こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」マーケティングの畝です。
近年、建設業界では人手不足などの理由から、業務効率化が重視されています。
しかし、現場作業には昔ながらのアナログな部分が多く、他の業種のようなデジタル化による業務効率化が難しいのが現状です。
ただ、建設業界でも業務効率化に成功している事業者も存在しています。この記事では、建設業における業務効率化の方法とそのメリット、進め方などについて解説します。
業務効率化を検討している建設業の方の参考になりますと幸いです。
Contents
建設業での業務効率化の対象と目的
業務効率化とは、業務を最適化することで効率を上げることです。
建設業における業務効率化は、業務上に存在する「無理」「無駄」「ムラ」を削減し、労働環を改善し、生産性を向上させるのが目的です。
業務効率化の対象
業務効率化で対象となるのは、業務上の「無理」「無駄」「ムラ」にあたる問題です。
具体的には、無理なスケジュール、無駄な会議、繁忙期と閑散期の業務の差、などがあります。これらの問題が蓄積することは、従業員の負担になり、業績の低下や人材の流出の原因になります。
そのため、業務における「無理」「無駄」「ムラ」を解消するために、業務の効率化が必要です。
業務効率化の目的
業務効率化の目的は、業務プロセスの改善・効率化を行い、総合的に経営の安定化を目指すことです。
そのために行う必要がある範囲は広く、業務効率化だけでなく、生産性の向上やコスト・工数の削減、労働環境の改善なども必要です。
ただし、これらの各項目自体が目的化してしまうことがあり、あくまで業務効率化のための手段であるということを意識して取り組む必要があります。
業務効率化のメリット
業務効率化を達成すると、様々なメリットが得られます。
ここでは、業務効率化のメリットについて紹介します。
コストカット
業務効率化を行うメリットとして、コストカットができるという点があります。
例えば、システムを導入することで、工事監理の事務処理の手間を削減できると、従業員の労働時間を減らすことができるため、人件費を削減できます。
また、原価管理を適正に行えるようになるため、無駄なコストを見つけやすくなり、コストの削減が可能です。
生産性の向上
業務効率化により、「無理」「無駄」「ムラ」が解消されれば、生産性の向上につながります。
これまで事務作業に必要だった時間を削減できるため、その空いた時間を別の工事案件に当てることが可能です。
従業員にとっても、無駄な業務をなくすことができれば、少ない労力で工事が完了するため、職場環境の改善にもつながります。その結果、生産性が向上し、会社の利益にもつながります。
従業員の満足度の向上
業務の効率化により無駄な業務を削減できれば、従業員の残業時間も減らすことができます。
労働時間が過酷な環境であった場合は、従業員はプライベートの時間を確保できるようになるため、満足度の向上も期待できます。また、従業員の定着率を上げることにもつながり、人材の流出を防ぐことも可能です。
業務効率化の進め方の流れ
一概に業務効率化と言っても、何から始めればいいか分からない方も多いのではないでしょうか。続いては業務効率化の進め方と流れについて解説します。
業務を絞り込む
業務効率化でまず最初に行うべき内容は、現在行っている業務の絞り込みです。
業務を絞り込む際は、まず現場の業務をすべて洗い出し、それぞれの業務の本来の目的を見直します。業務の本来の目的が、会社が目指す成果と一致している場合は、その業務は必要と判断できます。
ただし、目的に合っていない場合や、目的が一致していても成果が出ていない場合は、業務フローを改善するか、その業務自体を一度止めてみることも検討しましょう。
具体的には、従業員に書かせている日報や、目的のないデータ入力など、以前から習慣になっているという理由だけで継続している業務により、従業員の時間を浪費していることがあります。本当に必要な業務にのみ絞り込むことで、労働時間の無駄が削減できるようになります。
業務フローの改善
業務の絞り込みが完了すれば、次は業務フローの改善を行います。
そのためには、現在の現場のワークフローを、フローチャートなどの手段で一度可視化し、分析してみましょう。より効率がいいフローに変更したり、回数や頻度を減らせるかもしれません。
新しい手法を導入する
業務の絞り込みや業務フローの改善では解決しない場合は、新しい手法や業務効率化のツールの導入を検討しましょう。新しいツールを導入することで、業務フローが大幅に変更されれば、無駄を大幅に削減できるかもしれません。
業務効率化におすすめのツール
建設業界において、業務効率化のためのツールがいくつか存在します。
ここでは、その中からおすすめのツールを紹介します。
ビジネスチャットツール
「ビジネスチャットツール」は、ビジネスで使用するためのコミュニケーションツールです。
建設業は、設計、建材の調達、工事監理、現場といった多くの業務があり、各部門の担当者が連携することで業務を進行します。
そのため、担当者間の情報共有は重要で、業務全体の効率化に影響する部分です。ビジネスチャットツールは、従来の電話やメールのような1対1ではなく、複数人が同時にコミュニケーションを取ることができます。そのため、会話をするような感覚で情報のやり取りが可能です。
