こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」マーケティングの畝です。
日本の企業はデジタル技術を活用して、新しく、便利で、効率よいものへ、ビジネスモデルや働き方を変えています。しかし、建設業界では、ITに苦手意識を持っている人も多く、IT情報も伝わりにくいため、昔ながらの文化が根強く残っている状況ではないでしょうか。
１つの工事を完成させるまでには、多くの人が関わってきます。一括管理は、関わる人が多くなるほど、また書類が多くなるほど、メリットがあります。図面など書類の多い建設業界だけでなく、ほかの業界でもITを駆使した一括管理は、広く浸透しています。
この記事では、膨大なデータを安全に正確な方法で運用する方法をご紹介します。
Contents
建設業における情報を一括管理する具体例
まず、一括管理する情報とは例えばどのような情報が考えられるでしょうか。
- お客様、受注先などの情報
- 営業の進捗状況
- 安全書類
- 施工体制書類
- 原価管理
- 請求管理
- 入金管理
- 図面、写真など管理
- 見積書、注文書など書類管理
- 帳票管理
これらの書類は、外部に漏れたら困りますが、一括管理して共有できると仕事が捗りやすいです。具体例として、ある企業が公共工事を入札して工事が終了し、引き渡しをするまでを考えてみましょう。
工程としては、以下のようになる場合が考えられます。
- 見積り・入札書類を作成し入札に参加する
- 入札できたら契約する
- 工事に着手する
- 変更があれば、変更契約をする
- 最後に検査をする
- 引き渡し、完成書類を渡す
実際には、もっと複雑な工程を経て工事を終了しますが、ざっくりと流れを書いてみました。
公共工事だけでなく、比較的大きな工事を請け負った場合、現場のそばに現場事務所をもうけることが多いです。作業はその現場事務所にて行いますが、必要な書類の閲覧のために会社にわざわざ出向くのは、手間だと感じませんか。
屋外での工事は、自然が相手です。天候により、工事が遅れることもあります。新設道路を作る工事などであれば、地形や地質など思ってもいなかった状況になることもあるため、本来施工予定の工事内容を変更せざるをえない場合もでてくるでしょう。
こうした施工内容の変更により、書類や図面も変更され、どの書類や図面が最新のものかわからなくなる可能性もでてきます。また、変更内容を工事に関係する人たちに伝えるのも、人数が多ければ多いほど大変になります。
書類や図面などの情報をデータ化して一括管理してあれば、どこにいても書類や図面などの確認ができ、最新情報を工事に関わる人たちに正確に伝えることができます。
情報を一括管理するメリットとデメリット
日本の企業は、書類や図面などの情報をデータ化して一括管理する方向に進んでいます。デジタル技術を活用して、新しく、便利で、効率よい方向へ、ビジネスモデルや働き方が変わってきています。
DX化が叫ばれる中、効率よく働けるからこそ、変わってきていると捉えられます。書類や図面などの情報の一括管理は、メリットがあれば、デメリットもあるでしょう。
建設業界は、ほかの業界にくらべITに不慣れな人が多いように感じられます。ITに不慣れな人こそ、メリットやデメリットが理解できれば、取り組みに積極的に関われるかもしれません。ここでは、書類や図面などの情報の一括管理のメリットとデメリットを解説します。デメリットに比べたら、メリットはとても大きいです。
一括管理するとき考えられるメリット
書類や図面などの情報を一括管理することから考えられるメリットは、以下の通りです。
- 保管場所など経費の削減
- ほしい書類を探す時間の短縮など業務の効率化
- 書類の行き違いや情報の更新に対応でき、ミスの省力化
- 業務を効率よくこなすことで、働き方改革にも貢献
一括管理するには、書類や図面、写真などをデータ化する必要があります。それに比べて紙の書類は、そのままファイリングして保管すればよいですが、キャビネットや棚、倉庫など設備や場所が必要です。データ化して一括管理すると、設備や場所など費用を抑えられます。
