こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」製造業ライターの〇〇です。
日々、効率化が求められる製造業の現場において、困りがちなのが「発注・受注関連の書類作成と管理」「進捗管理」「品質管理関連作業」といった、事務作業の煩雑さではないでしょうか？
製造業では、製造現場の管理事務に加え、原料仕入れなどの川上側と、製品販売などの川下側の両方で多くの取引が発生するため、様々な事務作業が必要になります。その他にも、本社と工場など複数の拠点を持つ企業では、管理書類が増えたり、現場と管理部門とのやり取りに時間がかかったり、といった悩みも耳にします。
そこで、本記事では、製造業界における事務作業改善のために、おすすめのソフトを3つご紹介します。
Contents
製造業界で発生する事務作業の課題
製造業の業務は、概ね「原材料仕入れ」⇒「製品製造」⇒「製品販売」の流れに沿って進められていきますが、その中で多くの事務作業が発生します。製品が顧客の手に届くまでに、多くの企業や部署、人員が関わるため、取引や社内管理といったコミュニケーションが煩雑になるのは、ある意味当然のことかもしれません。
例えば、原材料を仕入れるために行う発注作業では、必要な原材料の種類の数だけ取引先があることも珍しくありません。その取引先ごとに発注書の仕様や支払い方法が違う場合もあり、関連書類の管理には多くの手間が発生してしまいます。
製品を販売するための受注作業にも同じことが言え、販売単価からロット数といった取引先ごとの仕様に合わせて販売するには、複数の部署にわたって連携・共有が必要になってきます。近年では、トレーサビリティや国際規格などの観点から、取引に認証が必要な場合もあり、契約業務でも必要な事務作業は増えていると言えるでしょう。
また、製品製造における社内管理においては、「進捗管理」「在庫管理」「労務管理」「品質管理」など、そのノウハウを紹介するだけで一冊の本が書けてしまうほどの管理業務が発生するため、それぞれの管理書類の整理に頭を悩ませている担当者の方も多いことと思います。特に、複数の工場を持つなど企業の規模が大きくなると、距離の離れた各拠点を統括することが必要になってくるため、拠点間でいかにスピーディなやり取りができるかも、生産性の向上にとって重要なポイントです。
製造業で活用が進む事務作業改善ソフト3選
前述したような課題を抱えがちな製造業の事務作業ですが、作業の発生機会が多い分、改善が上手くいけば、業務を大幅に効率化できるということでもあります。本章では、事務作業改善のために、製造業で活用が進む事務作業改善ソフトを3つ紹介します。
電子契約ソフト
電子契約ソフトは、紙の契約書の代わりに、インターネット上で電子署名やタイムスタンプを利用して、契約を締結できるシステムです。これにより、印紙税の削減の他、契約締結のスピードアップ、社内稟議の効率化など、契約に関する事務作業改善が期待できます。代表的な電子契約ソフトとして、 クラウドサインやGMOサインが挙げられます。
下記は、主に搭載されている機能の一例です。
・契約書のテンプレート
・社内稟議の承認フロー登録
・契約書の送信・合意
・電子署名とタイムスタンプ
・契約書の保管・検索
これらの機能により、法務の専門知識がなくても契約書を作成でき、そのまま社内稟議を通して、取引先へ送付、合意までを完結することができます。また、このような契約締結時の効率化はもちろん、その後の管理にも大きなメリットがあります。電子契約書はクラウド上で保管されるため、紙の契約書の管理が不要になり、検索によって目的の契約書を探し出すことも容易になります。
更新が必要な契約書の場合は、更新期限をアラートで知らせてくれる機能などもあるため、チェック作業に時間を割かずに更新漏れを防ぐことができます。これによって担当者が変わっても、契約に関する業務の引継ぎが容易になり、業務の属人化を防ぐ効果も期待できます。
その他、取引先が海外の企業である場合、書面のやり取りでは時間がかかりすぎるため、電子契約ツールが選ばれることが多いようです。
ワークフローソフト
ワークフローソフトは、組織内の稟議を電子化することで、あらゆる社内申請から承認までをペーパーレスで行えるシステムです。電子契約システムとの違いは、社内のコミュニケーションに目的を置いている点で、バックオフィス一体型やグループウェア一体型など、会社の規模や対応する業務に合わせて、様々なソフトが開発されています。代表的なワークフローソフトとして、X-point Cloudやジョブカンワークフローが挙げられます。
下記は、主に搭載されている機能の一例です。
・申請書テンプレート
・ステータス管理
・承認ルート登録
・エラーチェック
これらの機能により、「誰に稟議を回したらよいか」「現在どこまで稟議が回っているか」などで迷うことがなくなり、スムーズな社内稟議を可能にします。また、簡単な記載ミスで稟議書が差し戻されるといった、ヒューマンエラーによる無駄を省くこともできます。
その他、ワークフローソフトの導入は、企業の内部統制を強化することにもつながります。社内稟議は組織独自のテンプレートがある場合が多く、その部署内では効率的でも、部門間の連携が取りづらい原因になっていることも少なくありません。申請書の書式を整理・統一し、決済業務を標準化することは、企業の効率的で健全な運営に大きなメリットがあります。
以上の導入効果からも分かる通り、ワークフローソフトの導入目的は社内のコミュニケーションの円滑化です。企業ごとに違うコミュニケーションの形に合わせるため、柔軟性の高さもソフトを選ぶ重要なポイントとなります。