また、テキストや画像、資料の共有も簡単にでき、チャットの参加者全員で内容を確認できるため、リアルタイムで複数人に情報共有ができます。他にも、チャットのやり取りはそのまま記録として残るため、過去の内容を振り返ることも簡単にできます。そのため、内容の行き違いや伝達ミスなどのトラブルの防止が可能です。
監視カメラシステム
監視カメラシステムは、現場の安全性と生産性を向上できるツールです。
現場にカメラシステムを設置することで、安全管理や無駄のない作業が徹底されているかについて、遠隔からでも確認できます。
映像認識機能があるカメラを導入すれば、作業員が目視で行うよりも確実なチェックも可能です。結果として成果物の品質も上がるため、信頼獲得にもつながります。
現場管理アプリ
現在は、建設現場の業務効率化のための現場管理アプリがリリースされています。現場管理アプリを利用することで、現場の様々な工程や管理体制の効率化が可能です。
また、紙媒体ではなくデータで管理するため、図面や資料のファイリング業務が不要になります。他にも、工事の検査や報告書作成をサポートする機能もあり、報告書を簡単に作成できるため、業務時間の短縮が可能です。
ドローン
近年普及しているドローンも業務効率化に活用できるツールです。
ドローンは多くの分野で利用されていますが、建設業界でも活用されています。
具体的には、危険が伴う高所の点検や撮影作業、工事の進捗状況の確認などは、ドローンに任せることが可能です。ドローンを利用することで、これらの作業時間を大幅に短縮可能で、従業員のリスクも削減できます。
クラウドストレージ
近年、ネット上のデータ保存の方法として活用されているのがクラウドストレージです。
クラウドストレージを利用すると、ネットに接続されている環境であれば、簡単にファイル管理ができます。
建設業界でのクラウドストレージのメリットとしては、データ保存のために現場にNASなどを用意する必要がなくなる点、オフィスに戻らずに現場ですぐに対応ができる点などがあります。また、データのバックアップもされているため、ファイルが消失した場合でも、すぐにデータの復元が可能です。
他にも、過去の工事内容もすぐに検索して調べることができるため、仕事の効率化にもつながります。クラウドストレージの導入は難しい印象があるかもしれませんが、「クロジカ大容量ファイル管理」であれば、システムの移行作業費が無料など、スムーズに導入が可能です。
効率化の注意点
ここまで業務効率化のメリットなどについて解説しましたが、効率化には注意点がいくつか存在します。ここでは、業務効率化における注意点について解説します。
予期せぬ悪影響がある
業務効率化には、業務の絞り込みや業務フローの改善などが伴いますが、結果として予期しない悪影響がある場合があります。
現場では様々な業務が複雑に関連していることがあり、一見意味がないように見える業務が、実際には成果に大きく影響していることもあります。最悪のケースでは、業績や信用など、重大な損失につながることになりかねません。
業務効率化の際には、業務を徹底的に洗い出し、効率化で影響する範囲を正しく認識した上で、業務フローの変更などを行いましょう。
ツールの導入が目的化する
新たなツールを導入することは、業務効率化につながるケースが多いのですが、ツールの導入自体が目的化してしまい、業務効率化がないがしろにされることがあります。
ツールの導入が目的化すると、効果のない手法を取り入れてしまい、業務効率化につながらないこともあります。そのため、ツールの導入はあくまで手段であると認識し、現在の業務に必要なツールのみを導入するようにしましょう。
従業員に定着しない
新しい業務フローやツールを導入することで、業務効率化が達成されたとしても、現場の従業員に定着しないこともあります。特に従来の手法に慣れている従業員の場合、新しい手法を嫌う傾向があります。
そのため、新しい業務フローを導入する場合は、事前に従業員に十分な説明が必要で、導入した場合のメリットを従業員側にもあることを理解してもらうことが必要です。
また、ツールを導入する際には、使いやすいツールを選ぶことが重要です。クラウドストレージの「クロジカ大容量ファイル管理」では、操作画面が簡単で使いやすいという特徴があります。導入がスムーズに進むため、現場の従業員にも定着しやすくなっています。
まとめ
ここまで建設業界での業務効率化について解説しました。国としてもIT化を推し進めていることは今や周知の事実ですが、IT化の第一歩目の手段としていくつか参考になるツールもあったのではないでしょうか。参考：国土交通省_建設業におけるITの活用について
業務効率化においては、業務の絞り込みと業務フローの改善が重要で、そのために活用できるツールが存在します。ただし、内容を理解せずに新しい業務フローを導入すると、悪影響が出る可能性があり、ツールを導入しても従業員に定着しない可能性があります。
もしクラウドストレージの導入を検討しているのであれば、無料トライアルを提供しているサービスから自社に合うかをご判断されてはいかがでしょうか。無料トライアルで仕様を理解できれば、導入がスムーズに行えるため、従業員に定着しないという問題も解決できるでしょう。
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