こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」製造業ライターの堀内です。
製造業で働く方は、毎日の書類管理が煩雑で困ってはいませんか？
日々の製造日報や請求書・納品書などの帳票に加えて、設計図や仕様書などの技術文書も管理する必要があります。これらの文書が適切に管理されていないと、業務の生産性を低下させるばかりか企業の知的財産を有効活用できません。そこで今回は、製造業で大切な文書管理のチェックリストをまとめました。
Contents
技術文書や帳票はどこにあるかわかりますか？
製造業では図面や仕様書、研究論文などの技術文書を多く扱います。もちろん技術文書だけでなく見積書や発注書、請求書といった帳票も欠かせません。これらの文書を、見たい時にすぐに探せるようにきちんと管理はできていますか？
製品開発はスピード感を持って取り組む必要があります。しかし、技術文書の管理がされていなければ、過去の図面を参照して設計に活かすことは難しくなります。ドキュメントや紙の資料が設計・開発・研究など、それぞれの部門で散在していると、貴重なノウハウである成功事例を共有することもできません。
そのため、技術文書や帳票は探せばすぐに取り出せるように保管することが求められます。紙の文書ならスキャンしてPDF形式で保存する、電子データは社内ネットワークで文書名や製番、製品名などが分かるように管理する、といった保管方法が必要となります。
点検表や製造記録書は毎日チェックできていますか？
製造中は製品名や使った原材料、寸法、重量、不良率などの情報を製造記録書に記載していきますが、毎日きちんとチェックがされていますか？製造記録書だけでなく、始業前や終業後など定期的に機械の点検を行う時も、たいていの職場では点検表が用意されています。
これらの文書は、製造のプロセスを追跡するトレーサビリティを確保するために重要なものです。製品に何らかのトラブルが発生した場合、製造記録書に不備があればトラブルの原因をはっきりと究明できない可能性があるからです。
そのため、製造記録書や点検表は毎日、現場で記録されていているかを監視・管理しなければなりません。上司が現場から上がってくる書類に目を通したら承認印を押し、適切な保管場所にまとめておくようにルール付けをしておくとよいでしょう。
ISOの要求事項に従っていますか？
製造業では品質を担保するものとして、品質マネジメントシステムの国際規格であるISO9001を取得している企業が多く存在しています。ISO9001では文書管理についての要件がありますが、取得している企業は要求事項に従っていますか？
ISO9001では、文書化した情報を次の事項に留意して管理しなければならないとしています。
・文書化した情報が十分に保護されている。
・文書化した情報が、必要な時に、必要なところで、入手可能かつ利用に適した状態である。
ここで言う文書化した情報とは、品質にかかわる作業手順書やQC工程表、品質検査書などのことです。これらの文書は、品質マネジメントシステムを維持するために、必要な時にすぐに取り出せる状態にしなければなりません。
また、文書を作成・更新する際には「タイトル、日付、作成者、参照番号」などを明記して、紙や電子データで保存しなければならないとも規定しています。ISO9001の取得企業は適切な運用ができているかという監査もあるため、要求事項を満たすよう文書管理を適切に行う必要があるのです。
保存期間のルールはありますか？
あなたの会社では文書を作成したら保存期間を設定していますか？もしかしたら書類を保管する棚や書庫がいっぱいになっている状態も珍しくないかもしれません。文書を整理するためには、文書を作成したら保存期間を設定しておくことが大切です。書棚や書庫には物理的な限界がありますし、電子データであっても記録媒体やサーバーなどの容量があります。
書類を整頓しやすくするためにも、3年・5年・10年などの保存期間を設けて、それが過ぎたら整理するようにしましょう。ただし、文書の重要度に応じて適切な保存期間を設定しておくことも忘れないでください。
法律によって保存期間が定められている文書もあります。たとえば労働者名簿、雇用または退職に関する書類は3年など、文書の内容によって決められているため、自社の中で法定文書の区別をしておくとよいでしょう。
個人の文書と会社の文書とを区別していますか？
会社ではさまざまな文書を扱いますが、個人の文書と会社で共有すべき文書とを区別しているでしょうか？書類の作成途中のものは個人のパソコンに保存しておくこともあるかと思います。しかし、書類が完成し、社内で共有すべきものはネットワーク上にアップロードするなどして、関係者が見られる状態にしなければなりません。
たとえば生産計画を作成する場合、変更している途中の計画表を個人のパソコンに保存しておいたまま共有するのを忘れていたため、変更後の計画表が共有されないといったケースも想定されます。そのため、会社の文書については共有フォルダに保存するというルールを守る必要があります。
最近ではクラウドストレージのように、わざわざファイルをダウンロードせずにクラウド上で編集できるサービスもあります。これならファイルを共有フォルダに保管し忘れるという事態も防ぐことができます。
機密文書はきちんと管理できていますか？
製造業では、知的財産の保護が企業の競争力を維持するために重要なものになります。知的財産とは、設計図や製品図面、研究データ、生産手順書、仕様書などのことです。あなたの会社では、知的財産にかかわる文書を適切に管理できていますか？
知的財産は企業のノウハウが詰まったものであるため、必要な時にすぐに探せる状態が望ましいでしょう。万が一、他社から特許侵害を指摘されたときにも該当の資料をすぐに探さなければなりません。
また、知的財産の中には外部に知られてはいけない営業秘密もあります。営業秘密に当たる製造技術書や顧客名簿などの文書が何らかの原因で外部に持ちだされてしまうと、企業が持つ競争力が低下する恐れがあるのです。そのため、不正アクセスや資料の紛失リスクなどに対策を講じることが必要となります。
文書は電子化していますか？
会社で扱っている文書の電子化は進んでいますか？特に設計図や加工図などの図面は、紙で管理していると膨大な量になります。そのため、図面は電子データとして残した方が管理の手間は減り、業務の効率化にもつながります。たとえば顧客から受注が舞い込んだ時に、紙の図面だと過去の類似図面を探すのに手間取りますが、電子化すれば類似検索ができたりと設計のリードタイムを大幅に短縮できます。
まとめ
ここまで製造業で大切な文書管理についてまとめました。製造業では図面や帳票、仕様書など多くの文書を扱うため、管理が煩雑になりがちです。そのため、ISO9001などのように文書管理におけるルールを設定して適切に管理することが重要になります。
社内外で文書の共有を進めるなら、クラウドストレージの導入が効果的です。クラウド上でファイル管理や共有ができるため、関係者がすぐに該当の資料を見ることができます。文書管理に悩む企業はクラウドストレージを導入してはいかがでしょうか。
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参考：品質マネジメントシステム−要求事項
ライター：堀内 孝浩
食品会社にて工程管理や設備管理、製造オペレーターを約7年経験。
製造業における生産性向上・コスト削減・DXなど幅広い領域で現場感に基づいた実用的な情報を提供します。
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