クラウドストレージ
クラウドストレージとは、ドキュメントや画像、動画などのあらゆるデータを、インターネット上の記憶領域（クラウド）にアップロードすることで、保存・管理することのできるシステムです。普段使用しているパソコンやスマートフォン内の記憶領域とは異なり、インターネットに接続した端末から権限を持ってアクセスすれば、場所を問わずに使用することができます。代表的なクラウドストレージソフトとして、Dropbox BusinessやGoogleDriveが挙げられます。
下記は、主に搭載されている機能の一例です。
・データのクラウド保存
・共有・同期
・アクセス制限
・自動バックアップ
機能としては、今回ご紹介したソフトの中では最もシンプルです。作成したデータをアップロードして、倉庫のように使用することもできますし、複数の社員や部署間でリンクを共有して、プロジェクトの会議室のように使用することもできます。
また、解像度の高い画像や動画など、大容量のデータのやり取りは、メール送信では対応できない場合がありますが、クラウドストレージであればファイルのリンクを送付するだけでデータ共有が完了するため、それまでDVDに保存して郵送していたが、その手間が削減されたという事例もあります。
このように、クラウドストレージの強みは、データの種類を選ばず、即時性をもってあらゆる関係者と共有ができる点です。また、バックアップ機能によってデータ破損のリスク回避も期待できます。
事務作業改善の失敗例と成功の秘訣
製造業における事務作業改善でよくありがちな失敗は、「ソフトを導入したけれど、社員に活用してもらえない」というものです。今まで紙媒体で管理していた業務のデジタル化を検討したが、社員から「使いづらい」という声が上がり取りやめた、という事例は少なくありません。
また、事務作業改善・効率化を図りたくても、理想の仕様に取引先が対応していなかったり、逆に取引先の仕様に合わせる必要があったりと、改革がスムーズに行えない場合があることも、製造業の事務作業における課題の一つと言えます。
実際、2021年に総務省が実施した調査では、製造業におけるDX（デジタル・トランスフォーメーション）の実施は、わずか22.8％にとどまっています。（出典：総務省（2021）「デジタル・トランスフォーメーションによる経済へのインパクトに関する調査研究」）
では製造業にとっては、どのような事務作業改善から始めると成功しやすいのでしょうか。ポイントは、「誰でも使える」「低コスト」の2つです。
冒頭でもお話しした通り、製造業の特徴は、原料仕入れから製品販売まで多様な業務が切れ目なく繋がっていることと、そこに多くの関係者が関わっていることです。一気に理想の環境へアップデートできれば良いのですが、どんなに良いシステムでも、使ってもらえなければ意味がありませんし、膨大なコストをかけてそのリスクをとることも現実的ではありません。
よって、まず「誰でも使える」くらいシンプルで、かつ「低コスト」なシステムからチャレンジして、改善に向けた風土を醸成することが、成功への近道となります。そこで、先ほどご紹介した中でも特におすすめなのが「クラウドストレージ」の導入です。
クラウドストレージの有用性
クラウドストレージの機能はとてもシンプルです。普段使っているパソコンのストレージが、クラウド上に拡大したものと捉えればよく、誰に対しても説明は容易です。使用する際も、紙ベースの管理書類を棚に収納する感覚で、所定の場所に所定のファイルを保存するだけです。
それだけで、管理書類を保管することができ、複数の拠点・部署間での共有も可能となります。電子契約ツールやワークフローソフトのような、ある業務に特化した機能はありませんが、どの業務においても使える汎用性があり、導入して全く使えなかったということはほとんど無いと言っていいでしょう。
特に「クロジカ大容量ファイル管理」なら、費用面でも低コストで始められる点がおすすめです。利用者一人当たりの月額ではなく、「20名まで」「50名まで」「100名まで」というようにプランごとに利用できる人数が設けられているため、従業員数を多く抱える企業にとっては、利用者ごとに費用をかけることなく、スケールメリットが生まれやすくなっています。製造業においては部署や部門ごとの利用が実際のユースケースとして考えられます。
まとめ
今回は、製造業における事務作業改善のためのおすすめソフトをご紹介しました。製造業ではまず製造能力の向上に目が向けられがちですが、大量の事務作業を効率化できれば、企業の生産性の向上に大きく寄与します。
日々の事務作業の改善には、小さな目標をコツコツと達成しつつ、社内全体で足並みをそろえていくことが重要です。今から始めるという担当者の方は、「誰でも使える」「低コスト」の2点に着目して、まずは、今手元にある管理書類を一つ、ペーパーレス化することから始めてみてはいかがでしょうか。
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さらにマルチデバイス対応なので、タブレットからスマートフォン、PCからスマートフォンなどデバイスをまたいでデータ交換が可能です。また、プロジェクト単位でフォルダ分けして、部署間を超えたファイル連携や取引先とのデータ共有など、利用者数に合わせたプラン選択ができます。
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