こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」マーケティングの畝です。
建設業の仕事は工事現場に限らず、幅広い業務があります。そして、最近は法律関係も厳しくなり下記に挙げたように、管理するフォルダ・ファイルが増えました。
- 総務、労務
- 経理
- 施工管理
- CADデータ
- 法律文書
- 個人情報
建設業で業務を遂行するためには、多岐にわたるデータに目を通す必要があります。これまで紙で管理していた情報も、データ化が推進されるようになりました。データ管理は個人で行うよりも、共有することが多くなり、保管するフォルダ・ファイルの命名ルールが必要となっています。
この記事では、適切なデータ管理で触れたい情報にスムーズにアクセスするための方法を想定されうるケースに当てはめて実用的な形でご紹介します。
Contents
ファイル・フォルダの命名ルールが必要な理由
フォルダ・ファイルの命名ルールを決めておくと情報の共有がしやすくなります。
- 検索の無駄を省く
- 命名に時間をかけない
- パターンが決まっていると見つけやすい
建設業の従業員は複数の仕事を同時進行で進めることが多いかと思います。少しでも手間を減らす工夫が必要です。日々増えていくデータを整理してわかりやすくするためにも、データの命名ルールを明確にしましょう。
命名ルールを決めておくと業務の効率化につながり、ミスを防げます。フォルダ・ファイルの命名ルールについて社内でよく話し合い、周知することが大切です。
迷わずに検索できる
フォルダ・ファイルの命名ルールを決めておくと、膨大なデータの中から現時点で必要なものを、見つけやすくなります。
業務に取り掛かる前にデータを探すことに時間がかかると、仕事がはかどりません。複数の資料を照らし合わせながら作業を行う場合も、資料探しの時間を短縮できれば、すぐにとりかかることができます。
共有フォルダの中から、必要な資料を見つけるには検索するキーワードが重要です。フォルダ・ファイルの命名ルールを決めておくと迷わずに検索できます。
必要なデータを探しやすくして業務を効率化しましょう。
命名のときに悩まない
ファイル・フォルダの名前を考えるときに、あらかじめルールを決めておくと悩まずに命名できます。思いつきでフォルダやファイルの名前を決めていると、そのたびに悩んで時間がかかります。
命名の要素の中で何が重要なのかを一瞬で判断するためにも、ルールを決めておくことが大切です。おおまかなひな形があれば、それに当てはめるだけなので、悩むことなく命名できます。
共有が前提のフォルダやファイルの命名ルールは、誰が命名しても統一されるような工夫が必要です。
命名ルールを決めておくと見慣れて探しやすい
フォルダ・ファイルの命名ルールが決まっていれば見慣れて、必要なデータを見つけやすいです。
一貫性のないルールで命名されたフォルダ・ファイルが多いと、雑然としてまとまりがなくなり、欲しい情報にたどり着くまでに時間がかかります。
共有フォルダのファイルに独自のルールで命名すると、他の社員が必要なデータを検索するのが難しいです。データ共有をするときには、命名ルールを定めておく必要があります。
検索するときに探しやすく効率化につながります。
ファイル管理のために最初に決めておくべき命名ルール
フォルダ・ファイルの命名ルールを社内で調整して、データの管理方法を共有しましょう。全体のルールを決めて、部署ごとに業務に沿った具体的な内容を決めると、使い勝手がよくなります。
まずフォルダ分けのルールを統一すると、命名しやすくなります。
- フォルダで分ける
- フォルダ内を簡潔にまとめる
- フォルダ名の文字を少なくする
分類したフォルダの命名ルールを決めたら、社内に周知して一貫性のある管理をしましょう。定期的に不要なファイルを削除して、フォルダを整理すると管理がしやすくなります。
探しやすくするためにフォルダ分けしておく
増えていく情報をフォルダでまとめると探すときに迷わなくなります。
業務を進めていくとフォルダ内がファイルだらけになり、データ探しに時間を費やすことになります。増えたデータを分類し、まとめておくと探しやすくなります。
フォルダ・ファイルの命名と同様に、共有フォルダの分類方法も社内や部署内で協議してルールを決めましょう。フォルダに分類できないものは、あえてファイルのままにしておくのも一つの方法です。
一つのフォルダに詰め込み過ぎない
ファイルが多くなると必要なデータが見つけにくくなり、混乱を避けるためにフォルダを作成してまとめると探しやすくなります。
