こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」マーケティングの金山です。
建設業では広範囲にわたる膨大な情報を扱います。
- 個人情報
- 法律関連
- 経理
- CADデータ
これまではほとんど紙による管理でしたが、扱う情報量が多くなり、紙管理で対応できる範囲を超えてきたことでデータ移行して管理する会社も増えてきました。
その一方で、データ化したくてもなかなか進められない会社も多く存在しています。
本記事では、建設業でデータ化が浸透しない理由を探り、その解決策を考えていきたいと思います。
建設業でデータ化が浸透しない３つの理由
建設業では紙での管理を続けている会社も多いです。
紙管理に慣れているため、データ管理を難しく考えてしまうことがデータ化の浸透を妨げています。データ化が浸透しない理由は単純ではなく、ITに関する情報の不足や苦手意識を持っているなど、さまざまな事情があります。
IT教育により苦手意識を減らすのには時間がかかります。簡単に使えるツール・サービスを選ぶ方がデータ化の推進につながります。
1. ITデバイスに対する苦手意識
データ化が進まない理由として、ITデバイスに対する苦手意識があります。
- 操作が難しいという思い込み
- 壊してしまうかもしれないという不安
- 好奇心よりも苦手意識が上回っている
建設業では膨大な量の情報を扱います。
情報のデータ化が進んでいる会社もありますが、PCやタブレットを積極的に使いたがらない社員も少なくありません。
データ化に移行するために社員教育を行うよりも、使いやすい仕組みを作る方が時間や労力を削減できるかもしれません。
2. ITに対する理解不足
建設業では現在でも、紙による情報管理を行っている会社も少なくありません。
長期間にわたって紙による管理を続けてきたため、ノウハウも蓄積されています。
新たにデータ管理の方法を覚えることに抵抗がある方もいるでしょう。
慣れている紙による管理の方が簡単だという思い込みもあります。
ITを使うことでウイルスに対する漠然とした不安を抱えていることもあります。
データ管理に対する理解を得るためには、メリットを丁寧に説明することが大切です。
3. 社内でのIT教育不足
社内でのIT教育が不足していると、学ぶ機会がないためデータ化が浸透しにくいです。
指導者不足のためPCを使いこなせる社員が少なく、トラブルの解消にも時間がかかります。業務上の必要性に迫られて使っているだけだと、好奇心を養う機会を得ることができません。情報共有の大切さに目を向けた教育があれば使い方の幅が広がります。
指導者を育てるのは時間が必要ですが、使いやすいシステムを導入すれば、IT教育不足の解決につながります。
データ化を浸透させるには？
紙管理を減らしてデータ化を浸透させるためには、様々な角度からの対策が必要です。
データ管理が進まない原因を探り、解決策を見つけましょう。
ITに対して苦手意識のある社員の感情にも配慮が必要です。
むやみにデータ化を進めても反発が強くなります。
費用対効果や作業効率も考えながら、社員が納得できるやり方で進めていきましょう。
1. データ化のための意識改革
データ管理は決して難しいものではありません。
そして、仕組みができてしまえば管理の手間を減らすことができます。
セキュリティ面のリスクも減らせるなど、データ管理は紙による管理よりもメリットが大きいです。
- 手軽で便利
- 安心安全
- 簡単に使えるツールやサービスの普及
こうしたメリットを社員に説明し理解してもらうことで、少しずつ意識を変えていくことが大切です。
資源という意味合いで、最近話題になる「SDGs」の観点で考えることもプラスに作用するでしょう。
2. 紙管理によるリスク喚起
取り扱う情報を紙で管理するのはリスクもあります。
- 紛失の危険性
- 検索しづらく不便である
- 書類を差し替えるわずらわしさ
- 情報漏洩の危険性
紙による管理の場合、保管場所の確保も必要になります。
建設業では法律の適用が年々厳しくなってきており、管理方法を定められている情報や数年間の保管が義務付けられているものもあり、慎重な対応が求められます。
また、紙を処分する際にも、取り扱うデータには個人情報が含まれる場合もあるため、情報漏洩にも注意が必要となります。
こうした紙管理によるリスクを社内喚起することで、データ化の理解を促しましょう。
3. データ管理の利便性アピール
扱う紙情報をデータ化することによる利便性をアピールしましょう。
- 資料共有の簡素化
- 資料受け渡しのスピード化
- 社外からの情報アクセス
- 検索性の向上
- 劣化・紛失リスクの解消
- 書類保管のためのスペース削減
取引先との連携も含め、データ化によるメリットは計り知れません。
データ管理に慣れるまでの一時の不便さは、あっという間に解消されるでしょう。
社員のリテラシーに見合ったツール・サービスを選ぶ
社員のITリテラシーを高めるためには意識改革を促しIT教育に力を入れる必要がありますが、そう簡単にできるものではありません。
IT教育に時間を割くよりも、使いやすいツールやサービスを選ぶことに注力しましょう。まずは小さく始められ、できるだけ手間や費用をかけずに導入できるサービスがおすすめです。
- 初期費用無料
- 多種類のデバイスに対応できる
- 誰でも使いやすい操作画面
- 外部からアクセスできる
- セキュリティ対策
建設業でのファイル管理に「クロジカ大容量ファイル管理」
建設業において、データ管理の"はじめの一歩" となるサービスです。
1. 初期構築費用が無料
費用面の不安を解消し、初期ハードルとなるイニシャルコストを無料に設定しています。
すでにNASなどのHDDを社内で設定している企業様は、使用中の環境からデータ移行する作業も無料で承っています。
使用量に応じた月額費用だけで、大容量ファイル管理を始められます。
低コストでデータ化を推進できるので費用面での不安が解消できます。
2. マルチデバイス対応
「クロジカ大容量ファイル管理」はスマートフォンにも対応しています。
デスクワークではPCを使い、現場ではスマートフォンやタブレットで情報にアクセスすることができるため、事務所や現場・取引先との連絡を速やかに行えます。
3. 使いやすい操作画面
「クロジカ大容量ファイル管理」は、パソコンのフォルダ同様、直感的に操作できるの簡単な操作画面になっています。そのため、ITへの苦手意識が高い組織でも簡単に導入、利用を促進させることができます。
4. 外部からアクセスできる
「クロジカ大容量ファイル管理」で管理しているデータには、社内・社外問わずアクセスが可能です。
外部の会社へ共有する際も、都度都度データを添付してメール送付する必要はなく、クリック一つでアクセス可能なURLが発行されるため、とても効率的です。
5. セキュリティ対策
「クロジカ大容量ファイル管理」はお客様専用のクラウド環境に構築します。フォルダやファイルごとにアクセス可能なユーザーを制限することもできますので、高セキュリティな環境でご利用いただけます。
簡単に導入でき、安心安全で利便性の高い機能を備えています。
ファイル管理でお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。
参考：【国土交通省】建設ＩＣＴとは？
