こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」介護業ライターの千葉です。
介護施設は、介護サービスを提供する上でさまざまな種類の書類を作成しています。日々の業務を効率化するために、それらの書類をファイル化してやり取りする方法は有効です。
しかし、介護施設でファイルをやり取りする際にはいくつもの注意点があることをご存知でしょうか。
今回は、介護施設で頻繁にやり取りされるファイルを紹介した上で、実際にやり取りする方法と注意点について解説します。また、介護施設の生産性を高める有効な方法として「クラウドストレージ」を紹介しますので、業務効率を図りたい企業経営者や事務職員の方はぜひご覧ください。
Contents
介護施設でやり取りされるファイルの種類
介護施設で頻繁にやり取りされるファイルを紹介します。
利用者情報
利用者情報は、利用者の名前や年齢、生年月日など個人を特定する情報が記載されているファイルです。
具体的には、フェイスシートや介護計画書などが利用者情報に該当します。利用者情報は、介護現場で適切なケアを提供するために欠かせない情報です。また、個々の介護職員が自分の担当利用者を持っている施設では、個別計画を考える際にやり取りされることも多いでしょう。
介護記録
介護記録は、介護施設が提供した介護サービスを記録したファイルです。
業務日誌、ケース記録などが介護記録にあたり、介護保険法によって全ての介護施設に作成する義務があります。毎日記録する必要があるため、パソコンを使用して効率化を図っている施設も多いのではないでしょうか。
介護記録は、基本的に介護業務を担当した職員が記録業務も担当します。生活相談員は相談記録を残し、管理者は業務日誌を作成するパターンが多いようです。
レクリエーション
介護施設では、利用者の身体機能の維持・向上または気分転換のために、利用者が楽しく参加できるレクリエーションを考えることが大切です。
そこで、インターネットの動画サイトからアイデアのヒントになるものを探してきたり、資料をダウンロードしたりする方法が主流になっています。レクリエーションを立案・実行する際に、担当する職員同士で画像や動画ファイルをやり取りしているのです。
会議資料・研修資料
会議資料や研修資料も、介護施設でやり取りされるファイルです。
全体会議を行う場合、介護職員の参加人数を把握するのは大変な作業ですよね。あらかじめ資料をファイル化させておけば、各部門で必要な人数分印刷できますので、業務効率化につながります。
報告書
報告書には、事故が発生した際に必ず作成する「事故報告書」や事故を未然に防止するための「ヒヤリハット報告書」などがあります。
特に事故報告書は、発生した部門だけでなく、同様の事故防止のために各部門で広く共有されるべきものです。各種報告書をファイルでやり取りすることで、効率的にリスク管理を行えます。
広報誌
広報誌とは、利用者や利用者のご家族に近況を報告する際に利用される文書です。
つながりのある地域の居宅介護支援事業所へ配布している介護施設も多いでしょう。広報誌はパソコンでエクセルやワード、PDFなどを使用して作成されることが多いため、基本的にファイルでやり取りされています。
介護施設でファイルをやり取りする方法と注意点
介護施設でファイルをやり取りする方法と注意点を解説します。
電子メールで送信する
電子メールにファイルを添付して送信する方法は、パソコン、スマホ、タブレットと相手のメールアドレスがあれば実施できる方法です。
利用者情報や介護記録といった共有したいファイルを、メールに添付して送信するだけですので、時間や手間を節約できる点がメリットです。特別養護老人ホームなどの入居施設では、介護職員が複数のシフトに従事しているため、勤務日に直接やり取りできるとは限りません。
そこでメールを活用することで、伝達したい情報をファイルに残して伝え漏れを防ぎ、効率的にやり取りできるのです。ただし、誤送信したり添付ファイルを間違えたりしてしまうと個人情報漏洩のリスクが発生しますので、「送信先」「添付ファイルの中身」に間違いがないか厳重にチェックしましょう。
USBメモリーで移動させる
電子メールには「容量制限」があるため、やり取りしたいファイルの容量が大きい場合は電子メールに添付できない可能性があります。
レクリエーション用の動画ファイルや膨大な量の介護記録といった容量の大きいファイルをやり取りしたい場合は、USBメモリーで移動させる方法がおすすめです。共有したいファイルを入れたUSBメモリーを、相手に直接渡すだけでよいため、送り先を間違える心配もなく持ち運びも簡単です。
ただし、USBメモリーを活用する際は紛失や盗難のリスクや「社内情報を自宅に持ち帰ってしまうケース」も存在します。USBメモリーの使用方法に関するマニュアルを作成するほか、私物のUSBメモリーを使わせないようにして、情報漏洩を防ぐための仕組みを作っておきましょう。
クラウドストレージで共有する
クラウドストレージとは、データを格納するためにインターネット上に設けられたスペースのことです。
