株式会社Bloom Act様は、BtoB向け商談システム「B-Room」と、BtoC向け接客システム「ROOMS」の2つのSaaSサービスを主軸に提供する企業です。両サービスの運用に際して経理面での課題を抱えていたとのことですが、クロジカを導入したことで、1人分の人件費に相当する請求業務時間の短縮が図れたそうです。
クロジカを導入する前に抱えていた課題や、導入後の具体的な利用方法と効果について、小森様にお聞きしました。
目次
「成果につながる」SaaSソリューションを開発
── 貴社の事業内容を教えてください。
小森様：弊社はソフトウェア及びプログラムの企画・開発・デザイン・販売・保守・管理及び運営並びにそれらのコンサルティング業務を行っている企業でございまして、現在はBtoB向け商談システム「B-Room」とBtoC向け接客システム「ROOMS」の2つのサービスをご提供しています。
「B-Room」は訪問よりも成果が上がるBtoB向けオンライン商談システム、「ROOMS」は接客だけではない商談のためのオンラインルームとして、どちらもSaaSとしてのご提供となります。「ただ話せるだけ」のオンラインツールではなく、「成果につながる」商談ツールとしてサービス・ソリューションに重きを置いて開発しております。
── 皆さんの業務についてそれぞれお聞かせください。
小森様：現在、経理に関わっているメンバーは全員で5名です。各々が複数の業務を兼務していますので、全員が経理だけをやるのではなく、営業やサポート業務等も並行して進めています。
その中で実務的にクロジカを操作しているのは3名です。請求から入金までを2名が担当し、もう1名が管理者アカウントで主に確認業務を担当しています。
毎月変わる請求金額の修正が大変…人的ミスをなくしたい！
── 導入前に抱えていた課題や悩みをお聞かせください。
小森様：私たちの提供するSaaSビジネスモデルでは、請求金額が月ごとに変わる事があるため、毎月の「請求内容や請求金額を編集して、PDF化してメールする」という処理が大変でした。また、クロジカを導入する前は、Excel等で自社管理していたため、どうしても請求金額のミスや請求漏れという人的ミスが発生してしまっておりました。そこで、そういった手間を削減しミスをうまくカバーできる何か良いシステムはないかな？と探していました。
── 導入前にはどのように対応されていましたか？
小森様：まず、個別請求書に関しては、担当者がそれぞれエクセルで作成したあと、エクセルからPDF化した請求書ファイルをメールに添付して送付をしていました。そこから入金があったものはまた別の担当者が口座を確認してと、複数の担当者間で入金情報を渡して消し込んでいく形でした。
前受金に関しては、請求した時点で担当者がここからここの期間まで請求したという情報をエクセルに登録をしていたため、記入漏れなどの人的ミスがどうしても発生することがありました。
クリック1つでパッと消込が完了！前受金の毎月の取り崩しの手作業がゼロに
── 導入の決め手となったポイントをお聞かせください。
小森様：私たちのSaaSビジネスに、クロジカがとてもマッチしていたというのが大きな理由です。
他の複数のソフトとも比較したのですが、クロジカにはとても使いやすさを感じました。トライアル環境でお試し利用をした際に、操作方法が優しく、誰でも分かるようなデザインで、毎月の請求や、前受、売掛を説明書無しに操作・確認することができました。クロジカ内の情報の共有もしやすく、使い勝手が良かったというところが一番の決め手になりました。
── 導入後お使いいただく中で得られた効果や影響をお聞かせください。
小森様：導入前と比べて、請求書と見積書が大変作りやすくなりました。
今までは、いろいろなシステムから請求書や見積書の作成に必要な情報を持ってきて、請求書や見積書の内容を1つずつ直すという細かい作業が多く時間がかかっていました。
クロジカに変えてからは、クロジカ内で品目と金額の自動計算ができるようになっており、時間の短縮に繋がりました。
個人的に感動したところが入金の消込です。本当にクリック1つで、全部パッときれいに消し込めるので、すごく気持ちがいいですね。入金の消込はこれまで一つひとつミスが無い様手作業で確認していたのですが、それが一瞬でパッと消込ができるため、入金確認の作業時間がかなり短縮されました。
また、クロジカを使うことによって、前受金の毎月の取り崩しという作業自体がなくなりました。これまで毎月の前受金管理は手作業で分割の計算を行い、手入力でMicrosoft Accessに割り振るという作業が発生していましたが、クロジカを利用することでこの手作業がなくなり、気持ち的にも時間的にも余裕を持てるようになりました。
請求書作成で40%、入金消込で60%の請求業務時間を削減！
── 具体的にはどのようにクロジカを利用されていますか？
小森様：「B-Room」や「ROOMS」のご利用申込があった時点で、1名がクロジカに請求情報を入力していきます。その請求書の内容を別の人間が確認してダブルチェックします。
請求書をクロジカからメールで送ったあと、毎月の入金を消し込みます。これまでは、売上管理は売上管理のシステム、消込は手作業というように、すべての作業が分かれていたので、それが1つのシステムでできるようになったことで、かなり効率化を図れました。
顧問税理士さんからのご要望で、財務会計としてfreeeを利用しているので、クロジカの会計ページで自動集計される売掛金と前受金の金額が、freeeと整合性が取れているかも確認しております。
ただクロジカの会計ページでは売掛金や前受金などの金額が見やすいので、社内ではクロジカをメインに活用している状況です。
請求書に関しても、これまでは作って、内容を確認して、メールで添付してと、手作業が多かったので、添付ミスなども起こっていたのですが、それもなくなりました。
── 具体的にはどのくらいの時間が短縮できましたか？
小森様：肌感覚としては、もう本当に人1人分くらいの人件費は浮いたかなと感じております。
請求書や見積書を発行するのにかかっていた時間に換算すると、30%から40%は短縮されていると思います。
入金消込については、時間にすると60%程削減されました。
── 今後、取り組んでいきたいことをお聞かせください。
小森様：今後もどんどん新しいオプション機能や新サービスのリリースを予定しています。2022年1月には「Spokes」という簡単・安価な動画ツールを発表する予定ですし、現在提供中のサービスの顧客も毎月増加しておりますので、それに付随して今後の請求業務や売上管理業務なども肥大化することが予想されます。
ただ、私たちは肥大化した業務に対して人的リソースを使うのではなく、クロジカをフルに活用した業務改善を進めていきたいですね。人的なリソースは本来のサービス開発のほうに集中して、会社の発展に貢献していきたいと考えております。
| 社名 | 株式会社Bloom Act |
| 事業内容 | ソフトウェア及びプログラムの企画・開発・デザイン・販売・保守・管理及び運営並びにそれらのコンサルティング業務 |
| Webサイト | https://www.bloomact.co.jp/ |