こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」マーケティングの畝です。
建設業界において複数のプロジェクトを同時に進める時に、クラウドストレージを利用することで、業務の効率化を図れることはご存知でしょうか。
クラウドストレージはこれまで主流だったファイルサーバーと比較しても、その利便性には大きな有効性が確認されています。ここでは、そもそもクラウドストレージとは何か、クラウドストレージの有効性とはどんな事があげられるのかなどについて解説していきます。
この記事を読めば、クラウドストレージの概要について理解していただけると思います。
Contents
クラウドストレージとは
クラウドストレージとは、インターネットを利用してファイルを保管する"場所"のことです。
また、ファイルの保管だけでなく、クラウドストレージ上の保管場所であるURLを共有するだけで、ファイルを共有できるという特徴もあります。
数多くのベンダーがクラウドストレージを提供していて、個人だけでなく企業がビジネスに利用できるように、専用のサービスプランも設置されてきています。
近年、オンプレミスサーバーやNASを設置せず、クラウドストレージを利用する会社も増えてきました。
これまでは、クラウドストレージに対するセキュリティ面で不安があるという意見が多くありましたが、現在では、そのような不安要素が払拭されるような高度な情報セキュリティ対策が講じられているシステムが多く提供されています。
オンプレミス型とクラウド型の違い
オンプレミス型のファイルサーバーとクラウド型（クラウドストレージ）との大きな違いは、ファイルを格納したり、共有したりする場所が、社内かインターネット（クラウド）上かという違いです。
従来では、企業で作成・閲覧・更新されるファイルのほとんどが社内利用のために保管、管理されていました。
しかし、クラウドストレージの場合は、そのファイルの保存先のURLを共有するだけで、社内、社外問わずデータを共有することができます。
もちろん、そのファイルに対する閲覧権限を持っていなければ、ファイルを閲覧することができないので、セキュリティ面でも安心してデータを運用できます。
クラウドストレージの有効性
ここでは、クラウドストレージの有効性について解説していきます。
どこからでもデータにアクセスすることができる
まず最初にクラウドストレージを利用する有効な点としてあげられるのは、社内外のどこからでも、アクセスできることです。
作成したファイルをクラウドストレージに保管しておけば、インターネットを介して、いつでもどこでもデータを閲覧、編集できます。そのため、社外にいる従業員にもすぐに最新のファイルにアクセスすることが可能になります。
例えば建設現場で、急に最新の図面ファイルを確認したくなった場合でも、クラウドストレージにファイルを保管しておけば、現場でもデバイスを通じて瞬時に図面データを閲覧できます。
クラウドストレージを利用すれば、オフィスや現場でも最新のデータを共有することができるため、プロジェクトのスムーズな進行をサポートすることができます。
社外の人とも簡単にデータを共有できる
クラウドストレージを利用すれば、社内、社外問わず簡単にデータの共有ができます。
それはメールにファイルを添付したり、USBメモリを介してデータのやり取りをする必要がなく、データの保管先であるURLを相手に伝えるだけで、データの共有が可能なためです。
これにより、作業の効率化が図れます。
自動バックアップ機能がある
クラウドストレージのほとんどは自動バックアップ機能が付いていて、クラウドストレージ上に格納してあるデータが自動でバックアップされます。
また、作業中に誤って削除してしまったファイルも、バックアップされたファイルから復元することが可能になります。
さらにクラウドストレージサービスによっては、履歴管理をしてくれるサービスもあります。例えば、2つ前のバージョンにファイルの状態を戻したいといった場合にも、すぐに対応できたりします。
社内に設置されるオンプレミス型のファイルサーバーの場合でも、バックアップ機能やファイルの履歴管理機能を付加できるものもありますが、クラウドストレージの場合は、細かい設定をすることなく、ファイルのバックアップや履歴管理をしてくれるので、現場に導入しやすいというメリットがあります。
クラウド上でファイルの同時編集が可能になる
クラウドストレージでは、アクセス権限があるユーザーであれば、誰でも同時にファイル編集、閲覧が可能です。例えば、ウェブ会議をしながら1つのファイルを複数人で同時に編集しながら、ファイルを作成していくことも可能です。
初期費用や運用コストを抑制できる
クラウド型のクラウドストレージとオンプレミス型のファイルサーバーを比較すると、クラウドストレージの方が、運用コスト、初期コストを抑えることができます。
ファイルサーバーの構築には、関連する機器の購入や、ファイルサーバーの設計などの作業が必要になりますが、クラウドストレージの場合は、そのような初期コストはかからず、月額または年額で一定額を支払うと、すぐに利用できる仕組みになっています。
そのため、初期コストや運用コストがオンプレミス型のファイルサーバーよりも安く済みます。
クラウドストレージを有効活用するために重要なポイント
クラウドストレージサービスを有効活用するポイントは次の通りです。
