズにやりとりできる
介護施設では、災害時に備えて食料や医薬品、衛生用品などを管理しています。保管場所の都合もあるでしょうが、およそ3日間分の備蓄を用意しておくことが一般的です。とはいっても万が一介護施設が被災した場合、保管していた食料が2日でなくなったり、想定外の物品が必要になったりするケースもないとは言い切れません。
クラウドストレージでは、あらかじめ備蓄管理業者と災害時備蓄管理フォルダの共有協定をしておくことで、被災時における備蓄品の消耗や欠品状況を業者側がクラウド上で確認することが可能です。被災対応に追われる介護施設は、不足している備品を共有シートに入力さえしておけば、備蓄管理業者が迅速に補充対応をおこなうことができます。こういったクラウドストレージを使った対応は、今までにない防災対策であり画期的ともいえるでしょう。
まとめ
災害時BCPの義務化により、介護施設は利用者やスタッフだけでなく業務を守る「新しい災害対策」を行うことになりました。とはいえ介護施設が被災すると、管理者は迅速な業務継続対応や利用者の安否確認などで一刻を争うことが予想されます。
その点クラウドストレージは、災害時においてもデータを守ることを得意としているため、介護施設は災害対策に専念できます。
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「クロジカ大容量ファイル管理」は、サービス計画書・ケア記録やケアプラン、事故報告書など様々な文書やデータを扱う介護業において、データ管理の"はじめの一歩" となるサービスです。
文書によっては、2年～5年の保存義務があることで物理的に書類管理をするのは年々困難になると予測されます。クラウドストレージはインターネット上に重要な書類を安全に保管して、簡単に必要な情報にアクセスすることのできるサービスです。
「クロジカ大容量ファイル管理」は初期構築費用を無料でスタートすることができます。
さらにマルチデバイス対応なので、タブレットからスマートフォン、PCからスマートフォンなどデバイスをまたいでデータ交換が可能です。また、施設長や責任者のみならず、職員の方々や利用者のご家族とのデータ共有をする場合は、利用者数に合わせたプラン選択ができます。
簡単に導入でき、安心安全で利便性の高い機能を備えています。
ファイル管理でお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。
ライター：柴田 崇晴（しばた たかはる）
福祉系大学を卒業後、特養相談員や地域包括支援センターで20年従事し、現在養護老人ホームの園長に就任。複数の介護事業所を管理する傍ら、都道府県の介護支援専門員会副会長、私立看護学校での非常勤講師を兼務し、研修講師、人材育成を積極的に行う。
【資格】
社会福祉士 主任介護支援専門員
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