こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」印刷業ライターの麻です。
日々、膨大な紙を扱う印刷業界では、書類管理も一苦労です。たった1か所、1文字のミスが大きな損失につながるリスクのある印刷業界では、原稿の管理に特に注意する必要があります。
ペーパーレス化が進む昨今、業務効率を改善する書類管理の方法としてITツールへの注目が集まっています。本記事では、印刷業界の書類管理問題を解消する3つのツールをご紹介します。
Contents
印刷業界での書類管理の課題
人事・経理・総務部門などの事務書類の管理ももちろん大切ですが、印刷業界ならではの書類管理の大きな課題といえるのが「原稿の管理」です。
クライアントからの入稿原稿をそのまま印刷できる場合は書類管理の手間も少なく済みますが、校正を繰り返してから印刷に進む場合、管理すべき原稿はどんどん増えていきます。先方からの修正内容がしっかり直っているかどうかチェックするために「過去校正で使用した原稿もすべて保存しておく」というケースは少なくないでしょう。一度印刷してしまえば修正が難しい印刷物では、たった1文字のミスが大きな損失に直結するリスクがあります。校正段階ごとにきちんと原稿を管理しておかなければ、重大なミスにつながりかねません。
たとえば、印刷済みの流通チラシに掲載金額の間違いが発覚した場合、１か所の修正のためにすべて印刷しなおさなければならないこともあるでしょう。その場合、再印刷の手間とコスト、時間がかかってしまいます。印刷会社に非のあるミスであれば、クライアントからの信頼を失ってしまう恐れもあります。
「校正のどの段階で、どんな修正が入ったのか」を正しく把握してミスを防ぐためには、適切な書類管理が欠かせません。分厚いカタログなどでは、ページごとにしっかり原稿を管理する必要もあります。
また複数の担当者が関わる案件の場合、情報共有しやすいかたちで書類を管理することも重要です。とはいえ業務に追われる日々の中、書類管理に多くの時間を割くことは難しいものです。そのため、これからご紹介するような「書類管理ツール」を活用することがおすすめです。
ローコストではじめる代表的な3つの書類管理ツール紹介
ここでは、印刷業界で活用しやすいローコストな書類管理ツールを3つピックアップしてご紹介します。
ツール1:気軽に取り入れやすい「ファイルボックス＆ドキュメントボックス」
書類管理ツールのなかでも最も手軽に取り入れやすいのは「物理的な書類管理を効率化するツール」です。具体的には、
・ファイルボックス
・ドキュメントボックス
などが挙げられます。
ファイルボックス
特に、常に机上に置いておくべき事務書類などの管理に役立ちます。
・仕切り
・色
・ラベル
などを活用して整理すると、より直感的に書類を探しやすくなります。
https://www.kokuyo-st.co.jp/stationery/katasu/cases/case2/
ドキュメントボックス
・校正段階ごとに原稿を管理したい場合
・ページ別に原稿を管理したい場合
などにおすすめなのが、たくさんの仕切りがついたドキュメントボックスです。細かい仕切りを活用することで、原稿が混在してしまうトラブルを防げます。
https://www.lihit-lab.com/products/catalog/f-7690.html
https://www.askul.co.jp/v/000509753/
ツール2: 社内の情報共有を円滑にする「オンラインドキュメント管理ツール」
クライアントによっては、
・このフォントは使用不可
・この色の出し方に注意
といった注意点が生じることもあるでしょう。なかには、日々変化する要望に細かく対応しなければならないケースもあります。社内の複数のスタッフが業務に携わる場合、全員が最新情報をスムーズに共有する必要があります。社内の情報共有に課題を感じているときに導入を検討したいのが、オンライン上でドキュメントを管理できるツールです。
たとえば「Stock」というツールの場合、社内の情報を気軽にストックして共有できます。https://www.stock-app.info/
「日頃からたくさんの書類が飛び交うので、結局どれが最新情報なのか判断しづらい」というときにおすすめです。
ツール3: 社内＆社外の書類管理に役立つ「クラウドベースの管理ツール」
