こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」マーケティングの畝です。
近年、建設業界のDX化の潮流により、施工図面や契約書などの文書管理にクラウドストレージが活用される機会が増えてきています。紙管理では大容量の文書データの保管や送受信に制限があり、保管には工夫が必要です。従来のNAS管理でも、文書の修正や更新に手間がかかり、情報の共有に時間差が生じます。
クラウドストレージを活用すれば容易にデータ共有ができ、大容量の文書の保管が可能です。情報の同時共有により、時間差なく文書の保管や編集ができるため、建設プロジェクトの文書管理を効率よく行えます。
この記事では、現在、文書管理が紙管理の企業様、すでにクラウドストレージを活用しているが、より効率的な運用方法を模索されている方にとってお役に立てる記事となっております。改善事例を交えて解説いたします。
Contents
建設プロジェクトに必要な文書管理とは
建設プロジェクトは多岐にわたる文書の管理が必要です。文書作成者がそれぞれ個人で管理すると、プロジェクト全体を把握できません。クラウドストレージを活用すると部署別に作成された文書を一元管理できます。
場所を選ばずデータへのアクセスが可能となるため、業務の効率化に有効です。クラウドストレージを利用すれば、データへの同時アクセスが可能なため、プロジェクトの進捗や予算の管理を統一して可視化できます。
広範囲にわたる多様な文書を管理する
建設プロジェクトに関する文書は種類が多く、管理方法の検討と調整が必要です。分類方法やファイルの命名ルールを決めて、迷いなく管理できる体制を整えましょう。多方面からアクセスできるようにしておくと、認識の相違が生まれにくく、業務の効率化が可能です。
便利なツールやサービスを活用して、シンプルで使いやすい方法を選ぶと管理しやすくなります。紙管理にこだわらず、新しい方法を取り入れるためには情報収集が大切です。
建設プロジェクトにおける最新データの管理
日々更新されるデータを迷うことなく管理するには、ひと目で最新データがわかるような工夫が求められます。設計図面や顧客との協議記録は、データ名に作成日を入れるとわかりやすく整理できます。
終了した建設プロジェクトのデータは、必要なときに取り出せるように分類して保存しましょう。日付管理を徹底させると、経理担当者にもわかりやすく、請求や支払い時に役立ちます。
具体的なデータ命名方法については下記の記事で解説しておりますので、ぜひご一読ください。
ファイルの命名をどういったルールで運用するのか
クラウドストレージによる文書管理のセキュリティ対策
社内で管理する文書はセキュリティ対策を充実させる必要があります。
建設プロジェクトで扱う文書の中には、個人情報の保護が必要なものがあり、強力なセキュリティ対策が必要です。例えば、帳簿・契約書・議事録・施工体系図・許可証といった多様な文書を扱います。
社内のITリテラシーを向上させて、情報漏洩をさせない文書管理を進めましょう。セキュリティ対策が施されたクラウドストレージを利用する方法もあります。
二要素認証機能やデータ通信時に暗号化される機能があると心強いです。
クラウドストレージによる文書管理の改善事例
クラウドストレージによって文書管理を改善するには、現在の問題点を調べて明確にすることが大切です。
建設プロジェクトの関係者が必要な情報を共有し、コミュニケーションを円滑に行い、文書管理を改善するためには努力が必要です。クラウドストレージを利用している建設会社も増えているので、改善事例を調べると参考になります。
クラウドストレージによる文書管理には多くのメリットがあります。プロジェクト関係者の理解を得るために、改善方法を提案し、建設プロジェクトにおける文書管理のクラウド化を進めましょう。
現状の文書管理の改善点を考える
建設プロジェクトの進捗に伴い、蓄積される文書の管理にかかる手間が増えます。多様な種類の文書管理が必要となり、紙管理では限界があります。
工事期間中に何度も図面や工程表のチェックが必要ですが、担当者ごとに文書の受け渡しをすると、重複が起こり無駄な業務が増えるため、担当者間での調整が必要です。
そこで、取引先担当者や複数の部署で個別に管理される文書を一元管理すれば、工事全体の把握が可能となるため業務を効率化できます。
クラウドストレージの活用により、各部署における文書管理の業務が煩雑になるのを防げます。関係者の負担を軽減し、コストを抑えるためにもクラウド化による一元管理が望ましいです。