一括管理すると、書類を閲覧したいとき保管場所に行かなくても閲覧できます。ほしい書類を探すときも、探す時間を大幅に減らすことができます。削減できた時間を、研修や準備、懇親などにあてるなど、余裕が持てるようにもなります。
書類の行き違いがなく、最新版で対応できるのは、大きな魅力です。天候などの影響により、変更が数回続いたりすると、どれが最新情報かわからなくなることもあります。
変更前の情報で工事が進んでしまうと大きなミスに繋がってしまうリスクも出てきます。一括管理できているからこそ、新しい情報を即座に関係者に伝えられるでしょう。
業務を効率よくこなせれば、時間の短縮にもなります。時間に余裕が生まれれば、従業員のストレスの軽減やモチベーションの向上にもつながるでしょう。建設業の課題でもある人手不足、働き方改革にも貢献できます。
一括管理するときに考えられるデメリット
書類や図面などの情報の一括管理は、メリットだけではなくデメリットも考えられます。デメリットについては、対策も考えてみましょう。
- 一括管理のシステムの導入や運用には費用がかかる
- 建設業界は、ITを苦手とする人が多い
- 管理方法の変更は難しく、一括管理のシステムを使いこなすまでに時間がかかる
- セキュリティ対策が必要となる
一括管理のシステムを導入するには、費用がかかります。システムの定期的なメンテナンス費用のほか、使用する従業員にITに関する教育をしなくてはなりません。費用に関しては、「IT導入補助金」の申請もおすすめします。
https://www.it-hojo.jp/
ITに苦手意識がある人たちには、ITリテラシーを上げる教育、サポート、メリットを丁寧に解説し理解してもらうことです。メリットを理解することで、新しい取り組みに順応しやすくなります。
新しいシステムを導入すると、誰でもどのような機能があって、どのような使い方をするのかわかりません。システムをスムーズに使いこなすまでの時間は、個人差があります。サポート体制があれば安心ですね。
セキュリティは大切です。セキュリティ設定の幅は広く、あまりにも厳重に設定してしまうと、費用もかさみ、アクセスにも手間がかかります。どの程度のセキュリティ対策であればよいのか、外部アウトソーシング会社や経営層なども交えて相談してください。その企業に見合ったセキュリティ設定、費用を見い出すのがポイントです。
一括管理システムを導入するときの注意点
一括管理システムを導入するとき、注意するポイントがあります。一括管理システムといっても現在市場には、さまざまなシステムが存在しています。システムを導入して運用するにはコストがかかりますので、システムの選択に失敗はしたくないですよね。
一括管理システムを導入しても、使いにくい、ほとんど使用しない、不要な機能が多ければ、業務の効率化にはほど遠くなります。一般的に高機能、多機能であればあるほど高価になります。必要な機能、不要な機能を見極めることも大切です。不要な機能を付けることは、コストの無駄にもなってしまいます。
一括管理システムを導入して活用するためには、システムにデータ化された書類、図面などが入っていなくてはなりません。体制を整える前に活用をはじめると、紙の管理、システムの管理が混在してしまいミスを誘発してしまいます。お試し期間をもうけるなど、活用は計画的に始めましょう。
まとめ
一括管理システムの導入は、「メリットが大きいこと」がわかりました。以下の通り、働きやすくなります。
- 長期的に考えると、企業は費用を削減できる
- どこにいても必要な書類が閲覧でき、効率よく仕事が捗る
- 書類の検索する時間が短縮されるなど、従業員のストレスも軽減される
世の中にはさまざまな一括管理システムが存在しています。既存システムに連携できる高度な機能なものや、シンプルな機能のものなど様々ありますが、高機能、多機能であるほど高価になり、浸透にも時間を要します。よく吟味し、企業にあった機能、使い勝手のよい一括管理システムを選ぶことが大切です。
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