こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」製造業ライターの堀内です。
製造業の製造工程ではいくつかの業務プロセスが存在します。業務の効率化や生産性向上のためには、業務プロセスの基本や課題などについて理解しておくことが大切です。
DXの潮流の中で、最近ではデジタル技術を活用して業務プロセスを改善する動きも出てきています。中でもクラウドストレージのファイル共有は業務の生産性を上げる役割を持ちます。
今回は製造業における業務プロセスの課題やクラウドストレージによる改善方法について紹介します。
製造業の基本的な業務プロセスは？
まず、製造業における基本的な業務プロセスについて整理します。大きく分けると以下の5ステップがあります。
ステップ１：受注管理
業務プロセスのスタートは受注からです。顧客からの引き合いや注文に対して、自社の生産能力を考慮したうえで見積もりなどを作成し回答します。受注した内容は営業、販売、生産管理といった部門で共有し、適切に管理します。
ステップ２：生産計画
受注情報を生産計画に落とし込むステップです。生産計画では手持ちの在庫と需要などから必要な生産数を求めて、納期に間に合うように作成していきます。ここでの注意点は生産管理と製造部門でリアルタイムに現在の状況を共有し、生産能力オーバーの計画を作成しないことです。
ステップ３：生産
生産計画を元に実際に製造現場でモノを作ります。計画通りに生産を進めるために生産指示の出し方に注意が必要です。生産指示の中から、どの製品をいくつ、いつまでに作るかといった情報を現場が把握できるからです。
ステップ４：進捗管理
進捗管理は納期に間に合わせるために欠かせないプロセスです。生産をスタートさせたら、生産は順調に進んでいるか、トラブルは発生していないか、などを正確に把握しておきます。企業によって実績の取り方は異なりますが、いずれの方法を選択するにせよ、情報をリアルタイムに吸い上げる必要があります。
ステップ５：出荷管理
出来上がった製品を納期通りに顧客のもとに届けるステップです。必要な伝票を発行し、顧客ごとに出荷の管理をしていきます。出荷された在庫については手持ち在庫から引いたり、売掛金の計上をしたりなど、部門間で入力の漏れがないようにしなければなりません。
業務プロセスの課題
代表的な業務プロセスを見てきましたが、効率化や生産性向上を図るためには、課題を理解することが大切です。続いては業務プロセスの課題について解説します。
課題１：業務が属人化してしまう
業務の標準化がされておらず、特定の人にしか業務を担当できない状態が属人化です。製造業で言えば製造技術や需要予測、生産計画の作成などは過去の経験や勘などで行うことが多いため、属人化しやすい傾向にあります。
属人化をそのままにして放置していると、その社員が退職したり病欠などで休んでしまったりすれば、代わりに業務を遂行できる人がいないため、業務が滞ってしまうことも考えられます。
課題２：人材が不足している
日本国内の人口が減少している中で、少子高齢化も進んでおり、製造業では人材の確保に課題を抱えています。人手不足に陥ると、工場の現場で働く方はもちろん、間接部門と言われる営業や生産管理、経理などの部門でも一人当たりの業務量が増えるといった影響が出てきます。
特に慢性的な人手不足に陥っている職場では、個々人にかかる負担が大きく、休みも取りづらいため、肉体的・精神的な疲労を感じやすくなります。その結果、生産性が落ちたり、従業員の満足度が下がったりといった影響も出てきます。
参考：2022年版ものづくり白書
課題３：ミスが発生しやすい
デジタル化が進んでおらず手作業に頼っている企業はまだ多いかもしれません。受注管理一つとっても、FAXやメールを使っていれば手入力ならではの作業ミスが発生する可能性があります。
たとえば、FAXやメールで受け取った受注情報を社内のシステムに入力する場合、数字を打ち間違えてしまうケースがあるでしょう。また、指示漏れや確認漏れなどが原因で、業務が適切に遂行されていないといった場合も考えられます。
課題４：情報の共有がスムーズにいかない
製造業の業務プロセスは営業や生産管理、経理、製造、物流などのさまざまな部門がかかわることで成り立っています。したがって、部門をまたがって必要な情報を共有することが大切ですが、共有方法によってはスムーズにいかないという課題が発生します。
特に生産の進捗管理や在庫管理は情報の共有が必須です。紙で日々の生産実績や在庫情報を管理していると、システムに落とし込むまでにタイムラグが発生してしまい、リアルタイムに把握することは困難です。
また、Excelで情報を管理する企業も多いと思いますが、「最新バージョンがどれか分かりづらい」「共有がスムーズにいかない」などの問題が発生します。
クラウドストレージによる業務プロセスの改善方法
業務プロセスの課題について、近年ではITシステムを導入して解決を図る企業が多くなっています。その中でもクラウドストレージによる業務プロセスの改善は効果的な手法です。
クラウドストレージは、クラウド上にデータを保存することで、インターネットのつながる環境下であれば複数のデバイスでデータを共有できるものです。そのクラウドストレージを使うことでどのような改善方法があるでしょうか。
・マニュアルを共有することで業務の標準化を図る
業務の属人化を防ぐためには、ベテラン社員が持っている経験や勘といった目に見えないものを形式知化することが欠かせません。業務のプロセスを客観的に分かるように文章に落とし込むことで業務の標準化にもつながります。その意味でマニュアルの作成は重要です。
クラウドストレージを活用すれば、作成したマニュアルを誰でも共有することができます。たとえば製造現場にタブレット端末を導入して、製造工程で分からない作業を逐一クラウドストレージで確認できるようになれば、属人化も防ぐことができ、さらには作業ミスの防止にもなります。
・進捗状況をリアルタイムに把握
製造工程のさまざまな情報が入ったファイルをクラウドストレージに保存し、共有できるようにすれば、進捗状況をリアルタイムに把握することが可能になります。
日々の生産実績を現場の人が作業日報に書き、それを生産管理がシステムに手入力していたようなケースなら、クラウドストレージで作業日報を共有すれば入力の手間や実績確認も効率的に行うことができるでしょう。
また、社外の人と受注や発注のやり取りをする場合にも、メールだとファイル添付に容量制限があったりと事務工数がかかるものです。しかし、クラウドストレージであればファイルの保存先のURLを知らせるだけで共有できるため、情報のやり取りが効率的になり、リアルタイムに把握できるようになります。
まとめ
製造業の業務プロセスは受注管理→生産計画→生産→進捗管理→出荷管理というステップを踏むのが代表的です。
このような業務プロセスはさまざまな人がかかわるため、業務の属人化や人手不足、作業ミスの発生などの課題が起きやすいものです。
しかし、ファイル共有をインターネット経由で行えるクラウドストレージなら、さまざまな活用方法が考えられるため、属人化の防止や業務の効率化などに貢献できます。ぜひ自社に合ったクラウドストレージの活用方法を見つけてください。
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ライター：堀内 孝浩
食品会社にて工程管理や設備管理、製造オペレーターを約7年経験。
製造業における生産性向上・コスト削減・DXなど幅広い領域で現場感に基づいた実用的な情報を提供します。