取引先も含めた関係者間の調整を行う
クラウドストレージによる文書管理を推進するためには、取引先や社内での調整が不可欠です。容量の大きい図面や写真データの管理方法も統一する必要があります。共有フォルダを作成して分類方法やファイルの命名ルールを決めると、わかりやすく管理できます。
建設プロジェクトの文書の送受信は、クラウドストレージを利用すれば手間がかかりません。リモート会議により、日時や場所を定めた打ち合わせや会議に時間を取られることなく、進捗確認や調整ができます。
クラウドストレージに対する理解を深める
建設プロジェクトの文書管理において、クラウド利用への理解を得ることが重要です。正しい理解を得ることで、工事責任者や安全担当者、経理関係など、複数の担当者にそれぞれデータを渡す手間が省けるので、行き違いやミスを予防できます。
クラウドストレージによる文書管理は場所やデバイスを選ぶことなく、円滑なコミュニケーションが可能です。メールを利用したデータの送受信は、宛先ミスによる情報漏洩の恐れがありますが、クラウドストレージを活用すれば、パスワード設定や制限付き設定されたファイルを送ることができるので、セキュリティ面でも信頼性があり安心です。
大手建設会社でもクラウド化の動きが顕著となっており、クラウドストレージによる文書管理の必要性が高まっています。
クラウドストレージによる文書管理を進めるには
建設プロジェクトでは広範囲にわたる文書の管理が不可欠です。
クラウドストレージを活用すると、建設プロジェクトの関係者がデータに同時にアクセスできます。データの共有が進み、生産性の向上にも有効です。
最新データを正確に把握できるので、クラウドストレージは便利なシステムですが、共有による情報漏洩を防ぐ必要があります。安全性を考慮した文書管理には適切なセキュリティ対策が不可欠です。
クラウドストレージを導入するメリット
一般的にクラウドストレージは大容量のデータ保存ができるので、ファイルサイズを気にすることなく文書管理ができます。ファイルの保護機能があるので、誤って削除しても復元が可能です。
また、同時更新が可能となり、最新情報を容易に確認できます。ユーザー別にパスワードを設定すれば、限られた範囲でのみ情報公開ができるので、機密データを安全に管理できます。
クラウドストレージを利用して文書を共有する
クラウドストレージによる文書管理では、複数デバイスからのアクセスが可能です。コミュニケーションを取りながら同時作業が行えるので、思い込みによる意見の食い違いが防げます。
データ共有が可能になり、修正や編集の更新履歴の確認もできます。ファイルの破損や消失に備えて、自動でバックアップが保存できるので安心です。クラウドストレージによる文書管理は紙管理よりも利便性が高く、スペースを気にせず保管できます。
クラウドストレージの活用を促進するには
複数の現場でクラウドストレージを活用するならば、使用できるデバイスの種類を確認する必要があります。外出先からの情報確認ならばスマホやタブレットでも可能なため、パソコンを持たない社員でも利用できます。
建設プロジェクトの文書管理におすすめのクラウドストレージ
建設プロジェクトにおける文書管理を容易にできるクラウドストレージを選ぶには、明確な使用目的の設定が重要です。文書管理に十分な大容量サーバーや、信頼性の高いセキュリティ対策が施されているかを確認することが大切です。
利用可能なデバイスの種類や、ITが苦手でも使える簡単な操作性のチェックも大切です。建設プロジェクトにおいては将来を見据えた文書管理が不可欠です。
建設業でのファイル管理に「クロジカ大容量ファイル管理」
「クロジカ大容量ファイル管理」は、広範囲において膨大なデータや情報を扱う建設業において、データ管理の"はじめの一歩" となるサービスです。
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さらにマルチデバイス対応なので、タブレットからスマートフォン、PCからスマートフォンなどデバイスをまたいでデータ交換が可能です。また、プロジェクト単位でフォルダ分けして、代表者のみならず従業員の方々など、利用者数に合わせたプラン選択ができます。
簡単に導入でき、安心安全で利便性の高い機能を備えています。
ファイル管理でお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。
参考：【国土交通省】国土交通省行政文書管理規則