必要なファイルをクラウドストレージにアップロードすることで、現場の職員と情報を共有できます。クラウドストレージの注意点は「セキュリティ対策に実績のあるサービスを選ぶこと」です。
クラウドストレージのデメリットとして情報の流出リスクが考えられます。セキュリティ対策がしっかりしていないサービス事業者を選ぶと、万が一のときに経営リスクが高まってしまうのです。
クラウドストレージで情報共有が主流になる理由
電子メール、USBメモリー、クラウドストレージを利用した方法を紹介してきましたが、最もおすすめの方法がクラウドストレージを使った情報共有です。
クラウドストレージであれば、USBメモリーを用意する必要もなくパソコン内の容量を消費することもありません。少ない工数で大容量のファイルの保存・移動ができるため、介護現場の生産性アップに貢献します。
また、介護現場のICT化が推進されていることも見逃せないポイントです。現在、業務効率化やスタッフの負担軽減を図ることを目的に「タブレット端末を利用した情報共有」「見守りロボットやセンサーの導入」といった施策が徐々に介護現場に導入されています。
「ICT技術を活用した介護現場のペーパーレス化」を推進する動きも出てきており、実際に厚生労働省では専門の委員会も立ち上がっています。今後、介護現場のICT化がさらに加速すれば、やり取りされるファイルの数も増加するでしょう。その結果、クラウドストレージによる情報管理が主流になると考えられるわけです。
参考：社会保障審議会（介護保険部会介護分野の文書に係る負担軽減に関する専門委員会）
クラウドストレージで情報共有するメリットとは？
クラウドストレージで情報共有するメリットを3つ紹介します。
適切なケアにつながる
ケアに必要な利用者の情報を共有することで、どの介護職員が対応しても同じ品質のケアを提供できるようになります。
例えば「A利用者は、入浴の際に長湯する傾向があるため、5分ほどで声掛けをする」といったフェイスシートに記載されていないような注意事項も、クラウドストレージで共有することが可能です。
ケアの品質を安定させて提供できれば、介護施設の評価も自然に高まっていくでしょう。
職員の入れ替わりに対応できる
職員の入れ替わりやシフトの調整に対応できる点もメリットです。
利用者報をオンライン上で共有すると、介護職員はいつでも共有された情報にアクセスできるようになります。個々の利用者のADLや疾病、禁食の有無や趣味嗜好などを共有することで、教育コストを削減しながら現場の人員を補充できるでしょう。
また、行事やイベントの予定、往診の日程などの重要な情報を共有しておくことで、別の部署から助っ人を呼んだ際の引継ぎもスムーズになります。
紙管理のリスクがなくなる
紙管理のリスクがなくなる点も見過ごせないポイントです。
利用者や家族の個人情報を管理する介護施設には、文書の紛失や破損といったリスクが存在します。運営する年月ごとに増えていく文書に対して、保管スペースを確保したり鍵付きの書棚を用意したりして、適切に保管しなくてはいけません。クラウドストレージにより、電子化できる情報をクラウドストレージへ保管すれば、それらのリスクから解放されます。
まとめ
介護施設でやり取りされるファイルと実際にやり取りする方法、その注意点について解説してきました。
介護施設は利用者や家族の個人情報を保存していますので、業務効率化と同時に情報管理も徹底しなくてはいけません。そこで、クラウドストレージを活用することで、業務効率化と情報管理の問題を解決できます。人手不足が経営課題の1つとして挙げられる介護施設だからこそ、業務効率化のためにクラウドストレージを活用してみてはいかがでしょうか。
介護業でのファイル管理に「クロジカ大容量ファイル管理」
「クロジカ大容量ファイル管理」は、サービス計画書・ケア記録やケアプラン、事故報告書など様々な文書やデータを扱う介護業において、データ管理の"はじめの一歩" となるサービスです。
文書によっては、2年～5年の保存義務があることで物理的に書類管理をするのは年々困難になると予測されます。クラウドストレージはインターネット上に重要な書類を安全に保管して、簡単に必要な情報にアクセスすることのできるサービスです。
「クロジカ大容量ファイル管理」は初期構築費用を無料でスタートすることができます。
さらにマルチデバイス対応なので、タブレットからスマートフォン、PCからスマートフォンなどデバイスをまたいでデータ交換が可能です。また、施設長や責任者のみならず、職員の方々や利用者のご家族とのデータ共有をする場合は、利用者数に合わせたプラン選択ができます。
簡単に導入でき、安心安全で利便性の高い機能を備えています。
ファイル管理でお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。
ライター：千葉 拓未
高齢者デイサービスや特別養護老人ホームなどの介護・福祉施設に約13年間従事。
相談員として5年間の勤務実績もあり。介護業界における労務環境・情報管理・
はたらきやすい職場づくりなど、様々な分野で専門性の高い記事を作成している。
国家資格「介護福祉士」「社会福祉士」所持。
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