こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」介護業ライターの柴田です。
現在介護業界は、離職率の増加により人材不足が深刻な課題となっています。そのような状況においては業務の効率化を図り介護スタッフの業務負担を減らすことが、人材定着のために有効な手段といえるでしょう。この記事では、「会議録や業務記録をリアルタイムに共同編集する」という新しい業務のカタチを活用事例とともに紹介します。導入にあたってどのような準備、注意点があるのかを参考にしてみてはいかがでしょう。
Contents
リアルタイム共同編集とは
みなさまが今まで参加した会議で、「参加者が自らが発言した内容を直接議事録に記録すれば、報告書がすぐに出来上がるのではないか」と思ったことはありませんか？
リアルタイム共同編集は、まさにその作業をWEB上で行おうというものです。そんなことが可能なのか。と思う方もいるかもしれませんが、クラウドストレージでは実現可能です。
リアルタイム共同編集の活用メリット
リアルタイム共同編集を行うメリットとして次の3点を紹介します。共通しているのは、いずれも業務の効率化ができるという点です。介護施設にとって効率化できたことにより、余った時間をほかの業務に充てたり、利用者対応を行えるなど、介護サービス全体の質を向上させることにつながるのです。
記録や書類作成の手間が省ける
令和3年度に公益財団法人介護労働安定センターが行なった介護労働の実態調査では、介護サービス全般において良質な人材確保が難しく、常に人手不足が現場の課題として存在しているという結果が示されました。
そこで、限られたスタッフで業務効率を図るため「タブレット端末等で利用者情報を共有」が13.5％、「記録から介護保険請求システムまで一括」が11.8％と、デスクワークの手間を省くため記録業務にICT機器の導入を検討しはじめている施設が出始めています。
＜参考：『令和3年度 介護労働実態調査』の結果｜公益財団法人 介護労働安定センター＞
記録内容や決定事項が現場ですぐ実行できる
会議に参加した際に、書記を担当した経験はありませんか。次々と交わされる意見を正確に記録するには、手書きで走り書きしたり、パソコンで概要だけ打ち込んで、後からデータ化するとそれだけで時間がかかってしまいます。また回覧や決済が必要な場合、最終的に現場に周知されるころには、会議からだいぶ日が経っていることはよくあることです。
リアルタイム共同編集をおこなえば、各発言者が自ら意見を共通フォームに記入することで、スムーズに議事録が作成できるので現場への周知がただちに実行できます。
チームの連携が強化され、介護の質が向上する
スタッフミーティングで業務改善や介護方針が決定した場合、早ければその日のうちに業務内容が変わることがあります。リアルタイム共同編集をおこなえば、決定事項をすぐに文書化してスタッフに周知できるので「聞いていない」「知らない」という人を作りません。スタッフ一人ひとりが同じ目標を掲げてチームの連携が強化されれば、介護全体の質が向上するといっても過言ではありません。
介護現場での活用事例
介護スタッフ間での情報共有や業務の効率化は喫緊の課題です。とはいっても、ただでさえ少ない人員配置で、十分な研修を受けられないまま不安な気持ちで介護現場で働く新人スタッフも少なくないでしょう。限られた時間でスタッフの意思疎通を図り、かつ無駄な業務を省いて確実にサービスの質を上げる、これこそがまさにリアルタイム共同編集が得意とする技なのです。以下に、事例をいくつか紹介します。
介護記録としての使い方
リアルタイム共同編集を活用すれば、入居者の食事介護をしているスタッフが食事量をその場で記録したり、看護師が食後の薬を飲んだことを入力したりする業務が、一つの画面で行えます。もし丁度その時、面会を希望する家族が、介護施設に電話をしてきたら、生活相談員はその画面を見て「今日昼食はあまり食べられていないので、午後から好物の饅頭の差し入れをお願いします」というような内容をリアルタイムに伝えることができます。
入居者の外来受診時でも活用できます。不眠が続く入居者が主治医のもとへ診察に行った際、診察室からスタッフが日頃の睡眠記録をタブレットで確認しながら、入居者の状態を伝えることができます。主治医が夜間の様子や眠前薬の効果から新しい処方薬を出したとしても、その情報はリアルタイム共同編集により入居者が特養に戻ってくる前に、現場のスタッフが既に共有しているということが可能です。
個別ケアカンファレンスでの使い方
個別カンファレンスは、様々な専門職が一堂に集まり介護内容について検討する会議です。
