こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」マーケティングの畝です。
急速に押し寄せるデジタル化の波によって、介護業でも業務効率化がより一層求められる昨今。
そのような中で、これまで紙でやりとりしていた施設内業務や介護データの情報連携を効率的に行えるクラウドストレージの導入に注目が集まっています。
この記事では、介護業向けにデータバックアップでクラウドストレージを活用するメリットやポイントについて解説します。介護業に役立つデジタル技術や手法のヒントを得たい担当者さまは、ぜひ参考にしてください。
Contents
介護業におけるデータの重要性
介護データは、下記のような理由から、職員や事業所にとって重要度の高い資料であるといえます。
- 職員間で情報の共有化を図り、継続的な介護を実施するため
- 事故が起きた場合の法的な証拠となるため
- 利用者や家族とのコミュニケーションを図るため
- 介護サービスの質を高めケアプランに反映させるため
単に「職務だから」「※法令で定められているから」というわけではなく、介護業界ではさまざまな介護スタッフが利用者と接するため、やり取りや業務の属人化を避けるためにもデータが重要であるとされています。
※介護保険法では、介護記録の作成および保存が義務付けられており、介護サービスを行なった場合は形態を問わず介護記録の作成が必要です。
介護業のデータバックアップにおける課題
総務省が発表したデータ「熊本地震におけるICT利活用状況に関する調査」によると、介護業におけるデータバックアップの重要性に対する認識が高まっており、調査に回答した84.6%の病院・介護施設でバックアップが行われていました。
しかし、クラウドシステムを活用したデータのバックアップを実施している病院・介護施設は23.1%に留まっており、まだまだクラウド化が進んでいないのが現状です。
病院・介護施設では電子カルテなど病院特有の秘匿性が高く、業務継続に欠かせないデータを取り扱うため、クラウド化を進めるためには災害時の紙媒体等を活用したバックアップ体制の検討が必要になるなど、導入に向けた障壁が指摘されています。
介護業のデータバックアップでクラウドストレージを活用する利点
介護業のデータバックアップでクラウドストレージを活用するメリットは、主に以下の3つです。
- 介護記録がどこでも閲覧できる
- バックアップにかかる手間が不要
- 災害対策に有効
それぞれのメリットについて解説します。
介護記録がどこでも閲覧できる
データバックアップをクラウドストレージに保存することで、介護記録がどこでも閲覧できるようになります。クラウドストレージは、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできます。
データバックアップや社内で作成したファイルをクラウドストレージに保存すれば、いつでもファイルの閲覧・更新が可能です。介護記録が場所を問わず閲覧できるようになることで、社内での情報共有のタイムラグが最小限に抑えられ、業務効率化につながるでしょう。
バックアップにかかる手間が不要
オンラインストレージは、バックアップにかかる手間が不要です。
会社のサーバーを利用している場合、機器の故障や破損によってデータが消失してしまう可能性があるため、定期的にバックアップをとっておく必要があります。
オンラインストレージの場合、バックアップを自動で行うシステムになっているため、これまでバックアップに割いていた工数を大幅に削減できます。
災害対策に有効
オンラインストレージの活用は、災害対策にも有効です。
理由としてオンラインストレージでは、バックアップデータをオンライン上に保管しており、複数のデータセンターに分散して保管されていることから、災害発生時にデータが消失するリスクが低いからです。
仮にオフィスが倒壊したとしても、インターネットが接続できる環境であれば復旧を待たずに業務を再開できます。
クラウドストレージを活用したデータバックアップの方法
クラウドストレージへバックアップする方法は、基本的にはクラウドストレージのサービスに登録して初期設定を済ませるだけで完了です。あとはソフトウェアが自動でファイルやデータを安全にクラウドストレージへバックアップしてくれます。
これまでのように自分でUSBメモリやディスクを用意したり、社内にバックアップサーバーを設置したりする必要がなく手間もかかりません。
クラウドストレージを活用する際のポイント
クラウドストレージを活用する際に押さえておきたいポイントは、以下の3つです。
- シンプルで使いやすい運用方法を策定する
- ルールを明文化する
- 運用方法を定期的にアップロードする
それぞれのポイントをひとつずつ見ていきましょう。
シンプルで使いやすい運用方法を策定する
クラウドストレージを活用する際は、シンプルで使いやすい運用方法を策定しましょう。
職員全員がクラウドストレージを使用する場合、あまりに複雑なルールを求めてしまうと、ITが苦手な職員はついていけず導入の効果が減少してしまいます。
実際にサービスを利用する機会が多い職員の要望に沿った形式を取り入れることで、活用率も高まり効率的な運用につながるでしょう。
ルールを明文化する
クラウドストレージを活用するコツとして、ルールを明文化することも大事なポイントです。
職員各自が自由に決まりなくオンラインストレージを利用してしまうと、ファイルを見つけづらくなるなど効率が低下する原因となります。
運用方法が決まればルールを文章にしてまとめ、利用者全員にルールの周知を行いましょう。明文化することでルールをあとから見返すこともでき、利用者全員が共通認識を持ちやすくなります。
運用方法を定期的にアップデートする
クラウドストレージを活用する3つ目のポイントは、運用方法を定期的にアップデートすることです。
実際に運用を始めてみると、ルールの改善点が見つかることもめずらしくありません。例えば作業の工程で不要な部分を省いたり、実際にサービスを利用する職員が不便に感じる点を改善していくことで、さらなる業務効率化の向上に期待が持てます。運用環境は定期的に見直し、利用環境の改善に努めることが大切です。
まとめ
この記事では、介護業向けにデータバックアップでクラウドストレージを活用するメリットやポイントについて解説しました。
クラウドストレージはバックアップにかかる手間が不要で、職員間での情報共有がよりスムーズになったり、万一の災害対策に有効であったりと多くのメリットを受けることができます。情報化社会の現代において、クラウドストレージは必要不可欠なサービスです。
今後も導入が増えていくクラウドストレージの導入をぜひ検討してみてください。
介護業でのファイル管理に「クロジカ大容量ファイル管理」
「クロジカ大容量ファイル管理」は、サービス計画書・ケア記録やケアプラン、事故報告書など様々な文書やデータを扱う介護業において、データ管理の"はじめの一歩" となるサービスです。
文書によっては、2年～5年の保存義務があることで物理的に書類管理をするのは年々困難になると予測されます。クラウドストレージはインターネット上に重要な書類を安全に保管して、簡単に必要な情報にアクセスすることのできるサービスです。
「クロジカ大容量ファイル管理」は初期構築費用を無料でスタートすることができます。
さらにマルチデバイス対応なので、タブレットからスマートフォン、PCからスマートフォンなどデバイスをまたいでデータ交換が可能です。また、施設長や責任者のみならず、職員の方々や利用者のご家族とのデータ共有をする場合は、利用者数に合わせたプラン選択ができます。
簡単に導入でき、安心安全で利便性の高い機能を備えています。
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