社内外を問わず、スムーズに書類管理したいときにおすすめなのが「クラウドストレージ」です。クラウドストレージは、オンライン上で簡単に書類データやファイルを保管・共有できるIT・DXツールです。
社外とのやり取りを含むことを前提としたサービスが多いため、セキュリティ面も安心です。社外の人が社内文書を閲覧できないよう、必要に応じてアクセス制限をかけることも可能です。
クライアントや外注スタッフ、オフィス外の工場にいる社員などとやり取りする書類が多い場合は、ぜひ導入を検討してみてください。
書類・文書管理システムは導入コストが高額になりがちななか、クラウドストレージサービスは比較的安価に導入できる点も魅力です。書類管理はもちろんデータ共有も簡単なので、小さなコストで大きな効率化を図れるおすすめツールです。
書類管理の失敗例と成功の秘訣
「書類管理を徹底しよう」と思っても、実際にはなかなか上手くいかないこともあるでしょう。書類管理の失敗例と、成功のコツをご紹介します。
ファイルボックスやドキュメントボックスによる書類管理の失敗例＆成功のコツ
ファイルボックスやドキュメントボックスを活用して書類管理する場合、管理者の状況によっては仕分けや管理の作業が追いつかないことがあります。また「まめな作業が苦手」という方にとっては、丁寧な書類管理の継続が難しいケースもあるでしょう。
書類をきっちりと仕分け・管理することは、業務の効率化につながります。一方、完璧を追い求めるあまりに継続不能になってしまっては本末転倒です。
そのため、最初はなるべく管理方法を簡略化し、あらかじめ手間を減らしておくことがおすすめです。問題なく継続できるようであれば、書類管理のさらなる工夫を検討するとよいでしょう。
オンラインツールによる書類管理の失敗例＆成功のコツ
オンライン上でドキュメントを管理するツールの場合、複数人が共同で利用するケースが多いでしょう。そのため「運用ルール」を設けておかないと書類管理の仕方が人によってバラバラになり、上手く活用できないことがあります。
そのため、
・ファイル名の付け方
・保管場所
などのルールを、あらかじめ決めておくことがポイントです。
印刷業の書類管理の最適解「クラウドストレージ」
紙の印刷物を扱うぶん、どうしても書類が増えがちな印刷業界では、クラウドストレージを活用した書類管理がおすすめです。2019年4月に施行された「働き方改革」を実現する手段として注目を集めている「ペーパーレス化」を進めるうえでも、クラウドストレージは強い味方になります。
参考：厚生労働省「働き方改革」の実現に向けて
また、社外のクライアントや外注スタッフと原稿をやり取りする場面において、最新情報を簡単に共有できる点は大きなメリットです。専用のデザイン・DTPソフトや高画質の画像データを使用する機会の多い印刷会社では、扱うデータの容量が大きくなりがちです。クラウドストレージを活用することで「容量不足で原稿を添付したメールが届かない」などのトラブルを防ぎ、スムーズに業務を進めることができます。
まとめ
今回は、印刷業界の書類管理問題を解消する3つのツールをご紹介しました。
書類管理の課題を低コストで効果的に解決したいのであれば、クラウドストレージの活用がおすすめです。「クロジカ大容量ファイル管理」では、印刷業界でも活用しやすいクラウドストレージサービスを提供しております。膨大な書類の管理にお困りの場合は、ぜひお気軽にご相談ください。
印刷業でのファイル管理に「クロジカ大容量ファイル管理」
「クロジカ大容量ファイル管理」は、広範囲において膨大な入稿データや在版データを扱う印刷業において、データ管理の"はじめの一歩" となるサービスです。
「クロジカ大容量ファイル管理」は初期構築費用を無料でスタートすることができます。
さらにマルチデバイス対応なので、タブレットからスマートフォン、PCからスマートフォンなどデバイスをまたいでデータ交換が可能です。また、プロジェクト単位でフォルダ分けして、部署間を超えたファイル連携や取引先とのデータ共有など、利用者数に合わせたプラン選択ができます。
簡単に導入でき、安心安全で利便性の高い機能を備えています。
ファイル管理でお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。
ライター：麻 桃子
印刷会社の制作部門での経験をもとに、印刷業界の「データ管理」「ファイル共有」に
まつわる課題や悩みを現場感に即した表現でお届けします。
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