一つのフォルダに情報を詰め込み過ぎると探すのが面倒になるので、フォルダ内部をさらに分類しておきます。階層が深くなるとたどりつくまで時間がかかって、作業効率にも影響が及ぶため、階層を深くし過ぎない工夫が必要です。
不要になったデータはこまめに削除して、フォルダ内を簡素化しておきましょう。
簡潔に一目でわかるようにする
共有データの中から必要な情報を探すために、一目で内容が理解できるように命名することが大切です。
- 情報の種類
- 求める内容
- 取引先
- 日付
例：取引先名_現場工事名_工事開始年月日
（株）〇〇建設_▽▽造船プラント建設工事_20230515
（株）〇〇建設_××××発電所定検工事_230515
わかりやすくしようと「最新」を使いがちですが、度重なるとどれが最新なのかわからなくなります。末尾でもよいので日付は必ず入れてください。
長い名前は省略して使用しますが、一目で内容が把握できる短縮方法を話し合い、社内および部署内で統一しておきましょう。
管理するフォルダやファイルの命名をどういったルールで運用するのか
フォルダ・ファイルの命名ルールを決めて運用するには、他部署との連携が欠かせません。業務内容や立場によって運用方法や命名の優先順位も変わるため、社内ですり合わせが必要となります。
- 命名の順番
- 作成年月日
- わかりやすくする工夫
業務を遂行するために多方面の情報を把握する必要があります。フォルダ・ファイルの命名ルールが統一されていれば情報を探しやすいです。他部署への配慮をしながら社内全体でわかりやすい命名ルールを決めましょう。
命名の順番を決める
フォルダ・ファイルの命名ルールを決めるためには、データの内容を把握することが大切です。
検索時や命名時に必要な情報を整理して、命名の順番を社内で共有できるようにしましょう。まず少ない項目でざっくり分けて、細分化していくとわかりやすいです。建設業では、多岐にわたる情報管理を行うため、日付優先だと情報が分散してしまいます。
時期が同じでも取引先ごとに複数の工事情報を管理する必要があり、現場だけでなく経理担当者も管理しやすいような命名の順番が重要です。
- 取引先会社名
- 年度
- 現場名
- データ作成、更新日
現場ごとに請求や支払いをするのではないので、取引先別にまとめておくと便利です。部署ごとに違いがありますが、フォルダ・ファイルの命名で悩まないために優先順位を統一しましょう。
作成時や変更時の日付を明確にする
取り扱うデータの中には保管年数が決められたものがあります。フォルダ・ファイルの命名は、処分のタイミングを把握するためにも時系列を明確にすることが大切です。
必要のない期間まで保存するとデータが乱雑になり、重要な情報が探しにくくなります。期限前に処分すると法律で罰せられることもあります。日付を明確にしておくと、作業計画や準備にも役立ちます。
- 事前に準備が必要な情報整理
- 請求や支払い
- 過去の工事を参考にする時
業務を円滑に遂行するために、日付管理は重要です。
数字や記号を活用して見やすくする
フォルダ・ファイルの命名に数字や記号を利用して見やすくしたいのですが、使えるものと使えないものがあります。使えない数字・記号は命名のときにエラーメッセージが出るのでわかりやすいです。
エラーは出ないが使わない方がよい数字・記号もありますが、文字化けやトラブルを起こすことがあるため注意が必要です。
不具合を避けるために使える数字・記号を覚えておきましょう。
- 半角英数字
- 「-」ハイフン、「_」アンダースコア
使える数字・記号は限られますが、工夫次第で見やすくできます。
ファイル管理するためにはフォルダ・ファイルの命名ルールが必要
社内で検討してフォルダ・ファイルの命名ルールを決めたら、円滑に運用するために周知する必要があります。データを扱う全員がルールを守って管理を行えば、業務の効率化につながります。
建設業で管理する情報の内容は、時代の流れや法改正によって変わります。命名ルールも随時見直しが必要です。変化に合わせて柔軟に運用しましょう。
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ファイル管理でお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。
参考：【国土交通省】土木工事等の情報共有システム活用ガイドライン
大容量ファイル管理をクラウドでかんたんに
無料ではじめる大容量ファイル管理
クロジカガイドブック
- 大容量ファイル管理の課題を解決
- 大容量のクラウド移行
- 大容量のデータ共有
- データ保護
- クロジカ大容量ファイル管理の主な機能