親しんだ操作性はそのままにすること
まず最初にあげられるのは、親しんだ操作性をそのまま継承することです。
例えば、Windowsならエクスプローラー、MACならFinderでクラウドストレージを利用できれば、慣れた操作性をそのまま活かすことができます。
そのような利用環境を整えることで、クラウドストレージをストレス無く利用することができ、利用率を上げることができるでしょう。
年配者の多い建設現場では、慣れたデバイスの操作をそのまま踏襲できるかどうかが、利用率を向上させる大きな1つポイントになります。
スピード感を持った操作性を維持すること
クラウドストレージとパソコンやスマートフォンの同期スピードが早いことも重要なポイントです。
また、クラウドストレージサービスによっては、ファイルの容量制限があるものも存在するので、クラウドストレージを選択する時は、ファイルの利用容量がどの程度あるかも、よく確認する必要があるでしょう。
様々な端末で利用できること
建設現場で働く人たちが、様々なデバイスやOSを利用することを考慮すると、Windows、Linux、Android、Macなどに対応していることもクラウドストレージにとって重要なポイントです。
デバイスの多様性に配慮したクラウドストレージを選別する必要があります。
利用者が多いクラウドストレージを利用すること
資材発注先や下請け会社等、ステークホルダーの間で利用されているクラウドストレージを導入することも重要です。ステークホルダーによく利用されているクラウドストレージを導入することで、細々した初期設定を簡略化することも可能です。
従来の運用方法を継承できるAPIであること
クラウドストレージ側に柔軟なAPIの準備があれば、従来の運用方法を継承できることが期待できます。
例えば、建設現場で多くのユーザーアカウントが必要になった場合に、アカウントの登録、新規フォルダの作成、データの移行などを自動化して実行できるメリットがあります。
クラウドストレージを有効的に導入するための選定ポイント
クラウドストレージを有効的に導入するための選定ポイントは次の通りです。
データ容量は適切か
第一に、データ容量が適切かどうかを確認する必要があります。クラウドストレージのサービスによっては、ストレージの容量やアップロード数の上限に違いがあります。
そのため、容量が自社のデータ利用量にマッチしているかどうかがポイントになります。
マルチデバイスに対応しているか
次にマルチデバイスに対応しているかどうかも、クラウドストレージを選定する時の重要なポイントです。PCだけでなく、タブレットやスマートフォンで利用できるマルチデバイス対応だと、建設現場でも重宝します。
また、OSに囚われず利用できることも、クラウドストレージを選定する時の重要な点です。
セキュリティ対策は十分か
最後にセキュリティ対策が十分講じられているかも大切なことです。
クラウドストレージは、インターネットに接続でき、アクセス権限があれば、簡単にファイルの閲覧、編集ができます。
しかし、逆に言えば、閲覧できるユーザーを制限しなければ、誰でもシークレットなファイルにアクセスできてしまう危険性をはらんでいます。
そのため、データの暗号化や二段階認証など、データの保護に十分な配慮がなされているかも、クラウドストレージを選定する上で、重要なポイントです。
クラウドストレージの活用候補として「クロジカ大容量ファイル管理」を
クラウドストレージを利用するなら「クロジカ大容量ファイル管理」の導入が有効です。
それは、簡単でシンプルな操作画面なので、迷うことなくデータの編集や閲覧ができるため、建設現場の職人にも慣れ親しんでもらえる可能性が高いからです。
また、マルチデバイス対応でスマートフォンからでも利用できる利便性の高さがあります。
さらに1日1回3世代のバックアップが可能で、履歴管理を幅広く行えます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は、クラウドストレージとは何か、クラウドストレージの有効性とはどんなことがあるのかなどについて解説してきました。
この記事のポイントを整理すると以下の通りとなります。
- クラウドストレージとは、インターネットを利用して、ファイルを保存する場所のこと。
- ファイルサーバーとクラウドサーバーとの大きな違いは、ファイルを格納したり、共有したりする場所が、社内かインターネット上かという違い。
- クラウドストレージを利用する有効な点は、どこからでもデータを利用できること、複数の人と簡単にデータ共有できることなど。
- クラウドストレージを選定するポイントは、セキュリティ対策が十分講じられているかなど。
- クラウドストレージを有効に利用したいのであれば、「クロジカ大容量ファイル管理」がオススメ。
これらの情報が少しでも皆様のお役に立てば幸いです。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。
参考：【国土交通省】建設業における働き方改革推進のための事例集
大容量ファイル管理をクラウドでかんたんに
無料ではじめる大容量ファイル管理
クロジカガイドブック
- 大容量ファイル管理の課題を解決
- 大容量のクラウド移行
- 大容量のデータ共有
- データ保護
- クロジカ大容量ファイル管理の主な機能
