こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」マーケティングの畝です。
近年、新聞やニュースなどでDXという言葉をよく見聞きしませんか？DXの注目度は徐々に高まっており、すでにDX化に着手している会社も見られます。
DXとは、デジタルトランスフォーメーションの略語で、デジタル技術を使ってビジネスモデルや働き方を変えることです。
建設業のDX化は進めにくいようです。しかし、成功している会社もあります。DX化を進めるには、リーダーシップをとってくれる人も必要。建設業の現状把握から推進リーダーを定めるまでを解説します。本記事が皆様のDX化のお力添えになればと考えています。
建設業でデータ化が浸透しない３つの理由
建設業では紙での管理を続けている会社も多いのではないでしょうか。
当業界においては紙管理に慣れているため、データ管理を難しく考えてしまうことやITに関する情報の不足や苦手意識を持っているなど、データ化の浸透に際してさまざまな事情があります。
IT教育により苦手意識を減らすのには時間がかかります。そこで、簡単に使えるツール・サービスを選ぶということがデータ化の推進につながります。
1. ITデバイスに対する苦手意識
データ化が進まない理由として、ITデバイスに対する苦手意識があります。
- 操作が難しいという思い込み
- 壊してしまうかもしれないという不安
- 好奇心よりも苦手意識が上回っている
建設業では膨大な量の情報を扱います。
情報のデータ化が進んでいる会社もありますが、PCやタブレットを積極的に使いたがらない社員も少なくありません。
データ化に移行するために社員教育を行うよりも、使いやすい仕組みを作る方が時間や労力を削減できるかもしれません。
2. ITに対する理解不足
建設業では現在でも、紙による情報管理を行っている会社が少なくありません。
長期間にわたって紙による管理を続けてきたため、ノウハウも蓄積されています。
そういった背景もあり、新たにデータ管理の方法を覚えることに抵抗がある方もいるでしょう。
また、慣れている紙による管理の方が簡単だという思い込みもあります。
ITを使うことでウイルスに対する漠然とした不安を抱えていることもあるでしょう。
そのような方々からデータ管理に対する理解を得るためには、メリットを丁寧に説明することが大切です。
3. 社内でのIT教育不足
社内でのIT教育が不足していると、学ぶ機会がないためデータ化が浸透しにくいです。
指導者不足のためPCを使いこなせる社員が少なく、トラブルの解消にも時間がかかります。また、業務上の必要性に迫られて使っているだけだと、好奇心を養う機会を得ることができません。このような状況を改善するために、情報共有の大切さに目を向けた教育があれば使い方の幅が広がります。
社内のIT教育を推進する際に指導者を育てるのは時間が必要ですが、使いやすいシステムを導入すれば、より早く・効率的にIT教育不足の解決につながります。
データ化を浸透させるには？
紙管理を減らしてデータ化を浸透させるためには、様々な角度からの対策が必要です。
データ管理が進まない原因を探り、解決策を見つけましょう。
ITに対して苦手意識のある社員の感情にも配慮が必要です。
むやみにデータ化を進めても反発が強くなります。
費用対効果や作業効率も考えながら、社員が納得できるやり方で進めていきましょう。
1. データ化のための意識改革
データ管理は決して難しいものではありません。
そして、仕組みができてしまえば管理の手間を減らすことができます。
セキュリティ面のリスクも減らせるなど、データ管理は紙による管理よりもメリットが大きいです。
- 手軽で便利
- 安心安全
- 簡単に使えるツールやサービスの普及
こうしたメリットを社員に説明し理解してもらうことで、少しずつ意識を変えていくことが大切です。資源という意味合いで、最近話題になる「SDGs」の観点で考えることもプラスに作用するでしょう。
2. 紙管理によるリスク喚起
取り扱う情報を紙で管理するのはリスクもあります。
- 紛失の危険性
- 検索しづらく、不便である
- 書類を差し替えるわずらわしさ
- 情報漏洩の危険性
紙による管理の場合、保管場所の確保も必要になります。
建設業では法律の適用が年々厳しくなってきており、管理方法を定められている情報や数年間の保管が義務付けられているものもあり、慎重な対応が求められます。
また、紙を処分する際にも、取り扱うデータには個人情報が含まれる場合もあるため、情報漏洩にも注意が必要となります。こうした紙管理によるリスクを社内喚起することで、データ化の理解を促しましょう。
3. データ管理の利便性アピール
紙情報をデータ化することによる利便性をアピールしましょう。
- 資料共有の簡素化
- 資料受け渡しのスピード化
- 社外からの情報アクセス
- 検索性の向上
- 劣化・紛失リスクの解消
- 書類保管のためのスペース削減
取引先との連携も含め、データ化によるメリットは計り知れません。
データ管理に慣れるまでの一時の不便さは、あっという間に解消されるでしょう。
社員のリテラシーに見合ったツール・サービスを選ぶ
社員のITリテラシーを高めるためには意識改革を促し、IT教育に力を入れる必要がありますが、そう簡単にできるものではありません。
忙しない現場作業や膨大な書類作業に追われながらIT教育に時間を割くよりも、使いやすく人力に頼らないツールやサービスを選ぶことに注力しましょう。まずは小さく始められ、できるだけ手間や費用をかけずに導入できるサービスがおすすめです。
建設業でのファイル管理に「クロジカ大容量ファイル管理」
今回は、建設業のDX化に際しての課題と DX化促進のためのアクションプランについて解説してまいりました。
「クロジカ大容量ファイル管理」は、広範囲において膨大なデータや情報を扱う建設業において、データ管理の"はじめの一歩" となるサービスです。
「クロジカ大容量ファイル管理」は初期構築費用を無料でスタートすることができます。
さらにマルチデバイス対応なので、タブレットからスマートフォン、PCからスマートフォンなどデバイスをまたいでデータ交換が可能です。また、プロジェクト単位でフォルダ分けして、代表者のみならず従業員の方々など、利用者数に合わせたプラン選択ができます。
簡単に導入でき、安心安全で利便性の高い機能を備えています。
ファイル管理でお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。
参考：【国土交通省】国土交通省におけるDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進について