主催者は会議テーマをあらかじめ、各参加者に伝え共同編集により意見集約しておくことで、当日の会議をスムーズに行うことができます。また意見や提案をリアルタイムに共同編集するだけで、会議が終わるころには仮のケアプランができあがっているといっても過言ではありません。
厚生労働省は令和5年4月からケアプランデータ連携システムといって、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所間がオンラインでケアプランやサービス実績をやりとりできる仕組みを構築し始めました。介護業界においてオンライン環境やクラウドサービスが普及すれば、今後さらにリアルタイム共同編集へのニーズは高まるでしょう。
＜参考：ケアプランデータ連携システムについて｜厚生労働省＞
欠席者がいる場合のスタッフ会議
オンラインリモート会議では、スタッフが入退室するたびに会議の進行が止まったり、途中から参加したスタッフが今までの内容が分からないまま発言したりすることがあります。リアルタイム共同編集画面では、参加者が会議途中で入退室しても進行には影響しませんので、自分の都合に合わせて気兼ねなくオンライン上から会議に参加することができます。また途中から参加した場合でも、会議の内容を共同編集画面で確認できるので、会議の流れを乱すことなく発言することが可能です。
共同編集をおこなう時の注意点
リアルタイム共同編集は複数の人が同時にドキュメントやプロジェクトを編集するため、あらかじめルールを定め、共有しておくことが大切です。業務の効率化やチーム連携のためにせっかく共同編集を行うので、注意すべきポイントをおさえておきましょう。
通信環境に注意
複数スタッフで共同編集をリアルタイムにおこなうため、高速で安定したインターネット接続が必要となります。接続が安定しないと、データの不整合が生じてしまい共同編集の強みを活かすことができません。
誤操作によるデータ消失
共同編集をしている途中で、誤操作により一時的にデータ消失してしまうことがあります。操作になれないスタッフが意図せずデータを消去してしまう事態はないとはいえませんが、そういった場合でも「バージョン管理」で操作前の保存された状態に戻すことができるサービスがあります。どのクラウドサービスにしようか迷っている方は、復元機能を備えたサービスをおすすめします。
コミュニケーション不足による弊害
デジタルやIT化が進んで業務の効率が向上しても、できるだけ顔を合わせてコミュニケーションをとる機会は大切にしましょう。なぜなら働きやすい職場の風土づくりやIT活用のルール作りなどは、スタッフ同士のコミュニケーションが土台になってこそ育まれていくものだからです。
対面でのコミュニケーションは些細な誤解を解消したり、難しい課題に対して議論を深めたりする効果があるので、会議の種類や内容によって使い分けることが重要です。
「令和元年版労働経済の分析－人手不足の下での「働き方」をめぐる課題について－」では、スタッフと意思疎通が図れている企業は、離職者が減少し人材の定着率が高いというデータが示されています。
＜参考：本文掲載図表｜厚生労働白書＞
文書管理者の明確化
会議の中で様々な意見が発信され、リアルタイム共同編集で議事録が作成されたとしても、文書管理者は明確にしておくことが重要です。なぜなら議題によって共同編集できるスタッフを制限する必要があったり、セキュリティやコンプライアンスの要件を遵守しているか内容を確認したりする最終チェックが必要だからです。文書管理者の設置によって、リアルタイム共同編集のプロセスや文書責任者が明確となり、参加者の発言が最終的に「会議として体をなす」といってもいいでしょう。
まとめ
介護現場ではスタッフは常に動きながら介護記録を参照し、対応を記録しています。そういった状況で必要な情報を迅速にかつ正確にチームで共有するためには、いままでの業務内容や連携ツールを一から見直すことも重要です。
リアルタイム共同編集は新しいチームワークの一手法であり、今後さらに浸透してくるといっても過言ではありません。介護業務の中でリアルタイムというスピード感を取り入れることは、介護サービスの質向上だけでなくチームケアの推進に必要不可欠です。
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ライター：柴田 崇晴（しばた たかはる）
福祉系大学を卒業後、特養相談員や地域包括支援センターで20年従事し、現在養護老人ホームの園長に就任。複数の介護事業所を管理する傍ら、都道府県の介護支援専門員会副会長、私立看護学校での非常勤講師を兼務し、研修講師、人材育成を積極的に行う。
【資格】
社会福祉士 主任介護支援専門員
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