煩雑な書類管理に変革──少人数の介護現場でも実感できるAI書類管理

AIで計画書・提供票を自動整理！小さな事業所でも無理なく運用できる仕組みへ

株式会社美算（びざん）様は、福祉用具レンタル事業「ケアサポートびざん」を運営しており、愛知県知多郡東浦町を拠点に地域の介護を支えています。

同社は手作業による煩雑な業務の効率化を目指し、「クロジカAI書類管理」を導入しました。

今回は、代表の新美雅子様にサービス導入の決め手や、導入後にどのような変化があったのかを伺いました。

── クロジカAI書類管理導入前、どのような課題に直面していましたか？

新しいエリアへの拡大を検討していましたが、4名という少人数体制ではあるため、書類管理などの事務作業が大きな負担となっていました。営業に専念する時間を確保するため、書類管理の負担を減らせないかと考えていました。

当時は、FAXやメールで届く大量の計画書・提供票を手作業で処理しており、ファイル内のテキスト検索もできないため、必要な書類を探すだけでも大きな手間と時間がかかっていました。また、利用者ごとのフォルダ分けやファイル名の変更もすべて手作業で行っていました。

複数の書類が1つのPDFにまとめて届くケースも多く、分割作業の煩雑さから対応を断念することもありました。こうした作業の負担から、同じ書類が複数フォルダに重複保存され、管理がさらに複雑化していました。

書類整理の工数を月間約40時間削減！ AIで現場の運用が大きく変化

── 導入を決めたポイントは何だったのでしょうか？

試験導入を通じて、従来の「手作業の壁」が次々と解消されていきました。

最も大きな変化は、計画書と提供票の自動分割・振り分けが可能になったことです。これまで非効率だった作業が不要になり、業務の大きな負担が軽減されました。

さらに、書類のリネーム作業も自動化され、日付や利用者単位で簡単に整理できるようになりました。これにより、利用者ごとのフォルダ管理が容易になり、必要な書類を探すスピードが大幅に向上しました。

こうした効率化により、「この仕組みで現場が回せる」という具体的な運用イメージが明確になり、本格導入への確信へとつながりました。

── 実際にAIを導入して、介護現場での書類整理や日々の業務にはどのような変化がありましたか？

導入後は、書類整理にかかる時間が大幅に削減しました。

これまで手動で行っていたファイル名の変更が不要になり、AIが自動で複数の書類が混在するPDFを種類ごとに分割し、利用者ごとのフォルダに振り分けてくれるようになったため、手作業による煩雑な作業が解消されました。

特に、書類から作成年月日を自動取得できるようになり、現場で「どれが最新か」を一目で判断できるようになったことは大きな利点です。

その結果、これまで外部委託していた月5万円ほどのコストを、半額程度まで削減できる見込みです。さらに、人手に頼っていた書類管理業務全体の作業時間を月間約40時間削減でき、業務全体のスピードと正確性が一層向上しました。

── 最後に同じような課題を抱える企業に向けて、メッセージをお願いします。

「AIは脅威ではなく最強のパートナー」だということです。人間にしかできないことは必ず残り続けます。その一方で、AIが担える領域は今後も広がっていきます。

大切なのは“どこを人が担い、どこをAIに委ねるか”を見極めることです。そのバランスを見つけることで現場はもっと楽になり、より良いサービスを提供できると信じています。

社名	株式会社美算
事業内容	福祉用具レンタル／介護用品販売

2023年3月より「ケアサポートびざん」として福祉用具貸与・販売事業を開始。愛知県東浦町を拠点に、知多半島全域を対象に迅速かつ丁寧なサービスを提供しています。利用者一人ひとりに最適な用具選定とサポートを行い、安全で快適な在宅生活を支援しています。