株式会社介福本舗様は、福岡県で福祉用具レンタルや介護用品販売などを通じて様々な介護シーンを支えています。福祉用具レンタルに必要な書類は全て紙で管理していたため、保管場所の確保や4,000冊もあるファイルから書類を探すことに時間を取られていました。クロジカAI書類管理導入後は、スキャンして指定のフォルダに入れるだけで、クラウド上で書類が自動的に整理されるので、必要なタイミングで書類の検索と確認ができるようになりました。
クロジカAI書類管理導入で、紙での書類管理から解放！ 書類検索と不足書類チェックも簡単に！
── クロジカAI書類管理導入前に抱えていた課題や悩みを教えてください。
クロジカAI書類管理を導入する前の課題は、大きく2つありました。
1つ目は、書類の電子化です。毎月、新規契約だけで約500枚の書類が発生し、全て紙での管理だったため、増え続ける紙の保管場所に困っていました。また、書類は利用者の名前順にファイリングして整理していましたが、必要な書類を探す作業に時間が取られていました。
2つ目は、必要書類のチェック体制の構築です。実地指導の前は、約1ヶ月間残業して大量の書類を手作業で確認し、書類に不足があれば担当営業に再確認する作業を繰り返していました。このことから日常的にチェックできる仕組みをつくりたいと思うようになりました。
── 導入する決め手となったポイントはどんな点でしたか。
決め手になったポイントは「紙での書類管理から解放できる点」と「書類検索と不足書類チェックが簡単になる点」ですね。
書類の保管スペース、約1ヶ月の残業作業、書類チェックに伴う人件費をまとめて削減できることが魅力的でした。
手書き契約書類の整理をAIで自動化し、年間324時間削減へ！
── 実際にクロジカAI書類管理を導入してどのような効果がありましたか？
クロジカAI書類管理では、PDF化した書類をクラウド上で管理・運用できる支援をしていただきました。
スキャンしてPDFにした書類を指定のフォルダに入れるだけで、自動で書類が利用者ごとに振り分けされます。その際に、PDFのファイル名とフォルダが自動作成されるため、後から書類検索がしやすくなり、いつの書類なのかわかるよう整理された状態で管理ができるようになりました。また、自動で必要書類のチェックが入り、不足書類があるとアラート通知が届くようになりました。
新規契約だけで500枚の紙の契約書類が増えていくなかで、紙の書類500枚の電子化とフォルダ仕分けにかかる時間を、月30時間（=1枚を電子化する時間 3.6分 x 500枚）から月3時間（=1枚を電子化する時間 0.35分 x 500枚）に削減し、年間324時間削減が見込めます。
書類チェックに伴う人件費を軽減できてコストダウンが図れるうえ、課題を解決したペーパーレス管理が実現でき、満足しております。
| 社名 | 株式会社介福本舗 |
| 事業内容 | 福祉用具レンタル／介護用品販売／住宅改修／中古福祉用具販売／特定管理医療機器販売／インターネット通販 |
| Webサイト | 株式会社介福本舗： https://www.kaifukuhonpo.com/ |
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