こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」マーケティングの畝です。
デジタル化が進んでいる中で、顧客や取引先といった社外とのやり取りにおいて電子ファイルを活用する機会が多くなりました。しかしファイルの共有方法によっては、業務の効率化に大きく影響を与える場合があります。また社内の機密情報が入ったファイルはセキュリティリスクに配慮しなければなりません。
本記事では「顧客との電子ファイルのやり取りにおいてどのような課題があるか」「その課題を解決する手段とは何か」などを解説します。
Contents
顧客とのファイルのやり取りにおける課題
社外の人とファイルを共有する場合には、ファイルサーバーやNASなどの社内ネットワークではなくインターネットを経由する必要があります。そこで生じやすい課題について取り上げます。
メールだと大容量のファイルを添付できない
電子メールを使う方法だと、容量制限があるために大容量のファイルが添付できない場合があります。特に画像や図面データなどを添付したい場合には回数を分けたり圧縮したりといった作業が必要になり、手間がかかるものです。
またファイル転送サービスを使う方法もあります。ファイル転送サービスとはWebサイトにファイルをアップロードして、ダウンロード用のURLを相手に伝える方法です。大容量のファイルをダウンロードできるのはメリットですが、ダウンロードに期限があったり、セキュリティ面に不安があったりなどのデメリットが存在します。
ファイルのバージョン管理ができない
同じファイルを複数人で管理している場合には、バージョン管理が重要となります。バージョン管理ができていないと社外の人に古いファイルを共有する可能性もあり、確認に手間がかかったり手戻りなども発生します。
「最新のバージョンはどのファイルか」「誰が最後に更新したか」などのバージョン管理を適切に行うことも顧客とのやり取りにおいての課題です。
誤送信などが起きる
取引先に誤って違うファイルを送ってしまうといったミスも考えられます。大事な顧客に対して間違ったファイルを送ってしまうのはできれば避けたいものであり、日頃からそのようなリスクを低減する体制を整えることが課題となります。
また、社内の同僚と同じようにコミュニケーションを密に取れないため、メールで送ってしまうと相手がファイルを確認したかどうかが分からなかったりもします。もしファイルを確認していなければ業務が滞ることも考えられるため、何らかの対策が必要です。
セキュリティリスクがある
電子メールでファイルをやり取りする場合、パスワード付きzipファイル（PPAP）を使用するケースもあるのではないでしょうか。PPAPはzipファイルと解凍するためのパスワードを別々にメールで送る方法であり、情報漏えいのリスクが低減できると言われてきました。
しかし、zipファイルとパスワードをメールで送信する時には同じ経路であるため、ハッキングされたときに情報漏えいのリスクがあると現在では見なされています。
またパスワードが付いたzipファイルだと、受け取り手のパソコンでウイルスチェックができない可能性もあります。このようなリスクを考えるとパスワード付きzipファイルで顧客とやり取りするのはセキュリティ面から避けた方がよいでしょう。
クロジカ大容量ファイル管理の機能紹介
顧客や取引先など社外とのファイル共有ではさまざまな課題がありますが、これまで取り上げた課題を解決できるものがクラウドストレージです。
クラウドストレージならインターネット上にファイルを保管できるため、社外の人とも簡単かつ安全に共有ができます。ここからは弊社のサービス「クロジカ大容量ファイル管理」の機能について紹介します。
ファイル共有機能
「クロジカ大容量ファイル管理」はさまざまな設定を付与した上で、社内外の人とファイル共有を行うことができます。
ファイル共有をしたい時にはURLを相手に送付するだけで可能ですが、閲覧のみであったり、編集できる権限を付与できたりと相手に合わせた共有方法を事前に設定できます。これにより共同でファイルの閲覧やダウンロード・アップデートをしてもらえるため、ファイル共有がよりスピーディーに行えます。
簡単なUI
「クロジカ大容量ファイル管理」はUIが見やすく扱いやすいため、直感的に操作することができます。ファイル操作はドラッグアンドドロップで行える他、ファイルの検索機能やお気に入り機能、タグ付け機能があるなど多様な使い方ができます。
ファイルの閲覧はダウンロードが不要であり、ファイルの受取り手はPDFも画像もダウンロードすることなく閲覧可能です。またテキストの共同編集機能があるため、取引先と打ち合わせをしながら編集作業ができます。
セキュリティ対策
オンラインストレージでもパスワード流出などのリスクがあり、セキュリティ対策は必要です。「クロジカ大容量ファイル管理」ではセキュアな運用が可能であり、悪意あるアクセス対策として通信を暗号化しています。
二要素認証にも対応しているため、万一、パスワードが流出した場合にもアクセスを遮断することが可能となります。
また、ログやバージョン機能もあるため、誤ってファイルを更新してしまっても元のバージョンに戻すことができます。
クロジカ大容量ファイル管理のユースケース
「クロジカ大容量ファイル管理」が、実際の業務にどのように使えるかというユースケースを紹介します。
取引先との大容量ファイル共有
顧客や取引先と図面や写真などの大容量ファイルを共有したい場合、「クロジカ大容量ファイル管理」にファイルを保管すれば閲覧用のURLを送付するだけで共有ができます。ファイル転送サービスの利用やファイルを圧縮する手間も必要ありません。
共有したい相手を設定できる権限付与も自由にできるため、社内の機密情報を一部の人だけに見せることができます。また、プロジェクトを進行している場合には、プロジェクト名を付けたフォルダを作成してアクセス権限の設定をしておけば、そのフォルダしか閲覧できないため安全なやり取りが可能です。
発注書などの帳票データの共有
取引先と見積書や発注書、請求書など、さまざまな帳票をやり取りするケースは多いかと思います。そのような帳票をメールで送付していると、「誰に何を送ったか」が把握しづらいため送付先の間違いや二重送信といったミスも考えられます。
しかし、「クロジカ大容量ファイル管理」で取引先ごとに帳票を保存しておけば、送付先を間違えることもありませんし、帳票の一元管理もできます。帳票は経理や営業、購買などのさまざま部門で共有するため、一つの保管場所で管理しておいた方が効率的に業務を遂行でき、二重送信も防げます。
まとめ
今回は顧客や取引先とのファイルのやり取りを、セキュリティリスクに配慮しながら効率化できる「クロジカ大容量ファイル管理」の機能について紹介しました。
社外とのやり取りが煩雑になってしまうと業務の生産性を下げる要因にもなります。もしメールやファイル転送サービスでファイル共有を行っているならクラウドストレージを検討してみてはいかがでしょうか。
社内で増えてきたデータやファイル管理に「クロジカ大容量ファイル管理」
「クロジカ大容量ファイル管理」は、社内外でファイル共有の機会が多い企業様、広範囲において膨大なデータや情報を扱う企業様にとって、データ管理の"はじめの一歩" となるサービスです。
「クロジカ大容量ファイル管理」は初期構築費用を無料でスタートすることができます。
さらにマルチデバイス対応なので、タブレットからスマートフォン、PCからスマートフォンなどデバイスをまたいでデータ交換が可能です。また、プロジェクト単位でフォルダ分けして、部署間を超えたファイル連携や取引先とのデータ共有など、利用者数に合わせたプラン選択ができます。
簡単に導入でき、安心安全で利便性の高い機能を備えています。
ファイル管理でお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。
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