こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
スケジュール管理とは、いつまでに何をするかをスケジュール化し、管理することです。その日の予定をあらかじめ決めておくことで無駄な時間が省け、作業を効率的に行うことができるようになります。
このスケジュール管理の徹底により費用対効果の高い効率的なマネジメントが実現します。そこで本記事ではスケジュールを管理することで得られるメリットとその方法をご紹介いたします。
さまざまなスケジュール管理方法を理解して、あなたの会社にあったマネジメントを確立しましょう。
目次
スケジュール管理を徹底する3つのメリット
作業効率アップ
あらかじめ一日の流れが決まっていることで、一つの作業を終えるごとに何をすればよいのか迷うことなく、作業の合間と合間の無駄な時間を省くことができる「スケジュール管理」。また、スケジュール管理を徹底することにより、頭の中が整理され作業に集中することが可能です。
さらに、スケジュールをこなしていくと終わった作業と残りの作業を把握することができ、作業が順調に進むにつれて達成感も感じられます。
つまり、スケジュール管理を行うことで、無駄をなくし従業員の集中力を高めながらモチベーションを維持できる効果が期待できます。
作業優先順位の明確化
優先順位をつけて業務を行うことはとても重要です。なぜなら優先順位が決まっていないと作業の順番を間違えたり、重要な仕事を後回しにしてしまう可能性があるからです。その日にやらなければいけなかった仕事を後になって思い出した！ということがないようにはじめから優先順位を明確にしておきましょう。
また、手間のかかる業務と簡単に終わらせられる業務も把握できるため、時間のかかる業務に余裕をもって対応することが可能になります。
日々のタスク管理が明確化
タスク管理をすることで日々の業務の進捗が確認できるようになります。そうすることで、業務の事前準備や進捗状況の報告、または引継ぎなどの連携もスムーズに行うことができます。
さらに一日の作業が決まっていることで、やるべきことをその日に終わらせるという意識ができるので、予定通りに業務を進めることができるようになります。
余裕をもって業務を行うためにはスケジュール管理がとても重要です。
マネジメントに有効な6つのスケジュール管理
タイムライン
タイムラインとは、プロジェクトのスケジュールやタスクを視覚的に確認できる機能です。プロジェクトの流れや期日を全体の進捗状況とともに確認できるので、一体感のある業務が可能になります。
タイムラインで管理することにより業務に対する責任感が生まれ、作業の効率化も期待できます。また、タスクの遅れやトラブルがあった場合にも素早く対応することができます。
タイムラインを作成する際はタスクや社員への割り振り、期日などの業務に必要な事項をまとめ、作成ツールに入力するという流れになります。無料で使用できるツールもあるので試してみてはいかがでしょうか。
アジャイル
アジャイルとは、プロジェクトを小さなタスクに分割し、短期間で対処可能な量に分けて業務を管理し、目標や環境、変化に柔軟に対応することを目的とした方法です。
短く明確な期間を設けることで、集中して作業に取り組むことができるというメリットがあります。また繰り返し業務を行うことで作業の評価やフィードバックも容易になります。
しかしプロジェクトが長期化する場合は、全体の管理が難しくなるといったデメリットもあるので、ニーズが常に変化するような短期間のプロジェクトの管理に向いています。
進捗管理
進捗管理とはプロジェクトの進み具合を管理するだけでなく、割り振られたタスクの軌道修正をしながら、プロジェクトの成功や目標達成に向けて導くというとても重要な役割を果たします。
進捗を管理し計画的に業務を行うことで、タスクの遅延や漏れを防ぐことができます。また、課題や問題点の早期発見にもつながり素早く対処できるので、大きな損失を防ぐことができます。
これを効果的に行うことで社員全体の目標達成に対する意識も上がり、全体の作業効率化につながります。
CCPM
CCPM（Critical Chain Project Management）とは、普段の業務の無駄を省き時間的ゆとりを生み出すことで、プロジェクトの納期の遅延を最小限に抑えることを目的とした方法です。主に大規模プロジェクトなどで用いられます。
タスクの納期を可能な範囲で短縮しバッファ（時間的ゆとり）をつくることで、進捗状況の共有や万が一遅延が生じた場合に補填することができます。
これによりスケジュールの把握が簡易化し、タスク作業時間の余分なゆとりがなくなるので大幅な作業効率化が見込めます。
PPM
PPM（Project Portfolio Management）とはプロジェクトの投資価値を見据え投資コストを管理し、損失を抑えつつ売り上げを出すことを目的とした方法です。
プロジェクトを成長期から売上期そして衰退期の過程を把握し4段階にわけることで、各プロジェクトにかける投資コストの最適なマネジメントを可能にします。複数のプロジェクトを同時進行で管理する際に使用されます。
PERT
PERT（Program Evaluation and Review Technique）とは、プロジェクト達成までの工程を図や矢印を用いてスケジュール管理する方法です。複雑なプロジェクトを管理する際に図で表すことで理解を容易にすることができます。
また、業務の流れと作業の時間や日数などを図式化し管理することで、プロジェクトにかかる所要時間や必要工程が把握できるようにます。
ガントチャート
ガントチャートとは、「やるべきこと」「開始日」「終了日」「担当者」などの段取りを作業開始前に項目別にまとめた表のことをいいます。スケジュール管理以外にも建設業の現場「工程管理」などで使われることが多いです。
表は棒グラフで作成されるのが一般的で、「日・週・月」単位で各工程を割り振ります。約3ヵ月の作業日数を要する仕事は、日単位で棒グラフを作成するのがおすすめです。
カレンダー
カレンダーは、スケジュール管理ツールとしては一番馴染みのあるプロジェクトのタイムスケジュールを管理する方法です。使い方はとてもシンプルで、日付けカレンダーに仕事内容を記載してその日に行う作業などを全員で共有します。
カレンダーで仕事の進捗状況や作業工程を一目でわかるため、だれでも簡単にスケジュールを確認することができます。
スケジュール管理の徹底がよりよいマネジメントに繋がる
今回の記事でスケジュール管理がとても重要なものだと理解いただけたでしょうか。スケジュール管理を上手にできるようになると、仕事を効率よく進めることができ業務にも余裕が生まれます。
各プロジェクトに合ったスケジュール管理法を用いて、効果的にスケジュールを管理することでよりよいマネジメントを可能にします。
ぜひ今回ご紹介した8つのスケジュール管理方法の中から、あなたの会社にピッタリの方法を見つけてみてください。
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